Program Manager (a) Corporate Events & Administration

Willkommen bei persona service GmbH! Wir sind auf die Rekrutierung junger Fachkräfte, ehrgeiziger Assistenten sowie qualifizierter und leitender Mitarbeiter spezialisiert. Wir unterstützen unsere Kunden mit Projekt- und Prozessunterstützung durch temporäre und/oder permanente Platzierung in den Bereichen Büro, Technologie und Industrie, IT und Telekommunikation sowie Gesundheitswesen. Als innovativer HR-Dienstleister haben wir mehr als 200 Niederlassungen in der Schweiz, Deutschland und Spanien und gehören zu den erfolgreichsten in der Branche. Kandidaten und Kunden aus einer Vielzahl von Sektoren vertrauen uns seit über 50 Jahren.

Ihr neuer Arbeitgeber: Unser Kunde gehört zu den weltweit angesehensten Softwareherstellern. Mit ihren Lösungen können sowohl unabhängige Künstler als auch internationale Unternehmen außergewöhnliche digitale Erlebnisse schaffen und bereitstellen.

Art der Anstellung: temporärer Vertrag mit Option auf unbefristete Anstellung

Arbeitsplatz: Basel

Gehalt: CHF 100.000

Startdatum: sofort

Ihre Perspektive:

• Sie arbeiten in einem inspirierenden und internationalen Umfeld
• Ein abwechslungsreiches und vielfältiges Aufgabenspektrum
• Attraktive Arbeitsbedingungen
• Moderne und zentral gelegene Büroräume

Ihre Aufgaben:

• Event- und Meeting-Management: Planen und Verwalten von Unternehmensveranstaltungen wie Führungstreffen, Team-Offsites, Konferenzen und internen Feiern.
• Koordinieren komplexer Meetings über globale Zeitzonen hinweg, einschließlich interner und externer Sitzungen mit Führungskräften und wichtigen Kunden.
• Zusammenarbeit mit internen Stakeholdern, Anbietern und Veranstaltungsorten zur Bereitstellung hochwertiger Veranstaltungserlebnisse.
• Überwachung der Veranstaltungslogistik, einschließlich Budgetierung, Planung, Reisevorbereitungen und Kommunikation.
• Organisation von Geschäftsreisen, Antizipation von Änderungen und Anpassung von Reiserouten.
• Planung und Durchführung von Großveranstaltungen wie All Hands, um ein nahtloses Erlebnis von der Planung bis zur Durchführung sicherzustellen.
• Verfolgen und Analysieren von Veranstaltungsfeedback zur Verbesserung zukünftiger Initiativen.

Programm- und Projektkoordination: Organisieren und Implementieren von funktionsübergreifenden Projekten mit direkter geschäftlicher Auswirkung. Daten für die Programmausführung und -verwaltung sammeln und pflegen, einschließlich Projektverfolgung und Statusberichten. Durchführung von Change-Management-Aktivitäten gemäß den Vorgaben der Programm-Stakeholder.

Administration und Compliance: Verwaltung der administrativen Abläufe zur Unterstützung des Veranstaltungsprogramms, einschließlich Beschaffung, Anbieter-Verträge und Berichterstattung. Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien und Budgetvorgaben. Regelmäßige Zusammenarbeit mit anderen Executive- und Verwaltungsassistenten zur Abstimmung von Prioritäten und Unterstützung der übergeordneten Teamziele.

Ihr Talent:

• Abschluss in Betriebswirtschaft, Kommunikation oder einem verwandten Bereich
• 5 Jahre Erfahrung im Programmmanagement, in Unternehmensveranstaltungen oder im operativen Bereich
• Erfahrung in der Verwaltung von Vorstandssitzungen und Reiseorganisation
• Erfahrung in der Planung von Großveranstaltungen für globale Organisationen
• Kenntnisse in Beschaffungs- oder Verwaltungsprozessen in Unternehmensumgebungen
• Beherrschung von Microsoft Office und Projektmanagement-Tools
• Fließend in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich)
• Komfortabel in einem schnelllebigen, funktionsübergreifenden Umfeld
• Starke Detailgenauigkeit und Problemlösungsmentalität
• Starke organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere Projekte und Prioritäten zu verwalten

Ihre Bewerbung: