Operations Analyst - Data Focus (d/f/m)

Personios intelligente HR-Plattform hilft kleinen und mittelständischen Organisationen, die Kraft der Menschen zu entfalten, indem komplizierte, zeitaufwändige Aufgaben einfach und effizient gestaltet werden. Unser Team von 1.500 Personios entwickelt benutzerfreundliche Produkte, die unsere über 15.000 Kunden und deren 1,5 Millionen Mitarbeiter begeistern.

Diese Rolle erfordert 3 Tage pro Woche im Büro und ist in Berlin, Dublin oder München angesiedelt.

Executive Summary

Der Operations Analyst innerhalb des Central Operations-Teams in CX Operations ist verantwortlich für die Bereitstellung strategischer und operativer Unterstützung für alle funktionalen Bereiche innerhalb unserer Customer Experience (CX)-Abteilung, einschließlich Support, Professional Services und Payroll Operations. Als Operations Analyst arbeiten Sie mit CX Business Partnern, der CX-Leitung und dem CX Business Lead zusammen, um datengestützte Erkenntnisse zu liefern, strategische Projekte zu verwalten und Verbesserungen an kritischen Geschäftsabläufen voranzutreiben. Sie werden ein Fachexperte für Ihr Spezialgebiet (Daten) sein und mit funktionsübergreifenden Teams zusammenarbeiten, um Geschäftsanforderungen in skalierbare Lösungen zu übersetzen.

Rollenziele

• Implementierung und Verwaltung von Intake-Prozessen für funktionsübergreifende Abteilungen
• Identifizierung und Dokumentation von Anforderungen für Datenprodukte
• Implementierung von Datenprodukten in Zusammenarbeit mit Partnerteams
• Identifizierung und Bereitstellung von Prozessverbesserungen
• Entwicklung, Genehmigung und Skalierung der Erstellung technischer, daten- und geschäftsbezogener Anforderungen für großangelegte Initiativen und ad-hoc CX-Bedürfnisse
• Zusammenarbeit mit Führungskräften, um realistische Ziele festzulegen, genaue Prognosen zu erstellen und Verantwortungsrahmen zu etablieren
• Skalierung des Datenzugriffs und der Datenkompetenz in der CX
• Verwaltung von Stakeholdern für CX (mit Daten, Systemen, PTECH, COO Office)
• Zusammenarbeit mit dem CX Business Lead bei regelmäßigen Geschäftsrhythmen und einmaligen Untersuchungen/Vertiefungen

Profil des Kandidaten

• (Muss haben) Universitätsabschluss oder relevante Berufserfahrung
• (Muss haben) Fließend in schriftlichem und gesprochenem Englisch und idealerweise Deutsch oder einer anderen europäischen Sprache
• (Muss haben) Fähigkeit, in einem kleinen, dynamischen, schnell wachsenden Team selbstständig zu arbeiten, mit einer positiven Einstellung und der Fähigkeit, Verantwortung zu übernehmen
• (Muss haben) Leidenschaft und nachgewiesene Erfahrung in der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen, Effizienz, Wert und Qualität
• (Muss haben) Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten; starke Kommunikationsfähigkeiten sowohl mündlich als auch schriftlich
• (Muss haben) Fähigkeit, mehrere Aufgaben effizient zu priorisieren und zu verwalten
• (Muss haben) Kritisches Denken, Konfliktlösung und Problemlösungsfähigkeiten
• (Muss haben) Fortgeschrittene Datenanalysefähigkeiten (SQL + BI-Tools) und die Fähigkeit, Erkenntnisse in stakeholderfreundliche Narrative zu synthetisieren; Erfahrung mit KI-Prompting ist von Vorteil.
• (Wünschenswert) Nachgewiesene Erfahrung in der Geschäftsplanung, Prognose und Zielsetzung (z.B. FP&A, BizOps, Strategie & Ops, Revenue Ops oder Performance Management-Rollen)
• (Wünschenswert) Starke finanzielle und metrische Kompetenz: Fähigkeit, Strategie in messbare KPIs/OKRs zu übersetzen und klare Metrikdefinitionen, Treiber und Leitplanken zu definieren.

Erwartungen an die Position

• Daten aus BI-Tools / CRM konsumieren und übersetzen - Tableau, Salesforce, HubSpot usw.
• Lieferung von Metrikprognosen, Finanz-/Kostenmodellen, ROI-Analysen, Kapazitätsmanagement usw.
• Erstellung von erkenntnisgetriebenen Präsentationen mit einfachen Visualisierungen, die Entscheidungen vorantreiben
• Funktionsübergreifende Zusammenarbeit mit zahlreichen Abteilungen und anderen Operationsteams - Vertrieb, Marketing, Systeme, Daten, Programmmanagement zur Umsetzung wichtiger Initiativen
• Regelmäßige Präsentation vor leitenden Stakeholdern und Verdichtung komplexer Themen in einfache Narrative, die Entscheidungen vorantreiben
• Erstellung von Geschäftsfällen mit Daten zur Priorisierung von Geschäftsinvestitionen
• Einrichtung und Durchführung von Projektplänen zur Koordination mehrerer Stakeholder und Lieferungen für kritische Abteilungsprojekte
• Beitrag zu CX-weiten Initiativen - Präsentation von Updates, Leitung von Untergruppen, Hervorhebung von Risiken/Erfolgen
• Lieferung von ad-hoc, wiederkehrenden Analysen/Leistungsberichten
• Leitung von Zielsetzungen, Planung und Prognoseübungen in den CX-Teams

Erfolgsmessung

• Beitrag zu operativen Effizienzmetriken - Umsatz pro Mitarbeiter, aktive Produktivitäts-/Effizienzgewinne, Zeitersparnis durch neue Prozesse/Automatisierung usw.
• Pünktliche Lieferung wichtiger Projekte
• Stakeholder-Zufriedenheitsmetriken
• Kosteneinsparungen durch Prozessverbesserungen: misst die finanziellen und zeitlichen Auswirkungen implementierter Verbesserungen
• Daten-Self-Service-Effizienz in den Geschäftsteams

Warum Personio

Personio ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und sich verpflichtet hat, eine integrative Kultur aufzubauen, in der sich jeder willkommen und unterstützt fühlt. Wir schätzen Einzigartigkeit und verstehen, dass unsere vielfältige, werteorientierte Kultur uns stärker macht. Wir sind stolz darauf, ein inklusives Arbeitsumfeld zu haben, das Ihre Entwicklung unabhängig von Geschlecht, Familienstand, sexueller Orientierung, Religion, Alter, Behinderung, Bildungsgrad oder Rasse fördert.

Bei Personio schätzen wir die persönliche Zusammenarbeit und bieten gleichzeitig Flexibilität. Diese Rolle ist bürobasiert, wobei 3 Tage pro Woche in Ihrem vertraglich vereinbarten Büro erforderlich sind. Die verbleibenden Tage können von zu Hause oder im Büro gearbeitet werden, wenn Sie dies bevorzugen. Darüber hinaus haben Sie 20 Flex-Tage pro Jahr, um remote von anderen Standorten zu arbeiten.

Erhalten Sie ein wettbewerbsfähiges Vergütungspaket – jährlich neu bewertet – das Gehalt, Leistungen und Pre-IPO-Aktien umfasst. Genießen Sie 28 Tage bezahlten Urlaub, plus einen zusätzlichen Tag nach 2 und 4 Jahren. Machen Sie einen Unterschied für die Umwelt und die Gesellschaft mit 1 Impact Day pro Jahr. Erhalten Sie großzügige Familienurlaubs-, Kinderbetreuungs-, psychische Gesundheits- und Sabbatical-Möglichkeiten. Wir genießen es, uns zu gemeinsamen Mahlzeiten, kulturellen Initiativen und Veranstaltungen wie lokalen Sommerveranstaltungen und Jahresabschlussfeiern zu versammeln. Es gibt auch gesunde Snacks, Getränke und ein wöchentliches Catering-Mittagessen.