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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere den Büroalltag und unterstütze die Verwaltungsleitung bei verschiedenen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Eine etablierte Verwaltungsorganisation, die kirchliche Einrichtungen professionell unterstützt.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, Job-Ticket und Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich!
- Warum dieser Job: Werde Teil eines wertorientierten Teams mit flachen Hierarchien und einer positiven Arbeitsatmosphäre.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und erste Erfahrung in der Assistenz sind erforderlich.
- Andere Informationen: Wir garantieren absolute Diskretion und freuen uns auf deine Bewerbung!
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Einleitung
Verstärkung für ein engagiertes Verwaltungsteam. Unser Mandant ist eine etablierte Verwaltungsorganisation, die zentrale Dienstleistungen für kirchliche Einrichtungen und Verbände erbringt. Durch effiziente Koordination und Bündelung verschiedener Aufgaben gewährleistet unser Mandant eine verlässliche und professionelle Unterstützung kirchlicher Strukturen. Zur Verstärkung des Teams suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine engagierte Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d), die mit hoher Eigenverantwortung und Sorgfalt den administrativen Ablauf unterstützt.
Aufgaben
- Selbstständige Organisation des Büroalltags
- Allgemeine Verwaltungsarbeiten und Schriftverkehr
- Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Gremiensitzungen
- Erstellung von Protokollen, Präsentationen und Vorlagen
- Organisatorische Vorbereitung von Sitzungen
- Koordination interner und externer Kommunikation
- Schnittstellenfunktion zwischen Verwaltung, Gremien und externen Partnern
Qualifikation
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung in der Assistenz, idealerweise in einer Verwaltung, gerne kirchliche Organisation
- Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Programmen
- Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
- Zuverlässigkeit, Flexibilität und Dienstleistungsorientierung
- Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und ein selbstständiger Arbeitsstil
- Freundliches, verbindliches Auftreten und Teamgeist
Benefits
- Sinnstiftende Tätigkeit in einer wertorientierten Organisation mit flachen Hierarchien und einem kollegialen Miteinander
- Flexible Arbeitszeiten, die eine gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf ermöglichen
- Option auf mobiles Arbeiten
- Umfassende Einarbeitung für einen erfolgreichen Start in Ihr neues Aufgabengebiet
- Abwechslungsreiche und herausfordernde Arbeitsbereiche
- Möglichkeiten zur Fort- und Weiterbildung
- Eigenverantwortliche Tätigkeit in einer angenehmen Arbeitsatmosphäre
- Job-Ticket sowie die Option auf Dienstbike-Leasing
- Vergütung nach dem Bundesangestelltentarifvertrag kirchliche Fassung (analog TVöD) mit den üblichen Sozialleistungen sowie einer zusätzlichen betrieblichen Altersvorsorge
Noch ein paar Worte zum Schluss
Wenn Sie eine verantwortungsvolle Position in einem dynamischen und wertschätzenden Umfeld suchen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! Absolute Diskretion sichern wir Ihnen zu.
Ihre Ansprechpartnerin: Lisa Schering-Rößler, Personalberatung Pillong ∙ Ebert-Roßbach GmbH, Tel.: +49 681 883580
Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d) Arbeitgeber: Personalberatung Pillong
Kontaktperson:
Personalberatung Pillong HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die in der Verwaltung oder im kirchlichen Bereich arbeiten. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen, bevor sie öffentlich ausgeschrieben werden.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die Organisation, bei der du dich bewirbst. Zeige in Gesprächen, dass du die Werte und Ziele der Einrichtung verstehst und schätzt. Das kann dir helfen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen vor, die in einem Vorstellungsgespräch gestellt werden könnten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine organisatorischen und kommunikativen Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Bereitschaft zur Weiterbildung. In einem dynamischen Umfeld wie der Verwaltung ist es wichtig, sich ständig weiterzuentwickeln. Erwähne in Gesprächen, dass du bereit bist, neue Fähigkeiten zu erlernen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Verwaltungsleitung (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über die Verwaltungsorganisation, bei der du dich bewirbst. Verstehe ihre Mission, Werte und die spezifischen Dienstleistungen, die sie für kirchliche Einrichtungen anbietet.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebt, die für die Assistenz der Verwaltungsleitung wichtig sind, wie z.B. organisatorische Fähigkeiten und Erfahrung in der Verwaltung.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Position und die Organisation zum Ausdruck bringst. Betone deine Fähigkeit zur eigenverantwortlichen Arbeit und deine Kommunikationsfähigkeiten.
Sorgfältige Dokumentenprüfung: Überprüfe alle eingereichten Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass dein Lebenslauf und das Motivationsschreiben fehlerfrei sind und alle geforderten Informationen enthalten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Personalberatung Pillong vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben der Assistenz der Verwaltungsleitung. Überlege dir, wie du deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen in der Verwaltung einbringen kannst.
✨Kenntnisse über die Organisation
Recherchiere die kirchliche Organisation, für die du dich bewirbst. Zeige im Interview, dass du die Werte und Ziele der Organisation verstehst und schätzt.
✨Kommunikative Fähigkeiten betonen
Da die Position eine Schnittstellenfunktion beinhaltet, ist es wichtig, deine kommunikativen Fähigkeiten zu betonen. Bereite Beispiele vor, die zeigen, wie du erfolgreich mit verschiedenen Stakeholdern kommuniziert hast.
✨Flexibilität und Teamgeist zeigen
Hebe deine Flexibilität und deinen Teamgeist hervor. Gib Beispiele, wie du in der Vergangenheit in einem Team gearbeitet hast und bereit warst, dich an wechselnde Anforderungen anzupassen.
