Executive Assistant - Founder´s Office (m/w/d)

Einleitung

Du suchst eine Schlüsselrolle an der Schnittstelle von strategischer Unternehmensführung und operativer Exzellenz? Als PE-backed Mobility-Scale-up auf dem Kurs zum dreistelligen Millionen-Umsatz suchen wir genau das: ein operatives Rückgrat für unser Founder´s Office, das unser starkes Wachstum mitgestaltet. In diesem hochagilen Umfeld setzen wir auf eine Kultur, die von ambitionierter Leistung, kontinuierlicher Reflexion und einem starken Miteinander geprägt ist.

In dieser Position bist Du der vertrauenswürdige Sparringspartner für unseren CEO und der zentrale Anker für das gesamte C-Level (COO, CCO, CTO). Du orchestrierst die Governance, Termine und Kommunikation eines vierköpfigen Leadership Teams mit Präzision und Diskretion. Dabei hälst Du dem CEO proaktiv den Rücken frei, agierst als diplomatisches Bindeglied zu Investoren sowie Abteilungen und optimierst bestehende Prozesse mit klarem Blick für das Wesentliche.

Du bringst fundierte Erfahrung als Executive Assistant auf C-Level- oder Board-Ebene mit - idealerweise aus einem Scale-up oder einer Managementberatung. Du kombinierst ein hohes Qualitätsbewusstsein mit der Agilität, die unser Wachstum erfordert. Leistung treibt Dich an, Reflexion lässt Dich wachsen. Wenn Du auch in Peak-Phasen unaufgeregt, strukturiert und absolut vertraulich agierst, passen wir perfekt zusammen.

Was ist Deine Aufgabe?

• CEO & Founder´s Office Support
  • Executive Calendar & Time Architecture: Du designst und managst den Kalender des CEO als strategisches Asset und koordinierst agil die Prioritäten-Schnittstellen zu COO, CCO und CTO.
  • Communications & Stakeholder Management: Als Botschafter des CEO-Offices verantwortest Du die Triage und das Drafting von Korrespondenz (Board, Investoren, M&A) und lieferst präzise Vorab-Briefings für Meetings.
  • Flawless Logistics: End-to-End-Orchestrierung internationaler Reisen.
• PE, Board & Governance
  • Corporate Governance & Investor Relations: Du steuerst die Logistik aller Board-Operations (Board Packs, Minutes, Governance-Kalender, KYC Prozesse) und führst souverän die administrativen Schnittstellen zu PE-Investoren, Co-Investoren und Advisors.
  • Deal Operations: Du orchestrierst komplexe Fundraising- und M&A-Prozesse über Zeitzonen hinweg - vom virtuellen Datenraum-Management (VDR, NDAs) bis zur Koordination von Due-Dilligence- und Management-Sessions- und agierst als proaktiver Risiko-Radar.
• Meeting, Event & Offsite Coordination
  • Leadership Offsites, All-Hands & Investor Days: End-to-End-Orchestrierung strategischer Formate (Offsites, Investor Days, All-Hands) inklusive Content- und Logistiksteuerung sowie die lückenlose Vorbereitung interner und externer Partner-Summits und Keynotes.
• Team, Culture & Org Scaling Support
  • Senior Hiring & Onboarding: Du bist verantwortlich für die Logistik und nahtlose operative Integration von Leadership-Schlüsselpositionen.
  • Culture & Internal Communications: Du steuerst unsere geschäftskritischen Formate (Town Halls, All-Hands, Focus Weeklies) als profilierter Culture Ambassador.
• Administrative & Governance Backbone
  • Confidentiality & Corporate Governance: Kompromisslose Verwaltung sensibler Dokumente (NDAs, Equity, HR) und Steuerung externer Legal- & Compliance-Schnittstellen (Notare, Behörden).
  • Executive Operations & Optimization: Effizientes Finanz- und Spesenmanagement für die C-Suite sowie die kontinuierliche, proaktive Optimierung von Executive-Workflows.

Deine Fähigkeiten:

Du bringst entweder 3-8 Jahre C-Level-Erfahrung als PA/EA aus dem High-Growth-, PE-, IB- oder Consulting-Umfeld mit oder glänzt als Top-Absolvent:in einer Top-Universität (z.B. Rechts- oder Wirtschaftswissenschaften) mit herausragenden Noten und erster Erfahrung bei einer Top-Beratung oder einem Scale-up. Ein vergleichbarer Hintergrund mit einem klaren, starken Track Record ist ebenso willkommen.

Direkte Berührungspunkte mit Investor Relations, Board-Prozessen oder Deal-Transaktionen. Exzellentes Kalender- und Travel-Management; Souveränität in komplexen Multi-Stakeholder-Setups. Verständnis für M&A-Prozesse, Data-Room-Management und Deal-Logistik - oder eine sehr steile Lernkurve dafür. Sicherer Umgang mit Spesen, Rechnungsfreigabe, Cost-Center-Themen und Finance-Schnittstellen. Expertise mit Verträgen, NDAs, Board Resolutions sowie regulatorischer und notarieller Korrespondenz. Verhandlungssicheres Deutsch und Englisch in Wort und Schrift. Advanced Tool-Skills: Claude, Google Workspace oder Microsoft 365, DocuSign, Notion, Slack, Asana; fundierte KI-Affinität; Data-Room-Tools sind ein Plus. Ausgeprägte Lernmotivation, Hands-on-Mentalität und Ownership-Mindest runden dein Profil ab.

Work Setup:

40 Stunden pro Woche (Vertrauensbasis)

Arbeitsort: Office-zentriert in München - für die enge CEO-Nähe brauchen wir Dich regelmäßig vor Ort, mit flexiblen Anteilen im Homeoffice

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Scope: 4-köpfiges Founder´s Office (CEO, COO, CCO, CTO)

Welche Vorteile bietet mir Peter Park?

• Flexibles Arbeiten auf Vertrauensbasis: Wir lieben es, gemeinsam mit dem Team in unserem tollen Office mit Panoramablick auf die Alpen und München in der neuen Balan zu arbeiten.
• Ein schnell wachsendes Unternehmen mit Start-up Flair: kurze Kommunikations- und Entscheidungswege, Duz-Kultur vom Praktikanten bis zum CEO, offene Türen, hochmotivierte und hilfsbereite Kolleg:innen. Wir lernen jeden Tag voneinander, wachsen als Team zusammen und streben ambitionierte Ziele an.
• Spannendes Umfeld: eigenverantwortliches Arbeiten mit Verantwortung sowie Feedback-Kultur, schnelle Lernkurve, persönliche Entwicklungsmöglichkeiten, großer Spielraum.
• Benefits: 29 Urlaubstage, regelmäßige Team-Events, hochwertige IT-Ausrüstung, betriebliche Altersvorsorge, EGYM Wellpass Mitgliedschaft, einmal pro Woche kostenloser Team-Lunch.

Haben wir Dein Interesse geweckt und Du würdest gerne Teil unseres Teams werden? Dann sende uns gerne Deine Bewerbung an recruiting@peter-park.de. Wir freuen uns, von Dir zu hören!

Über uns

Peter Park hilft seinen Kund:innen dabei, die Gestaltung von Parkräumen einfach und digital abzubilden. Wir ersetzen Schranken, Papiertickets und Parkscheiben durch barrierefreies Parken mit mobilen Bezahlmöglichkeiten. Peter Park revolutioniert die täglichen Parkerfahrungen mit neuen digitalen Technologien und erleichtert dadurch den Alltag von jedem Autofahrer. Darüber hinaus optimieren wir die Nutzung von innerstädtischen Strukturen und räumen auf mit Autos am Straßenrand – für einen lebenswerten und nachhaltigen Lebensraum. Im engen Austausch mit unserem B2B Kundenstamm und Unternehmenspartnern stellen wir uns der Herausforderung, unsere SaaS Lösung ständig zu verbessern und zu erweitern.