Assistenz (w/m/d) für Empfang und Back Office (Elternzeitvertretung)

Wir sind Partnerin der Verwaltung und beraten vielfältige Projekte zu moderner Verwaltungsarbeit und Infrastruktur auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene. Dabei agieren wir neutral, unabhängig und mit dem Ziel, die öffentliche Hand mit unserer Beratung nach vorne zu bringen. Unsere besondere Expertise ist sogar ausgezeichnet: als "Hidden Champion des Beratungsmarktes" im Public Sector sind wir die Inhouse-Beratung der öffentlichen Hand. Wir, das sind inzwischen über 1.100 Mitarbeitende an den Standorten Berlin, Düsseldorf, Frankfurt am Main, Hamburg, München, Nürnberg, Stuttgart und Wiesbaden.

Zur Verstärkung unseres Assistenzteams an unserem Standort Düsseldorf suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine engagierte Assistenz (w/m/d) im Rahmen einer Elternzeitvertretung von 12 Monaten (ggf. mit Verlängerung oder Übernahmeoption), die mit organisatorischem Geschick, Kommunikationsstärke und einem Blick fürs Detail im Tagesgeschäft unterstützt.

Aufgaben:

• Sie fungieren als erste Anlaufstelle für unsere Gäste und Mitarbeitenden am Standort - persönlich, telefonisch und per E-Mail.
• Mit Ihrem Organisationstalent sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf in unserem Empfangsbereich: Dabei koordinieren Sie die Raumbuchungen und begleiten interne und externe Meetings sowie Veranstaltungen organisatorisch und sorgen für einen professionellen Ablauf – ob vor Ort, digital oder hybrid.
• Effiziente Verwaltung und Optimierung von Büroabläufen und Gebäudemanagement sowie die Koordination der Flächenbewirtschaftung und Infrastruktur.
• Klassische Office-Management-Aufgaben wie Telefon, Postbearbeitung, digitale Ablage, Adresspflege im CRM-System sowie die Verwaltung von Büromaterialien runden Ihr vielseitiges Aufgabenspektrum ab.
• Beim On- und Offboarding neuer Kolleginnen und Kollegen wirken Sie aktiv mit.

Profil:

• Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, gerne mit Erfahrungen aus der Hotellerie, im Praxis- oder Kanzleimanagement oder einem Beratungsunternehmen.
• Berufserfahrung als Assistenz (w/m/d) oder in einer ähnlichen Funktion, idealerweise in Zusammenarbeit mit der öffentlichen Hand (Bund, Land und/oder Kommune) und/oder der Beratung.
• Erfahrung im Arbeitsschutz und Bereitschaft zu entsprechenden Schulungen als Erst- und Brandschutzhelfer wünschenswert.
• Eine schnelle Auffassungsgabe und Lernbereitschaft sowie eine strukturierte und organisierte Arbeitsweise.
• Eine starke Dienstleistungs- und Kundenorientierung mit hohem Qualitätsanspruch.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office-Anwendungen (Word, Power Point, Excel, Sharepoint), Erfahrung in Social Media und CRM Tools wünschenswert.
• Sehr gutes Kommunikationsvermögen in Deutsch.

Wir bieten:

• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitszeitmodelle zur besseren Vereinbarkeit von Freizeit und Beruf.
• Modern ausgestattete Arbeitsplätze mit Möglichkeiten für mobiles Arbeiten nach Abstimmung.
• 30 Urlaubstage im Jahr plus Heiligabend und Silvester arbeitsfrei.
• Eine transparente, leistungsorientierte und faire Vergütung basierend auf Gehaltsbändern und einer prozentualen Tantieme, sowie eine attraktive betriebliche Altersvorsorge.
• Ein strukturiertes und umfassendes Onboarding (u.a. Buddy-Programm).
• Passgenaue persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten.
• Unterstützung bei beruflichen, privaten oder gesundheitlichen Fragestellungen durch Mental Health Coaching.
• Zuschuss zum ÖPNV und die Option auf ein vergünstigtes Fahrradleasing mit JobRad.
• Regelmäßige Teamevents, zahlreiche Sportangebote durch vergünstigte Konditionen bei Urban Sports Club.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung! Bitte bewerben Sie sich ausschließlich über unser Online-Bewerbungsformular.