EXECUTIVE ASSISTANT & LEITUNG CEO-OFFICE (M/W/D)

Rochus Mummert Healthcare Consulting ist der Marktführer unter den auf den Gesundheitsbereich spezialisierten Personalberatungen in Deutschland. Für unsere Mandantin, eine führende Gesundheitsgruppe mit mehreren tausend Mitarbeitenden in verschiedenen europäischen Ländern, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n Executive Assistant & Leiter:in CEO-Office (m/w/d). Das Unternehmen betreibt eine Vielzahl von Kliniken und Einrichtungen und gehört zu den bedeutendsten Anbietern im Bereich medizinischer Versorgung.

Sie arbeiten im unmittelbaren Umfeld der Geschäftsleitung und fungieren als erste:r Ansprechpartner:in im CEO-Office. Sie verantworten die professionelle Steuerung des Bereichs, koordinieren Termine und Reisen, bereiten Unterlagen vor und stellen reibungslose Abläufe im Vorstandsbereich sicher. Wenn Sie organisatorische Stärke, Souveränität im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen und Freude an einer verantwortungsvollen Koordinationsrolle im Top-Management-Umfeld mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung. Die Position ist in Berlin angesiedelt.

Ihre Aufgaben

• Sie verantworten die vorausschauende Terminplanung, -koordination und -überwachung für den Group CEO und den Deutschland-CEO und stellen reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft sicher.
• Dabei bereiten Sie komplexe Entscheidungsprozesse vor und nach und koordinieren die dafür relevanten Informationen und Unterlagen.
• Hochwertige Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Korrespondenz für interne und externe Stakeholder auf C-Level-Ebene erstellen Sie mit stilsicherem Sprachgefühl.
• Gremiensitzungen, Management-Meetings und Strategieworkshops bereiten Sie vor, begleiten diese und dokumentieren die Entscheidungen für das Top-Management.
• Die disziplinarische und fachliche Führung des CEO-Office (aktuell 1 administrative Kraft) liegt in Ihrer Verantwortung.
• Sie stellen reibungslose Abläufe im Tagesgeschäft beider CEOs durch ein professionelles Reise-, Termin- und Meetingmanagement sicher.
• Darüber hinaus koordinieren Sie das Office-Management für über 400 Mitarbeitende in der Berliner Unternehmenszentrale, unterstützen die Organisation repräsentativer Veranstaltungen und optimieren kontinuierlich Prozesse und Schnittstellen im CEO-Umfeld.
• Die Planung, Buchung und Nachbereitung von Dienstreisen (national und international) inklusive Reisekosten- und Belegmanagement liegen in Ihren Händen.

Ein abgeschlossenes Studium, z. B. in Betriebswirtschaft, Management, Gesundheitsökonomie, oder eine vergleichbare qualifizierte kaufmännische Ausbildung mit entsprechender Berufserfahrung, bildet Ihre Basis. Sie verfügen über mehrere Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsleitungs-/Vorstandsebene, als Executive Assistant oder Vorstandsreferent:in – idealerweise in einem komplexen internationalen Unternehmen oder Konzernumfeld – und bringen Erfahrung in der Führung kleiner Teams sowie in der Koordination bereichsübergreifender Themen mit.

Exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Wort und Schrift (Deutsch und Englisch) zeichnen Sie aus – die stilsichere, fehlerfreie Aufbereitung komplexer Sachverhalte auf höchstem Niveau ist für Sie selbstverständlich. Spanischkenntnisse sind von Vorteil. Auch den souveränen Umgang mit MS Office, modernen Kollaborations- und Organisationstools verbinden Sie mit ausgeprägter Affinität für den zielgerichteten Einsatz digitaler und KI-gestützter Tools. Außergewöhnliches Organisationstalent und Weitblick, analytische Fähigkeiten und hohe Umsetzungsstärke – auch unter Arbeitsdruck – charakterisieren Sie. Diskretion, Loyalität und Integrität sind für Sie ebenso selbstverständlich wie eine proaktive, mitdenkende Haltung und die Fähigkeit, auf allen Hierarchieebenen vertrauensvolle Arbeitsbeziehungen aufzubauen.

Ihre Vorteile

• Sie übernehmen eine zentrale Rolle im direkten Umfeld der Geschäftsleitung mit hoher Sichtbarkeit innerhalb eines führenden Gesundheitsunternehmens.
• Sie erhalten die Verantwortung für die Steuerung des CEO-Office und die Führung eines professionellen Empfangs- und Assistenzteams.
• Sie arbeiten eng mit Top-Entscheidungsträgern sowie mit zentralen Funktionen wie Kommunikation, HR und Fachbereichen zusammen und erhalten Einblick in relevante Entscheidungs- und Abstimmungsprozesse.
• Ein attraktives Gesamtpaket aus leistungsgerechter Vergütung, modernen Arbeitsbedingungen sowie individuellen Entwicklungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten rundet das Angebot ab.

Sie haben Fragen zur Ausschreibung? Annekathrin Walter und Constanze Oberwegner beantworten Ihnen diese gern telefonisch unter +49(0) 89 - 64 27 05 71. Bitte nutzen Sie zur Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen unser Online-Bewerbungsportal oder senden Sie uns eine E-Mail unter Angabe der Referenznummer AWA25706.