Assistenz (w/m/d) der Geschäftsführung

Wir bieten Ihnen einen Job mit Sinn: / Für die öffentliche Hand von morgen /

Denn: Wir sind Partnerin der Verwaltung und beraten vielfältige Projekte zu moderner Verwaltungsarbeit und Infrastruktur auf Bundes,- Landes- und kommunaler Ebene.
Dabei agieren wir neutral, unabhängig und mit dem Ziel, die öffentliche Hand mit unserer Beratung nach vorne zu bringen.
Unsere besondere Expertise ist sogar ausgezeichnet: als „Hidden Champion des Beratungsmarktes“ im Public Sector sind wir die Inhouse-Beratung der öffentlichen Hand.

Wir, das sind inzwischen über 1.100 Mitarbeitende an den Standorten Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, München, Nürnberg, Stuttgart und Wiesbaden.

Sind Sie bereit für: Zukunft × Jetzt?

Ihre Aufgaben:

Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützen Sie unsere Geschäftsführung in allen organisatorischen und administrativen Belangen und sind zentrale Schnittstelle zu internen und externen Ansprechpartner:innen:

Organisation des Tagesgeschäfts

• Vorausschauendes Terminmanagement, Organisation von Dienstreisen
  Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
• Steuerung von Meetings und Gremien
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremien- und Managementterminen
• Koordination und Nachverfolgung der resultierenden Aufgaben und Vereinbarungen
  

Kommunikation und Schnittstellenfunktion

• Professionelle Korrespondenz mit internen und externen Ansprechpartner:innen, insbesondere mit Vertretungen aus Politik, Verwaltung und Aufsichtsgremien
• Eigenständige Priorisierung und Koordination eingehender Anfragen, adressatengerechte Weiterleitung an relevante Schnittstellen
• Verlässliche Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, internen Bereichen und externen Partner:innen; abgestimmtes Backoffice auch in arbeitsintensiven Phasen
• Enge Zusammenarbeit und gegenseitige Vertretung innerhalb des Geschäftsführungsbüros
• Begleitende Unterstützung bei Service- und Organisationsprozessen sowie in der Zusammenarbeit mit externen Partnern
  

Bereichsübergreifende Zusammenarbeit

• Mitwirkung beim Aufbau und der Weiterentwicklung eines Austauschs zu gemeinsamen Vorgehensweisen und abgestimmten Prozesse
• Kooperative Zusammenarbeit mit internen Schnittstellenbereichen (z. B. Business Services, Personalbereich, Finanzen)

Ihr Profil:

Für diese abwechslungsreiche Position verfügen Sie über:

Erfahrung und Qualifikation

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsleitungs- oder Führungsebene, idealerweise in einem dynamischen Unternehmens- oder Beratungsumfeld
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (idealerweise mit Zusatzqualifikation) oder ein vergleichbares erfolgreich abgeschlossenes Studium

Persönlichkeit und Arbeitsweise

• Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Belastbarkeit und Flexibilität auch in dynamischen Situationen
• Kommunikationsstärke und sicheres, professionelles Auftreten auf allen Ebenen

Tools und Kompetenzen

• Sehr gute Deutschkenntnisse (Niveau C1) in Wort und Schrift sind erforderlich, da für die Tätigkeit eine sichere und präzise interne sowie externe Kommunikation mit unterschiedlichen Beteiligten gewährleistet sein muss
• Routinierter Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Tools

Ihre Perspektive:

Die PD ist ein expandierendes und innovatives Beratungsunternehmen mit deutschlandweiten Standorten. Mit Ihrer Arbeit leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur modernen Entwicklung von Staat und Verwaltung in Deutschland.

Unseren Mitarbeitenden bieten wir:

• flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Freizeit und Beruf,
• modern ausgestattete Arbeitsplätze mit Möglichkeiten für mobiles Arbeiten,
• 30 Urlaubstage im Jahr plus Heiligabend und Silvester arbeitsfrei,
• eine transparente, leistungsorientierte und faire Vergütung basierend auf Gehaltsbändern und einer prozentualen Tantieme, sowie eine attraktive betriebliche Altersvorsorge,
• ein strukturiertes und umfassendes Onboarding (u.a. Buddy-Programm),
• passgenaue persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten, Unterstützung bei beruflichen, privaten oder gesundheitlichen Fragestellungen durch Mental Health Coaching,
• Zuschuss zum ÖPNV und die Option auf ein vergünstigtes Fahrradleasing mit JobRad,
• regelmäßige Teamevents, zahlreiche Sportangebote durch vergünstigte Konditionen bei Urban Sports Club

und noch vieles mehr!

Wir haben die Charta der Vielfalt unterschrieben und unterstützen Bewerbungen von Talenten unabhängig von kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, Geschlecht, sexueller Orientierung, körperlichen und geistigen Fähigkeiten, Religion und Generation. Schwerbehinderte und Gleichgestellte werden ausdrücklich ermutigt, sich bei uns zu bewerben.

PD – Berater der öffentlichen Hand GmbH