Customer Automation Specialist (d/f/m)

Personios intelligente HR-Plattform hilft kleinen und mittelständischen Organisationen, die Kraft der Menschen zu entfalten, indem komplizierte, zeitaufwendige Aufgaben einfach und effizient gestaltet werden. Unser Team von 1.500 Personios entwickelt benutzerfreundliche Produkte, die unsere über 15.000 Kunden und deren 1,5 Millionen Mitarbeiter begeistern.

Unser Customer Experience-Team gedeiht durch Zusammenarbeit und arbeitet eng mit Teams bei Personio zusammen, um sicherzustellen, dass die Stimmen der Kunden im Mittelpunkt unseres Handelns stehen. Wir setzen uns dafür ein, unsere Kunden zu verstehen und für sie einzutreten, indem wir datengestützte Erkenntnisse nutzen, um unsere Strategien zur Kundenerfahrung zu gestalten und Einfluss darauf zu nehmen, was wir entwickeln.

In dieser Rolle treiben Sie die betriebliche Exzellenz in unseren kundenunterstützenden Funktionen – Professional Services, Support und Payroll Operations – voran und konzentrieren sich darauf, den Aufwand für die Kunden direkt zu reduzieren oder zu beseitigen. Sie nutzen Skalierbarkeitstools und Automatisierungsexpertise, um Prozessverbesserungen zu entwerfen und umzusetzen, die effizientere Arbeitsabläufe schaffen und die Kundenerfahrung verbessern. Dies ist eine praktische Builder-Rolle an der Schnittstelle von KI, Automatisierung und Kundenerfahrung.

Diese Rolle erfordert 3 Tage pro Woche im Büro und ist in München, Berlin oder Dublin angesiedelt.

Was Sie tun werden:

• Prozessoptimierung & Automatisierung: Analysieren Sie die Arbeitsabläufe im Kundenservice, um Ineffizienzen zu identifizieren und administrative sowie betriebliche Prozesse zu automatisieren, um den manuellen Aufwand zu reduzieren und die Prozessqualität zu erhöhen.
• Kundenorientierte Automatisierung: Arbeiten Sie direkt mit Produkt- und Kundenreise-Teams zusammen, um Automatisierungen zu entwerfen und zu erstellen, die echte Arbeit für Kunden leisten – Datenimporte, Massenkonfigurationsänderungen, Dateiverarbeitung – damit sie den Support nicht kontaktieren müssen.
• Skalierbarkeit & Zuverlässigkeit: Bauen, pflegen und verbessern Sie kontinuierlich Automatisierungslösungen, damit sie zuverlässig im großen Maßstab laufen und konsistente Ergebnisse liefern.
• Datengetriebenes Troubleshooting & Verbesserung: Untersuchen Sie Automatisierungsprobleme, analysieren Sie wiederkehrende Muster und arbeiten Sie mit CX-Teams zusammen, um Prozesse zu verbessern und Wiederholungen zu verhindern.
• Proaktive & selbstheilende Systeme: Entwickeln Sie erkenntnisgestützte Automatisierungen, die Reibungsspitzen erkennen und automatisch Reaktionen auslösen – damit CX von reaktiv zu proaktiv wechselt.
• Zukunftsorientiertes Design & Governance: Führen Sie Gap-Analysen durch, priorisieren Sie Chancen und entwerfen Sie „To-Be“-Arbeitsabläufe, einschließlich klarer Lösungsarchitekturen, die den Betrieb zukunftssicher machen und die Anforderungsqualität verbessern.
• Adoption, Enablement & bereichsübergreifende Lieferung: Fördern Sie die Abstimmung der Stakeholder, erleichtern Sie UAT und Feedbackschleifen, erstellen Sie Dokumentationen und Schulungen und leiten Sie bereichsübergreifende Initiativen, um eine rechtzeitige Einführung und messbaren Mehrwert sicherzustellen.

Was Sie benötigen, um erfolgreich zu sein:

• Berufserfahrung: Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung, darunter 2-3 Jahre in der Prozessautomatisierung, Systemintegration oder einer vergleichbaren technischen Rolle in einem schnell wachsenden Startup oder Scale-up. Erfahrung im Kundenservice oder in CX-Operationen ist von Vorteil.
• Ausbildung & Sprache: Abschluss in Wirtschaftsinformatik, Informatik, Naturwissenschaften oder Betriebswirtschaft mit technischem Fokus (oder gleichwertige Erfahrung) und fließende Englischkenntnisse.
• Automatisierungs- & Low-Code-Expertise: Praktische Erfahrung mit Automatisierungs- und Low-Code-Tools (z.B. Make.com, n8n, Zapier) und ein solides Verständnis von APIs, JSON, Datenintegration und wie Systeme miteinander kommunizieren.
• Technische Kompetenz: Skript- und Programmierkenntnisse in JavaScript oder Python, die es Ihnen ermöglichen, unabhängig Code für Prozessschritte, Datenumwandlungen und Validierungen zu schreiben.
• KI & aufkommende Technologien: Nah an den neuesten KI-Entwicklungen und praktische Erfahrung in der Implementierung von KI-unterstützten Arbeitsabläufen, LLMs oder autonomen Lösungen – idealerweise einschließlich kundenorientierter Anwendungen.
• Geschäfts- & Prozessverständnis: Tiefes Verständnis von Geschäftsprozessen und wirtschaftlichen Zusammenhängen, wobei erkannt wird, dass genaue Daten und zuverlässige Prozesse die Grundlage für Skalierung sind.
• Mindset für kontinuierliche Verbesserung: Unerschütterlicher Antrieb, ineffiziente und manuelle Prozesse zu identifizieren und zu beseitigen, immer auf der Suche nach Möglichkeiten zur Optimierung von Arbeitsabläufen und zur Reduzierung von Reibungen.
• Strukturiert & selbstständig: Arbeiten Sie strukturiert, dokumentationsorientiert und selbstständig, um sicherzustellen, dass Wissen nachhaltig im Team verankert ist und Systeme effektiv mit der Organisation skalieren.

Warum Personio?

Personio ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, eine integrative Kultur aufzubauen, in der sich jeder willkommen und unterstützt fühlt. Wir schätzen Einzigartigkeit und verstehen, dass unsere vielfältige, werteorientierte Kultur uns stärker macht. Wir sind stolz darauf, ein inklusives Arbeitsumfeld zu haben, das Ihre Entwicklung unabhängig von Geschlecht, Familienstand, sexueller Orientierung, Religion, Alter, Behinderung, Bildungsgrad oder Rasse fördert.

Bei Personio schätzen wir die persönliche Zusammenarbeit und bieten gleichzeitig Flexibilität. Diese Rolle ist bürobasiert, wobei 3 Tage pro Woche in Ihrem vertraglich festgelegten Büro erforderlich sind. Die verbleibenden Tage können von zu Hause oder im Büro gearbeitet werden, wenn Sie dies bevorzugen. Darüber hinaus haben Sie 20 Flex-Tage pro Jahr, um remote von anderen Standorten zu arbeiten.

Vorteile:

• Wettbewerbsfähiges Vergütungspaket, das jährlich neu bewertet wird und Gehalt, Leistungen und Pre-IPO-Equity umfasst.
• 28 Tage bezahlter Urlaub, plus einen zusätzlichen Tag nach 2 und 4 Jahren.
• Ein vollständig bezahlter Impact Day.
• Großzügige Familienzeit, Unterstützung für Kinder, psychische Gesundheitsunterstützung und Sabbatical-Möglichkeiten.
• Regelmäßige Mahlzeiten, kulturelle Initiativen und Veranstaltungen wie lokale Sommerveranstaltungen und Jahresabschlussfeiern. Gesunde Snacks, Getränke und ein wöchentliches Catering-Mittagessen sind ebenfalls verfügbar.