Business Automation Manager (d/f/m)

Personio's intelligente HR-Plattform hilft kleinen und mittelständischen Organisationen, die Kraft der Menschen zu entfalten, indem komplizierte, zeitaufwändige Aufgaben einfach und effizient gestaltet werden. Unser Team von 1.500 Personios entwickelt benutzerfreundliche Produkte, die über 15.000 Kunden und deren 1,5 Millionen Mitarbeiter begeistern. Unser Customer Experience-Team gedeiht durch Zusammenarbeit und arbeitet eng mit Teams in ganz Personio zusammen, um sicherzustellen, dass die Stimmen der Kunden im Mittelpunkt unseres Handelns stehen. Wir setzen uns dafür ein, unsere Kunden zu verstehen und für sie einzutreten, indem wir datengestützte Erkenntnisse nutzen, um unsere Strategien zur Kundenerfahrung zu gestalten und Einfluss darauf zu nehmen, was wir entwickeln.

Der CX Business Automation Manager (m/w/d) ist dafür verantwortlich, die betriebliche Exzellenz in unseren kundenunterstützenden Funktionen: Professional Services, Support und Payroll Operations voranzutreiben. Er wird sich auch darauf konzentrieren, den Aufwand für die Kunden direkt zu reduzieren oder zu beseitigen. Sie werden Skalierbarkeitstools, fortschrittliche KI-Technologien und Automatisierungsexpertise nutzen, um Prozessverbesserungen zu entwerfen und umzusetzen, die effizientere Arbeitsabläufe schaffen und die Kundenerfahrung verbessern. Diese Rolle erfordert 3 Tage pro Woche im Büro und ist in München, Berlin oder Dublin angesiedelt.

Was Sie tun werden:

• Prozessoptimierung & Automatisierung: Analysieren Sie die Arbeitsabläufe im Kundenservice und -support, um Ineffizienzen zu identifizieren und administrative sowie betriebliche Prozesse zu automatisieren, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Prozessqualität zu erhöhen.
• Kundenorientierte Automatisierung: Arbeiten Sie direkt mit Produkt- und Kundenreise-Teams zusammen, um Automatisierungen und KI-Agenten zu entwerfen und zu erstellen, die echte Arbeit für Kunden leisten - Datenimporte, Massenkonfigurationsänderungen, Dateiverarbeitung - damit sie nicht den Support kontaktieren müssen, um Dinge erledigt zu bekommen.
• Skalierbarkeit & Zuverlässigkeit: Bauen, pflegen und verbessern Sie kontinuierlich Automatisierungslösungen, damit sie zuverlässig im großen Maßstab laufen und konsistente Ergebnisse liefern.
• Datengetriebenes Troubleshooting & Verbesserung: Untersuchen Sie Automatisierungsprobleme, überwachen und iterieren Sie KI-Workflows, analysieren Sie wiederkehrende Muster und arbeiten Sie mit CX-Teams zusammen, um Prozesse zu verbessern und Wiederholungen zu verhindern.
• Proaktive & selbstheilende Systeme: Entwickeln Sie erkenntnisgestützte Automatisierungen, die Reibungsspitzen erkennen und automatisch Reaktionen auslösen - damit sich CX von reaktiv zu proaktiv und von wiederholten Problemen zu selbstlösenden entwickelt.
• Zukunftsorientiertes Design & Governance: Führen Sie Gap-Analysen durch, priorisieren Sie Chancen und entwerfen Sie „To-Be“-Workflows, einschließlich klarer Lösungsarchitekturen, die die Abläufe zukunftssicher machen und die Anforderungsqualität verbessern.
• Adoption, Befähigung & bereichsübergreifende Lieferung: Fördern Sie die Abstimmung der Stakeholder, erleichtern Sie UAT und Feedbackschleifen, erstellen Sie Dokumentationen und Schulungen und leiten Sie bereichsübergreifende Initiativen, um eine rechtzeitige Einführung und messbaren Mehrwert sicherzustellen.

Was Sie benötigen, um erfolgreich zu sein:

• Erfahrung: Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung, einschließlich 2–3 Jahre in der Prozessautomatisierung, Systemintegration oder einer vergleichbaren technischen Rolle in einem schnell wachsenden Startup oder Scale-up. Erfahrung im Kundenservice oder in CX-Operationen ist von Vorteil.
• Ausbildung & Sprache: Ein Abschluss in Wirtschaftsinformatik, Informatik, Naturwissenschaften oder Betriebswirtschaft mit technischem Fokus (oder gleichwertige Erfahrung) und fließend in Englisch.
• KI & aufkommende Technologien: Bleiben Sie nah an den neuesten Entwicklungen in der KI und haben Sie praktische Erfahrung in der Implementierung von KI-unterstützten Workflows, LLMs oder autonomen Lösungen – idealerweise einschließlich kundenorientierter Anwendungen, nicht nur interner Tools.
• Automatisierungs- & Low-Code-Expertise: Praktische Erfahrung mit Automatisierungs- und Low-Code-Tools (z.B. Make.com, n8n, Zapier) und ein solides Verständnis von APIs, JSON, Datenintegration und wie Systeme miteinander kommunizieren.
• Technische Kompetenz: Skript- und Programmierkenntnisse in JavaScript oder Python, die das eigenständige Schreiben von Code für Prozessschritte, Datenumwandlungen und Validierungen ermöglichen.
• Geschäfts- & Prozessverständnis: Tiefes Verständnis von Geschäftsprozessen und wirtschaftlichen Zusammenhängen, wobei erkannt wird, dass genaue Daten und zuverlässige Prozesse die Grundlage für Skalierung sind.
• Mindset für kontinuierliche Verbesserung: Unerschütterlicher Antrieb, ineffiziente und manuelle Prozesse zu identifizieren und zu beseitigen, immer auf der Suche nach Möglichkeiten zur Optimierung von Arbeitsabläufen und zur Reduzierung von Reibungen.
• Strukturiert & selbstständig: Arbeiten Sie strukturiert, dokumentationsorientiert und selbstständig, um sicherzustellen, dass Wissen nachhaltig im Team verankert ist und Systeme effektiv mit der Organisation skalieren.

Warum Personio? Personio ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, eine integrative Kultur aufzubauen, in der sich jeder willkommen und unterstützt fühlt. Wir schätzen Einzigartigkeit und verstehen, dass unsere vielfältige, werteorientierte Kultur uns stärker macht. Wir legen Wert auf persönliche Zusammenarbeit und bieten gleichzeitig Flexibilität. Die Rolle ist bürobasiert, wobei 3 Tage pro Woche in Ihrem vertraglich festgelegten Bürostandort erforderlich sind; die verbleibenden Tage können von zu Hause oder im Büro gearbeitet werden, wenn Sie dies bevorzugen. Sie haben auch 20 Flex-Tage pro Jahr, um remote von anderen Standorten zu arbeiten. Rund um unsere Menschen, Kultur und Mission finden Sie einige Vorteile, die Personio zu einem großartigen Arbeitsplatz machen: Wettbewerbsfähiges Vergütungspaket – jährlich neu bewertet – das Gehalt, Leistungen und Pre-IPO-Equity umfasst. 28 Tage bezahlter Urlaub, plus einen zusätzlichen Tag nach 2 und 4 Jahren. 1 voll bezahlter Impact Day, um einen Einfluss auf die Umwelt und die Gesellschaft zu haben. Großzügige Familienurlaubsregelungen, Unterstützung für Kinder, psychische Gesundheitsunterstützung und Sabbatical-Möglichkeiten. Zusammenkünfte zu Mahlzeiten, kulturellen Initiativen und Veranstaltungen wie lokalen Sommerveranstaltungen und Jahresabschlussfeiern; gesunde Snacks, Getränke und ein wöchentliches Catering-Mittagessen sind ebenfalls verfügbar.