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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unsere Gesellschaften im Backoffice und optimiere administrative Prozesse.
- Arbeitgeber: Die Pauli Gruppe – ein dynamisches Unternehmen mit flachen Hierarchien.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, moderne Büroausstattung und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Gestalte effiziente Abläufe und arbeite in einem kollegialen Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und erste Erfahrung im Backoffice von Vorteil.
- Andere Informationen: Werde Teil eines wachsenden Teams und bring deine Ideen ein.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Die Pauli Gruppe besteht aus sechs eigenständig operierenden Gesellschaften, die Leistungen von Garten- und Landschaftsbau über Pflegearbeiten und Baumfällungen bis hin zu Objektservice, Baumaschinenhandel und Winterdienst anbieten. Insgesamt arbeiten rund 130 Mitarbeitende daran, unsere Unternehmensgruppe kontinuierlich weiterzuentwickeln. Für den weiteren Ausbau unserer internen Abläufe und die Optimierung administrativer Prozesse suchen wir im Backoffice eine engagierte Fachkraft, die die operative Unterstützung der Gesellschaften sichert, Abläufe effizient gestaltet und das Tagesgeschäft strukturiert begleitet. Dabei ist das Backoffice die zentrale Schnittstelle, die alle Bereiche der Gruppe zuverlässig unterstützt und so stabile Rahmenbedingungen für die operative Arbeit schafft.
Aufgaben
- Erstellung, Prüfung und Abwicklung von Rechnungen sowie Angeboten
- Verwaltung und Pflege von Versicherungsverträgen
- Kommunikation mit Versicherungen und Unterstützung im Schadensfall
- Analyse und Optimierung bestehender Versicherungsleistungen
- Bedarfsermittlung und Beschaffung von Büro- und Betriebsmaterialien
- Einholung, Auswertung und Vergleich von Angeboten
- Pflege von Lieferantenbeziehungen sowie Überwachung von Lieferterminen
- Unterstützung bei Verhandlungen von Konditionen auf Unternehmensebene
- Allgemeine Backoffice- und Verwaltungstätigkeiten
- Unterstützung der Geschäftsleitung und Fachabteilungen im Tagesgeschäft
- Dokumentenmanagement und strukturierte Ablage
- Terminplanung, Korrespondenz sowie Telefonservice
Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Bürokaufmann/-frau oder Kaufmann/-frau für Büromanagement
- Erste Berufserfahrung im Backoffice oder in vergleichbaren Bereichen von Vorteil
- Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word, Outlook)
- Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
- Organisationsstärke und Teamfähigkeit
- Kommunikationsgeschick sowie Diskretion
Benefits
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
- Flache Hierarchien und ein kollegiales Arbeitsumfeld
- Flexible Arbeitszeiten
- Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
- Moderne Büroausstattung in zentraler Lage
Interesse geweckt? Wenn Sie Freude an vielseitigen administrativen Aufgaben haben und Teil einer wachsenden Unternehmensgruppe sein möchten, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Bitte senden Sie Ihre vollständigen Unterlagen inklusive Gehaltsvorstellung und möglichem Eintrittstermin. Werden Sie Teil der Pauli Gruppe und gestalten Sie die effizienten Abläufe unserer Backoffice-Prozesse aktiv mit!
Backoffice Sachbearbeiter (m/w/d) Arbeitgeber: Pauli Gruppe
Kontaktperson:
Pauli Gruppe HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Backoffice Sachbearbeiter (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Netzwerken ist der Schlüssel! Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und dich mit Leuten aus der Branche auszutauschen. Oft erfährt man so von offenen Stellen, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor, indem du häufige Fragen übst und deine Antworten klar strukturierst. Zeige, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und wie du zur Optimierung der Abläufe im Backoffice beitragen kannst.
✨Tipp Nummer 3
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Stelle gefunden hast, zögere nicht, direkt über unsere Website zu bewerben. Ein persönlicher Kontakt kann oft den Unterschied machen und zeigt dein echtes Interesse.
✨Tipp Nummer 4
Zeige deine Soft Skills! In einem Backoffice-Job sind Teamfähigkeit und Kommunikationsgeschick entscheidend. Bereite Beispiele vor, die deine Stärken in diesen Bereichen verdeutlichen, um im Gespräch zu glänzen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Backoffice Sachbearbeiter (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Pauli Gruppe interessierst und was dich motiviert, Teil unseres Teams zu werden.
Betone deine relevanten Erfahrungen: Hebe deine bisherigen Erfahrungen im Backoffice oder in ähnlichen Bereichen hervor. Zeig uns, wie du mit MS Office umgehst und welche administrativen Aufgaben du bereits erfolgreich gemeistert hast. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist das A und O: Achte darauf, dass deine Unterlagen gut strukturiert sind. Ein übersichtlicher Lebenslauf und ein klar gegliedertes Anschreiben helfen uns, schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu bekommen. Denk daran: Wir lieben Ordnung!
Bewirb dich direkt über unsere Website: Um den Prozess so einfach wie möglich zu gestalten, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So können wir deine Bewerbung schnellstmöglich bearbeiten und dir ein Feedback geben. Wir freuen uns auf dich!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Pauli Gruppe vorbereitest
✨Informiere dich über die Pauli Gruppe
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Pauli Gruppe und ihre verschiedenen Gesellschaften verschaffen. Verstehe, welche Dienstleistungen sie anbieten und wie das Backoffice in die Gesamtstruktur integriert ist. Das zeigt dein Interesse und deine Vorbereitung.
✨Bereite Beispiele für deine Erfahrungen vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Backoffice unter Beweis stellen. Sei bereit, über deine Erfahrungen mit Rechnungsstellung, Dokumentenmanagement oder der Kommunikation mit Lieferanten zu sprechen. So kannst du deine Eignung für die Stelle klar demonstrieren.
✨Zeige deine Organisationsfähigkeiten
Da die Stelle viel mit Struktur und Organisation zu tun hat, solltest du während des Interviews Beispiele nennen, wie du in der Vergangenheit Abläufe optimiert oder Projekte effizient verwaltet hast. Das wird den Interviewern helfen, sich ein Bild von deiner Arbeitsweise zu machen.
✨Stelle Fragen zur Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Unternehmenskultur und das Team zu erfahren. Frage nach den Herausforderungen, die das Backoffice aktuell bewältigen muss, oder wie die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen aussieht. Das zeigt, dass du an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert bist.