Customer Operations Executive

Wir sind Pentland Brands: ein globales Familienunternehmen hinter einigen der weltweit bekanntesten aktiven und Lifestyle-Marken. Wir bringen Integrität, Energie und Ambition in unsere Arbeit, setzen hohe Standards und streben danach, großartige Ergebnisse ohne Ego zu liefern. Mit über 1.500 Teammitgliedern weltweit sind wir stolz auf unsere vielfältige, inklusive Kultur, in der jeder ermutigt wird, sich zu äußern, Denkweisen herauszufordern, Durchbrüche zu schaffen und offen zusammenzuarbeiten. Unsere Mitarbeiter sind das, was uns auszeichnet, und wir sind bestrebt, eine Umgebung zu schaffen, in der jeder gedeihen kann.

Berichtet an: Customer Operations Manager

Arbeitszeiten: 36,5 Stunden pro Woche, Montag bis Freitag (Freitag um 16:30 Uhr Feierabend)

Die Mission des Customer Operations Executive: Der Customer Operations Executive sorgt für exzellenten Kundenservice und reibungslose operative Abläufe, indem er Kundenbestellungen, Lagerzuweisungen, Logistikprozesse und die Kommunikation mit Schlüsselkunden verwaltet. Die Rolle dient dazu, Kunden von Anfang bis Ende zu unterstützen, operative Probleme effizient zu lösen und die Standards von Pentland in Bezug auf Verbraucherfokus, Genauigkeit und kontinuierliche Verbesserung aufrechtzuerhalten.

Wie Sie den Erfolg vorantreiben:

• Vertreten und verwalten eines zugewiesenen Kundenstamms, um die Übereinstimmung mit den Kunden- und Geschäftsanfordeurngen sicherzustellen.
• Starke Beziehungen zu wichtigen Partnern und internen Stakeholdern aufbauen.
• Überwachung der Bestellplatzierung, des Bestellmanagements, der Erfüllung von Bestellungen in der Saison und der Ausführung von Lieferungen.
• Sicherstellen der OTIF-Leistung, indem Risiken frühzeitig identifiziert und Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden.

Lagerzuweisung & Logistik:

• Verwalten von Lagerzuweisungen, Logistik, Verteilungsanforderungen und Exportkonformität (Dokumentation, Prozesse).
• Zusammenarbeit mit den Merchandising- und Versandteams in Asien, wenn eine direkte Lieferung erforderlich ist.

Bestellmanagement & Erfüllung:

• Kundenkommunikation & Berichterstattung: Bereitstellung zeitnaher Updates zum Bestellstatus, Risiken, Lieferfristen und erforderlichen Änderungen.
• Führen genauer Aufzeichnungen über Rücksendungen, Gutschriften, Lastschriften und Kundenanpassungen.

Problemlösung & Prozessverbesserung:

• Verwendung von Ausnahmeberichten zur Verwaltung des Bestellbuchs und zur Optimierung operativer Prozesse.
• Identifizierung operativer Probleme, die OTIF beeinträchtigen, und Vorschlag von Lösungen.

System- & Datenmanagement:

• Regelmäßige Datenanalysen mit SAP, Salesforce, Pentland Connect und internen Berichten erstellen.
• Aufrechterhaltung der Datenintegrität in den Systemen und Sicherstellung der operativen Konformität.

Administrative Abläufe:

• Bearbeitung von Stornierungen, Gutschriften, Lastschriften, nicht fehlerhaften Rücksendungen, VAS-Anforderungen und DC-Anweisungen.
• Unterstützung der Verwaltung von geschäftsprozessbezogenen Bestellungen.

Beitrag zu Team & Arbeitsweise:

• Beitrag zu den jährlichen Aktivitäten des Customer Ops Game Plans.
• Engagement für kontinuierliche persönliche Entwicklung und Unterstützung des Austauschs bewährter Praktiken im Team.

Was Sie benötigen, um erfolgreich zu sein:

• Exzellente Kommunikationsfähigkeiten mit einer Vielzahl von Stakeholdern.
• Erfahrung in einer Schlüsselbetriebsfunktion.
• Berichts- und Analysefähigkeiten.
• Erfahrung in einer kundenorientierten Rolle.
• Erfahrung in administrativen Aufgaben zur Bearbeitung von Stornierungen, Gutschriften, Lastschriften, Rechnungsstellung und Bestellungen.
• Fähigkeiten im Lager- und Bestellmanagement.
• Erfahrung in der Interpretation großer Datenmengen und Vertrauen in Berichtsverfahren.
• Frühere Erfahrung im Kundenservice/Key Account-Vertrieb und/oder im Vertriebsumfeld, vorzugsweise internationale Erfahrung.
• Kenntnisse über Exportverfahren und -dokumentation sind von Vorteil.
• Sprache vorzugsweise in spezifischen Rollen - Deutsch als Hauptsprache/Englisch als Zweitsprache.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details.
• Praktische Kenntnisse von SAP oder ähnlichen Systemen sind von Vorteil.
• Fähigkeit, Fristen einzuhalten.

Zusätzlich zu einem wettbewerbsfähigen Gehalt und einer diskretionären Prämie bieten wir ein umfassendes Leistungspaket, das darauf ausgelegt ist, Ihr Wohlbefinden, Ihre Flexibilität und Ihr Leben außerhalb der Arbeit zu unterstützen. Dazu gehören ein großzügiges arbeitgeberfinanziertes Unternehmensrentenprogramm, flexible Arbeitszeiten, Fahrradleasing, EGym, Mitarbeiterrabatte auf alle Pentland-Marken und eine umfassende Gruppenunfallversicherung.

Der Interviewprozess: Wir möchten, dass unser Interviewprozess klar, unkompliziert und unterstützend ist. Wenn Ihre Erfahrungen und Erwartungen gut mit der Rolle übereinstimmen, können Sie Folgendes erwarten:

• Talent-Team-Einführungsgespräch - Ein 30-minütiger Videoanruf mit unserem Talent-Team, um uns kennenzulernen, über die Rolle und Ihre Erfahrungen zu sprechen und alle Fragen zu beantworten, die Sie haben.
• Erfahrungsinterview - Ein ausführlicheres Interview (in der Regel online) mit dem Einstellungsmanager, um Ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Ansätze zu erkunden und wie diese mit der Rolle, unseren Prinzipien und unseren Arbeitsweisen übereinstimmen.
• Abschlussinterview - Ein abschließendes persönliches Interview in unserem Büro, das sich auf tiefere Diskussionen und praktische Anwendungen konzentriert und Ihnen die Möglichkeit gibt, mehr vom Team zu treffen und Pentland Brands in Aktion zu sehen.