Secretary / Administrative Assistant

Vertragsart: Unbefristet (Vollzeit)

Standort: Luxemburg

Erforderliche Erfahrung: 5+ Jahre in administrativen Rollen

Sprachen: Deutsch · Französisch · Englisch · Luxemburgisch (grundlegend)

Bericht an: Geschäftsinhaber

Über die Rolle

Wir suchen einen proaktiven und organisierten Sekretär / Verwaltungsassistenten, der unser Einzelhandelsgeschäft verstärkt. Diese Schlüsselrolle innerhalb unserer Organisation bietet wesentliche administrative Unterstützung sowohl für den Geschäftsinhaber als auch für das breitere Team. Der ideale Kandidat ist ein Selbststarter, der in einem dynamischen Umfeld gedeiht, mit Zuversicht kommuniziert und stolz darauf ist, die Abläufe reibungslos zu gestalten.

Hauptverantwortlichkeiten

• Administration & Büromanagement
• Überwachung der täglichen Büroabläufe, um reibungslose und effiziente Arbeitsabläufe sicherzustellen
• Vorbereitung und Verwaltung von Angeboten, Rechnungen und Lieferdokumenten
• Bearbeitung und Nachverfolgung von Lieferanten- und Kundenbestellungen
• Pflege organisierter Ablagesysteme (physisch und digital)
• Kundenbeziehungen & Kommunikation
• Als primärer Ansprechpartner für Kunden per E-Mail und Telefon fungieren
• Sicherstellung einer zeitgerechten, professionellen und höflichen Kommunikation über alle Kanäle
• Bearbeitung und Lösung von Kundenanfragen, bei Bedarf Eskalation
• Team- & Eigentünerunterstützung
• Tägliche administrative Unterstützung für Mitarbeiter und den Geschäftsinhaber bereitstellen
• Berichte, To-Do-Listen und Briefing-Dokumente für den Eigentümer nach Bedarf vorbereiten
• Unterstützung bei der Planung und Koordination von Mitarbeiterurlauben und freien Tagen
• Interne Koordination unterstützen, um sicherzustellen, dass das Team kohärent arbeitet

Ihr Profil

• Qualifikationen & Erfahrung
• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen oder sekretariellen Rolle
• Nachweisbare Erfolge im Büromanagement, Kundenbeziehungen oder exekutiver Assistenz
• Erfahrung im Einzelhandel ist von Vorteil
• Technische Fähigkeiten
• Beherrschung der Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
• Vertrautheit mit CRM-Plattformen und Kundenmanagement-Tools
• Erfahrung mit Rechnungs- und Buchhaltungssoftware
• Komfortable Nutzung von Kommunikations- und Kollaborationstools (z.B. Teams, Slack oder ähnliche)
• Soziale Fähigkeiten
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen
• Exzellente schriftliche und mündliche Kommunikation
• Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch im Team zu arbeiten
• Diskretion, Zuverlässigkeit und eine proaktive, lösungsorientierte Einstellung
• Sprachen
• Vollständige berufliche Sprachkenntnisse in Deutsch, Französisch und Englisch (gesprochen und geschrieben)
• Grundkenntnisse in Luxemburgisch sind erforderlich

Was wir bieten

• Eine stabile, langfristige Position in einem etablierten Einzelhandelsunternehmen
• Ein kollaboratives und unterstützendes Arbeitsumfeld
• Direkte Zusammenarbeit mit dem Geschäftsinhaber und bedeutende Verantwortung
• Wettbewerbsfähiges Vergütungspaket basierend auf Erfahrung
• Koordinierte Urlaubs- und Freiplanung für eine gesunde Work-Life-Balance

Wie man sich bewirbt

Interessierte Kandidaten sind eingeladen, ihren Lebenslauf zusammen mit einem Anschreiben an die angegebenen Kontaktdaten zu senden. Wir freuen uns darauf, Ihre Bewerbung zu erhalten und Sie kennenzulernen.