TEMPORARY ADMINISTRATIVE AND ACCOUNTS ASSISTANT

Die Ständige Mission der Republik Botswana bei den Vereinten Nationen und anderen internationalen Organisationen in Genf sucht geeignete und qualifizierte Bewerber für die Position des vorübergehenden Verwaltungs- und Buchhaltungsassistenten für einen Zeitraum von 3 Monaten.

Der Buchhaltungs- und Verwaltungsassistent ist verantwortlich für folgende Aufgaben:

• Vorbereitung und Ausführung aller Zahlungen der Ständigen Mission an Mitarbeiter und Dienstleister gemäß genehmigten Finanzverfahren und internen Kontrollen.
• Überprüfung von Quelldokumenten auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Gültigkeit der Belastungen.
• Untersuchung fehlerhafter Belastungen und Ergreifung geeigneter Korrekturmaßnahmen in der Buchhaltung.
• Durchführung wöchentlicher Abstimmungen der Bankkonten der Ständigen Mission und zeitnahe Identifizierung und Lösung von Abweichungen.
• Abstimmung und Überprüfung von Suspense-Konten und Sicherstellung der Einhaltung der ordnungsgemäßen Clearing-Verfahren.
• Erfassung und Abstimmung komplexer Buchhaltungstransaktionen.
• Extraktion von Details zu Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerten und Verbindlichkeiten aus dem Buchhaltungssystem zur Analyse und Überprüfung der Genauigkeit und Gültigkeit.
• Erstellung vollständiger monatlicher Finanzberichte, einschließlich: Kassenbuch, Einnahmeübersichten, Bankabstimmungsberichte, unterstützende Zeitpläne und Dokumentation.
• Prüfung verschiedener Buchhaltungstransaktionen, Gehaltsabrechnungen, Bildungsstipendien, Endzahlungen, Einkommenssteuererklärungen, Reisekostenabrechnungen usw., um die Richtigkeit der Auszahlungen und die Einhaltung der relevanten Personalvorschriften und Finanzregeln sicherzustellen.
• Zusammenstellung, Organisation und Versand der Originalunterlagen für monatliche Konten und Abstimmungsdokumente an das Kapital per sicherem Kurier innerhalb der festgelegten Fristen.
• Bereitstellung hochrangiger administrativer Unterstützung für den Ständigen Vertreter.
• Direkte Berichterstattung an den Ständigen Vertreter, Koordination von Besprechungsarrangements, Vorbereitung von Dokumentationen, Verwaltung von Kalendern und Unterstützung der logistischen Planung für die Aktivitäten der Mission.

Bildung und Fähigkeiten

• Mindestens einen Bachelor-Abschluss in Buchhaltung.
• Eine berufliche Qualifikation oder einen Master-Abschluss in Buchhaltung wäre von Vorteil.
• Mindestens vier Jahre Erfahrung in Buchhaltung, Finanzen, Budget, Verwaltungsdiensten oder einem verwandten Bereich sind erforderlich.
• Mindestens zwei Jahre Erfahrung mit transaktionsbasierten Buchhaltungsaktivitäten wie Gehaltsabrechnung, Bearbeitung von Anbieter-/Reiseansprüchen sind erforderlich.
• Erfahrung mit Auszahlungen und Einhaltung der relevanten Finanzregeln.
• Inhaber der Schweizer Staatsangehörigkeit oder eines gültigen Permits B, C, L oder G mit Arbeitsgenehmigung in der Schweiz.
• Ein serviceorientierter Geist, gute zwischenmenschliche Fähigkeiten, eine positive Einstellung zur Teamarbeit und die Bereitschaft, zur Effizienz der Ständigen Mission beizutragen.
• Ein hohes Maß an Vertraulichkeit, Diskretion, Engagement und Zuverlässigkeit.
• Fähigkeit, fundierte Urteile und Entscheidungen zu treffen.
• Fließende Englischkenntnisse mit Grundkenntnissen in Französisch.

Kompetenzen

• Starkes Wissen über Buchhaltungs- und Buchführungsverfahren.
• Versiert in Microsoft Word, Excel und Power BI, mit der Fähigkeit, genaue und gut strukturierte Finanzberichte zu erstellen.
• Schnelle Einarbeitung in die Verfahren der Ständigen Mission und deren präzise Anwendung.
• Klare und professionelle Befolgung mündlicher und schriftlicher Anweisungen.
• Effektive Zusammenarbeit im Team und Beitrag zu einer Kultur der Verantwortlichkeit.
• Fundiertes Urteilsvermögen bei der Überprüfung der Genauigkeit, Vollständigkeit und Integrität aller zugewiesenen Arbeiten.
• Einhalten der Standards der Ständigen Mission in Bezug auf Vertraulichkeit, Diskretion und diplomatische Professionalität.

Erforderliche Bewerbungsunterlagen

• Detaillierter Lebenslauf (CV), der relevante Berufserfahrung darstellt.
• Kopie eines gültigen Ausweises oder einer Legitimation.
• Kopie des Reisepasses.
• Nachweis über das rechtliche Recht, in der Schweiz zu leben und zu arbeiten.
• Kopie der Bildungszertifikate.
• Kontaktdaten von 3 Personen, einschließlich eines ehemaligen Managers, den wir für Referenzprüfungen kontaktieren können.

Bewerbungsverfahren

Bewerbungen zusammen mit den erforderlichen Unterlagen müssen an jobup gesendet werden. Der Titel sollte klar angeben: Aufmerksamkeit: Rekrutierungsteam – Temporärer Buchhaltungs- und Verwaltungsassistent. Frist: 17:00 Uhr am Freitag, den 26. Juni 2026. Späte Einreichungen werden unter keinen Umständen akzeptiert.