VORÜBERGEHENDE ADMINISTRATIVE UND BUCHHALTUNGSASSISTENZ

Die Ständige Vertretung der Republik Botswana bei dem Büro der Vereinten Nationen und anderen internationalen Organisationen in Genf sucht berechtigte und qualifizierte Bewerber für die Position eines vorübergehenden Administrativen und Buchhaltungsassistenten für einen Zeitraum von 3 Monaten.

Der Buchhaltungs- und Verwaltungsassistent ist für die folgenden Aufgaben verantwortlich:

• Bereitet alle Zahlungen der Ständigen Vertretung an Mitarbeiter und Dienstleister gemäß den genehmigten Finanzverfahren und internen Kontrollen vor und führt sie aus.
• Prüft Belegunterlagen auf Vollständigkeit, Genauigkeit und Gültigkeit der Belastungen.
• Untersucht fehlerhafte Belastungen und ergreift geeignete korrigierende buchhalterische Maßnahmen.
• Führt wöchentliche Abstimmungen der Bankkonten der Ständigen Vertretung durch und identifiziert und behebt Unstimmigkeiten umgehend.
• Stimmt Suspense-Konten ab und überprüft sie und stellt sicher, dass ordnungsgemäße Klärungsverfahren eingehalten werden.
• Erfasst und stimmt komplexe Buchungsvorgänge ab.
• Extrahiert Details zu Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerten und Verbindlichkeiten aus dem Buchhaltungssystem, um die Genauigkeit und Gültigkeit zu analysieren und zu überprüfen.
• Bereitet vollständige monatliche Finanzberichte vor, darunter: Kassenbuch, Einnahmenübersichten, Bankabstimmungsberichte, unterstützende Zeitpläne und Dokumentationen.
• Prüft verschiedene Buchungsvorgänge, z. B. Gehaltsabrechnungen, Bildungszuschüsse, Schlusszahlungen, Einkommensteuererklärungen, Reisekostenabrechnungen usw., um die Richtigkeit der Auszahlungen und die Einhaltung der einschlägigen Personalvorschriften, Finanzvorschriften und Regeln sicherzustellen.
• Stellt die Zusammenstellung, Organisation und den Versand der Original‑Monatsabrechnungen und Abstimmungsunterlagen an die Zentrale per sicherem Kurier innerhalb der vorgeschriebenen Fristen sicher.
• Bietet der Ständigen Vertretung hochrangige administrative Unterstützung.
• Berichtet direkt an den Ständigen Vertreter, koordiniert Terminvereinbarungen, bereitet Dokumentationen vor, verwaltet Kalender und unterstützt die logistische Planung der Aktivitäten der Mission.

Ausbildung und Fähigkeiten

• Mindestens ein Bachelor-Abschluss in Buchhaltung.
• Eine berufliche Qualifikation oder ein Master-Abschluss in Buchhaltung wäre von Vorteil.
• Mindestens vier Jahre Erfahrung in Buchhaltung, Finanzen, Budget, Verwaltungsdienstleistungen oder einem verwandten Bereich sind erforderlich.
• Mindestens zwei Jahre Erfahrung mit transaktionbasierten Buchhaltungsaktivitäten wie Gehaltsabrechnung, Bearbeitung von Lieferanten- und Reisekostenabrechnungen sind erforderlich.
• Erfahrung mit Auszahlungen und Einhaltung der einschlägigen Finanzvorschriften.
• Inhaber der Schweizer Staatsangehörigkeit oder gültiger Bewilligung B, C, L oder G mit Arbeitserlaubnis in der Schweiz.
• Serviceorientierte Denkweise, gute zwischenmenschliche Fähigkeiten, positive Einstellung zur Teamarbeit und Bereitschaft, zur Effizienz der Ständigen Vertretung beizutragen.
• Ein hohes Maß an Vertraulichkeit, Diskretion, Engagement und Zuverlässigkeit.
• Fähigkeit, fundierte Urteile zu fällen und Entscheidungen zu treffen.
• Fließende Englischkenntnisse mit Arbeitskenntnissen in Französisch.

Kompetenzen

• Zeigt fundierte Kenntnisse der Buchhaltungs- und Buchführungsverfahren.
• Versiert im Umgang mit Microsoft Word, Excel und Power BI, mit der Fähigkeit, genaue und gut strukturierte Finanzberichte zu erstellen.
• Assimiliert die Verfahren der Ständigen Vertretung schnell und wendet sie präzise an.
• Folgt mündlichen und schriftlichen Anweisungen klar und professionell.
• Arbeitet effektiv im Team und trägt zu einer Kultur der Verantwortlichkeit bei.
• Übt fundiertes Urteilsvermögen bei der Überprüfung der Genauigkeit, Vollständigkeit und Integrität aller zugewiesenen Arbeiten aus.
• Wahrt die Standards der Ständigen Vertretung in Bezug auf Vertraulichkeit, Diskretion und diplomatische Professionalität.