Kaufmännische Sachbearbeitung - Bildungsberatung (m/w/d)

Über uns

Petschwork Consulting ist ein Münchner Beratungsunternehmen für die moderne Arbeitswelt. Seit 2008 begleiten wir Menschen und Unternehmen in beruflichen Übergängen und Entwicklungsprozessen — in Beratung, Coaching und Weiterbildung. Unsere Haltung Good Work prägt die Art, wie wir arbeiten: maßgeschneidert, fundiert, nahe an den Menschen. Wir sind AZAV- und ISO 9001-zertifiziert durch Certqua.

Aufgaben

• Sie verantworten die operative Sachbearbeitung in unserem Tagesgeschäft — von Eingangsanfragen über die Antragsdokumente bis zur sauberen Akte. Schwerpunkt ist die AVGS-Abwicklung. Hinzu kommen Anfragen und Aufträge unserer Selbstzahler:innen und Firmenkunden sowie gelegentliche Mitarbeit bei einzelnen Projekten und Konzepten.
• AVGS-Abwicklung. Sie prüfen eingehende Gutscheine, beantragen Maßnahmennummern, erstellen Antragsschreiben und Angebote und kommunizieren mit Agenturen für Arbeit und Jobcentern.
• Privat- und Firmenkunden. Sie erstellen Angebote, pflegen Verträge und stellen Rechnungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung.
• Kund:innenbetreuung. Sie sind die erste Stimme am Telefon und die erste Hand am Empfang — freundlich, präsent, mitdenkend. Sie übernehmen die Terminkoordination mit Kund:innen und Berater:innen.
• CRM- und Datenpflege. Sie pflegen unsere internen Verwaltungssysteme und sorgen dafür, dass Akten vollständig und nachvollziehbar sind.
• Vertragsverwaltung. Sie verwalten Verträge mit Versicherungen, Zulieferern und Kooperationspartnern — operative Pflege, nicht Verhandlung.
• Berichtswesen und Qualitätssicherung. Sie unterstützen die Qualitätsmanagement-Beauftragte bei der AZAV-relevanten Dokumentation, erstellen Teilnahmebescheinigungen und arbeiten an unseren regelmäßigen Berichtsvorlagen mit.

Profil

Was Sie mitbringen

• Bildungsträger-Erfahrung. Sie haben in der Verwaltung einer Bildungsinstitution, eines Bildungsträgers oder einer vergleichbaren Organisation gearbeitet und kennen die Abläufe rund um AVGS, Maßnahmennummern und die Kommunikation mit Agenturen aus eigener Praxis. Wenn Sie Erfahrung mit AZAV-Anforderungen mitbringen, ist das ein deutliches Plus.
• Kaufmännische Ausbildung. Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder bringen eine vergleichbare Qualifikation mit.
• Strukturierte Arbeitsweise mit Blick fürs Ganze. Sie arbeiten gründlich und zuverlässig. Sie behalten in einem Tagesgeschäft mit vielen kleinen parallelen Vorgängen den Überblick, ohne sich darin zu verlieren.
• Freundlichkeit als Haltung, nicht als Floskel. Sie gehen offen auf Menschen zu — auf Kund:innen, die in unsicheren beruflichen Situationen zu uns kommen, ebenso wie auf Sachbearbeiter:innen der Agenturen. Sie nehmen Anliegen ernst und kommunizieren klar.
• Digitale Sicherheit. Sie arbeiten routiniert mit MS Office und sind bereit, sich in unsere internen Systeme einzuarbeiten.
• Deutsch verhandlungssicher. Weitere Sprachen sind willkommen, aber nicht erforderlich.

Wir bieten

• Eine unbefristete Stelle in Vollzeit an einem etablierten Münchner Standort.
• Modernes Arbeitsumfeld. Ästhetisches Büro in der Pettenkoferstraße, moderne technische Ausstattung, kurze Wege im Team.
• Benefits. 28 Tage Urlaub, EGYM Wellpass, betriebliche Altersvorsorge, regelmäßige Weiterbildungen.
• Direkte Berichterstattung an die Geschäftsführung mit kurzen Entscheidungswegen.