Assistenz (w/m/d) für Empfang und Back Office

Wir sind Partnerin der Verwaltung und beraten vielfältige Projekte zu moderner Verwaltungsarbeit und Infrastruktur auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene. Dabei agieren wir neutral, unabhängig und mit dem Ziel, die öffentliche Hand mit unserer Beratung nach vorne zu bringen. Unsere besondere Expertise ist sogar ausgezeichnet: als „Hidden Champion des Beratungsmarktes“ im Public Sector sind wir die Inhouse-Beratung der öffentlichen Hand. Wir, das sind inzwischen über 1.100 Mitarbeitende an den Standorten Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, München, Nürnberg, Stuttgart und Wiesbaden.

Als zentrale Anlaufstelle an unserem Hamburger Standort übernimmt die Assistenz (w/m/d) eine wichtige Rolle für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag. Aufgrund der Aufgaben und der Funktion als erste Kontaktperson vor Ort wird diese Position überwiegend in Präsenz an unserem Standort in Hamburg ausgeübt. Die Position ist in Teilzeit zwischen 20 bis 30 Stunden pro Woche vorgesehen und kann im Rahmen einer Vier-Tage-Woche (Montag bis Donnerstag) gestaltet werden.

Zu Ihren Tätigkeiten gehören dabei u.a.:

• Sie fungieren als erste Anlaufstelle für unsere Gäste und Mitarbeitenden am Standort - persönlich, telefonisch und per E-Mail.
• Mit Ihrem Organisationstalent sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf in Ihrem Tätigkeitsbereich: Dabei koordinieren Sie die Raumbuchungen und begleiten interne und externe Meetings.
• Sie organisieren Veranstaltungen und sorgen für einen professionellen Ablauf – ob vor Ort, digital oder hybrid.
• Effiziente Verwaltung und Optimierung von Büroabläufen sowie der Steuerung von externen Dienstleistern.
• Klassische Office-Management-Aufgaben wie Telefon, Postbearbeitung, digitale Ablage, Adresspflege im CRM-System sowie die Verwaltung von Büromaterialien runden Ihr vielseitiges Aufgabenspektrum ab.
• Beim On- und Offboarding neuer Kolleginnen und Kollegen wirken Sie aktiv mit.

Für diese abwechslungsreiche Position verfügen Sie über:

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne mit Erfahrungen aus der Hotellerie, im Praxis- oder Kanzleimanagement oder einem Beratungsunternehmen.
• Berufserfahrung als Assistenz (w/m/d) oder in einer ähnlichen Funktion, idealerweise in Zusammenarbeit mit der öffentlichen Hand (Bund, Land und/oder Kommune) und/oder der Beratung.
• Erfahrung im Arbeitsschutz und Bereitschaft zu entsprechenden Schulungen als Erst- und Brandschutzhelfer wünschenswert.
• Eine schnelle Auffassungsgabe und Lernbereitschaft sowie eine strukturierte und organisierte Arbeitsweise.
• Eine starke Dienstleistungs- und Kundenorientierung mit hohem Qualitätsanspruch.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office-Anwendungen (Word, Power Point, Excel, Sharepoint).
• Sehr gutes Kommunikationsvermögen in Deutsch.

Die PD ist ein expandierendes und innovatives Beratungsunternehmen mit deutschlandweiten Standorten. Mit Ihrer Arbeit leisten Sie einen wichtigen Beitrag zur modernen Entwicklung von Staat und Verwaltung in Deutschland.

Unseren Mitarbeitenden bieten wir:

• flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Freizeit und Beruf.
• modern ausgestattete Arbeitsplätze mit Möglichkeiten für mobiles Arbeiten.
• 30 Urlaubstage im Jahr plus Heiligabend und Silvester arbeitsfrei.
• eine transparente, leistungsorientierte und faire Vergütung basierend auf Gehaltsbändern und einer prozentualen Tantieme, sowie eine attraktive betriebliche Altersvorsorge.
• ein strukturiertes und umfassendes Onboarding (u.a. Buddy-Programm).
• passgenaue persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten.
• Unterstützung bei beruflichen, privaten oder gesundheitlichen Fragestellungen durch Mental Health Coaching.
• Zuschuss zum ÖPNV und die Option auf ein vergünstigtes Fahrradleasing mit JobRad.
• regelmäßige Teamevents, zahlreiche Sportangebote durch vergünstigte Konditionen bei Urban Sports Club.

Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Online-Bewerbungsformular. Teilen Sie uns mit, was Sie motiviert, sich bei uns auf die ausgeschriebene Position zu bewerben und fügen Sie Ihrer Bewerbung einige Worte zu Ihrer Person, Ihren Lebenslauf sowie Ihre relevanten Arbeits- und Hochschulzeugnisse unter Angabe des nächstmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung bei.

Wir haben die Charta der Vielfalt unterschrieben und unterstützen Bewerbungen von Talenten unabhängig von kulturellem Hintergrund, Nationalität, ethnischer Zugehörigkeit, Geschlecht, sexueller Orientierung, körperlichen und geistigen Fähigkeiten, Religion und Generation. Schwerbehinderte und Gleichgestellte werden ausdrücklich ermutigt, sich bei uns zu bewerben.