Executive Assistant (d/f/m)

Personios intelligente HR-Plattform hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen, die Kraft der Menschen zu entfalten, indem komplizierte, zeitaufwändige Aufgaben einfach und effizient gestaltet werden. Unser Team von 1.500 Personios entwickelt benutzerfreundliche Produkte, die unsere über 15.000 Kunden und deren 1,5 Millionen Mitarbeiter begeistern.

Diese Rolle erfordert 3 Tage pro Woche im Büro und ist in München angesiedelt. Personio hat sich zum Ziel gesetzt, die HR-Arbeit für Millionen von Menschen in Europa zu verbessern – und die Personen, die unseren höchsten Führungskräften am nächsten stehen, spielen eine entscheidende Rolle dabei. Als Senior Executive Assistant für unseren Chief Revenue Officer (CRO) und Chief People Officer (CPO) sind Sie ein vertrauenswürdiger Partner, der zwei unserer wichtigsten Funktionen reibungslos, effizient und mit Absicht am Laufen hält.

Was Sie tun werden:

• Verwalten Sie die Kalender des CRO und CPO von Anfang bis Ende, priorisieren Sie proaktiv, schützen Sie Zeit und lösen Sie Terminprobleme, bevor sie entstehen.
• Unterstützen Sie die Planung, Organisation, Logistik und Durchführung von abteilungsweiten Meetings, Veranstaltungen und Off-Sites (virtuell und persönlich).
• Koordinieren Sie komplexe interne und externe Meetings, einschließlich solcher mit dem Vorstand, Kunden, Partnern sowie den GTM- und People Senior Leadership Teams.
• Koordinieren Sie den jährlichen President’s Club für GTM-Teams.
• Planen und verwalten Sie Reise-Logistik: Reiserouten, Transport, Unterkunft – alles nahtlos abgewickelt.
• Verwalten Sie die Spesenabrechnung und Rechnungsstellung, die mit den Aktivitäten beider Führungskräfte verbunden sind, und stellen Sie jederzeit Genauigkeit und Compliance sicher.
• Agieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen dem CRO, CPO und deren internen und externen Stakeholdern, um sicherzustellen, dass die Kommunikation fließt und nichts durch die Maschen fällt.
• Vertreten Sie den CRO und CPO professionell in jeder Interaktion, sei es mit Mitarbeitern, Gästen oder Kandidaten.

Was Sie benötigen, um erfolgreich zu sein:

• Mindestens 6 Jahre Erfahrung in der Unterstützung eines hochrangigen Executives, idealerweise in einem schnelllebigen Umfeld wie Technologie, Beratung oder einem schnell wachsenden Start-up.
• Eine proaktive, besitzergreifende Denkweise: Sie erkennen, was zu tun ist, und erledigen es, ohne zweimal gefragt zu werden.
• Starke analytische Fähigkeiten und die Fähigkeit, komplexe Probleme zu zerlegen und schnell fundierte Entscheidungen zu treffen.
• Außergewöhnliche Aufmerksamkeit für Details und zuverlässige Nachverfolgung jeder Aufgabe, groß oder klein.
• Ein hohes Maß an Diskretion: Sie gehen mit sensiblen, vertraulichen Informationen professionell und vertrauensvoll um.
• Eine warme, verlässliche Präsenz, die Menschen beruhigt, selbst wenn es geschäftig oder unklar ist.
• AI-orientiert und neugierig: Sie bleiben über aufkommende KI-Technologien informiert, experimentieren aktiv mit neuen Tools und integrieren diese in Ihren Arbeitsablauf, um Effizienz zu steigern.
• Kenntnisse in Google Workspace (Docs, Sheets, Slides).
• Fließend in Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich.

Warum Personio:

Personio ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, eine integrative Kultur aufzubauen, in der sich jeder willkommen und unterstützt fühlt. Wir schätzen Einzigartigkeit und verstehen, dass unsere vielfältige, werteorientierte Kultur uns stärker macht. Wir sind stolz darauf, ein inklusives Arbeitsumfeld zu haben, das Ihre Entwicklung unabhängig von Geschlecht, Familienstand, sexueller Orientierung, Religion, Alter, Behinderung, Bildungsgrad oder Rasse fördert.

Bei Personio schätzen wir die Zusammenarbeit vor Ort und bieten gleichzeitig Flexibilität. Diese Rolle ist bürobasiert, wobei 3 Tage in Ihrem vertraglich vereinbarten Bürostandort erforderlich sind. Die verbleibenden Tage können von zu Hause oder im Büro gearbeitet werden, wenn Sie dies bevorzugen. Darüber hinaus haben Sie 20 Flex-Tage pro Jahr, um remote von anderen Standorten aus zu arbeiten.

Abgesehen von unseren Menschen, unserer Kultur und unserer Mission, werfen Sie einen Blick auf einige der anderen Vorteile, die Personio zu einem großartigen Arbeitsplatz machen:

• Erhalten Sie ein wettbewerbsfähiges Vergütungspaket – jährlich neu bewertet – das Gehalt, Leistungen und Pre-IPO-Aktien umfasst.
• Genießen Sie 28 Tage bezahlten Urlaub, plus einen zusätzlichen Tag nach 2 und 4 Jahren.
• Leisten Sie einen Beitrag zur Umwelt und Gesellschaft mit 1 (vollständig bezahltem) Impact Day.
• Erhalten Sie großzügige Familienurlaubs-, Kinderbetreuungs-, psychische Gesundheitsunterstützungs- und Sabbatical-Möglichkeiten.
• Wir genießen es, uns zu Mahlzeiten, kulturellen Initiativen und Veranstaltungen wie lokalen Sommerveranstaltungen und Jahresabschlussfeiern zu versammeln. Es gibt auch gesunde Snacks, Getränke und ein wöchentliches Catering-Mittagessen.