Executive Assistant (f/m/d) 100%

PHENOGY AG ist ein führender Innovator von Batterien und Energiespeichertechnologien für die grüne Elektrifizierung des Planeten. Unser Team arbeitet an zukunftssicheren und nachhaltigen Batteriesystemen, die leistungsstark, sicher und robust sind – mit Kreislaufwirtschaft als zentralem Prinzip. PHENOGY ist ein umwelt- und sozialbewusstes Unternehmen, das sich für den Wohlstand der Menschen und unseres Planeten einsetzt und nachhaltiges Wachstum fördert.

PHENOGY sucht neugierige, unternehmerisch denkende Energie-Pioniere, die helfen, unsere Vision, Systeme und unser Wachstum zu gestalten. Wenn Sie von unserer Mission, unseren Werten und unserem Antrieb inspiriert sind, wie wir die Zukunft der Energieversorgung verändern, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Standort: Bremen, Deutschland; 100% Büro-basiert

Arbeitszeit: Regelmäßig 8:00 - 17:00 Uhr, mit einem halben Tag am Freitag

Globale Kommunikation: Internationale Nachrichten können außerhalb der normalen Arbeitszeiten eintreffen; routinemäßige Antworten werden während der Arbeitszeit bearbeitet, es sei denn, es wurde etwas anderes vereinbart.

Gehalt: Gehaltsspanne: 52.000–60.000 € brutto jährlich, abhängig von Qualifikationen und Erfahrung.

Reisen: Keine regelmäßigen Reisen; gelegentliche Teamevents.

Berichtet an: Geschäftsführer, PHENOGY Europe GmbH / International Business Development Manager

Rollenübersicht: PHENOGY sucht einen erfahrenen, hochorganisierten Fachmann zur Unterstützung des Geschäftsführers und zur Stärkung der Koordination im Unternehmen. Diese Rolle verwandelt exekutive Aktivitäten in klare Kommunikation, zuverlässige Nachverfolgung und praktischen Wert für das breitere Team.

Hauptverantwortlichkeiten:

• Verwaltung des Kalenders des Geschäftsführers über mehrere Zeitzonen hinweg, einschließlich Anrufen, Besprechungen, Konferenzen und Keynote-Engagements; Konflikte vermeiden und sicherstellen, dass der Geschäftsführer vollständig vorbereitet ist.
• Nachverfolgung von Anrufen, E-Mails, Verpflichtungen, Fristen und Nachverfolgungen; Prioritäten mit dem Geschäftsführer besprechen, rechtzeitige Erinnerungen geben und Aufgaben bis zur Fertigstellung vorantreiben.
• Entwurf und Koordination professioneller E-Mail-Korrespondenz und direkte Antworten an interne und externe Stakeholder innerhalb vereinbarter Parameter.
• Notizen aus wichtigen Besprechungen erfassen und in klare Memos, Entscheidungen, Aktionspunkte und Updates umwandeln, damit die Arbeit des Geschäftsführers Wert für die breitere Organisation schafft.
• Aufrechterhaltung eines effektiven Informationsflusses zwischen dem Geschäftsführer und den Teams von PHENOGY.
• Vertrauenswürdiger Ansprechpartner, wenn der Geschäftsführer reist oder nicht verfügbar ist; Routineangelegenheiten lösen, Anfragen weiterleiten und Probleme angemessen eskalieren.
• Koordination der Kommunikation mit Führungskräften, Geschäftsführern, Regierungsvertretern, Universitäten, Kollegen und wichtigen internen Partnern.
• Unterstützung formeller administrativer Prozesse, die öffentliche Behörden und Universitäten betreffen.
• Vorbereitung und Formatierung von Präsentationen, Executive Briefings, Besprechungsmaterialien und Pflege genauer Aufzeichnungen in relevanten Büro- und CRM-Systemen.

Erforderliche Qualifikationen:

• Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der Exekutivassistenz, Exekutivkoordination oder vergleichbaren Rollen zur Unterstützung der Unternehmensführung.
• Fließendes Deutsch und gutes Englisch, mit der Fähigkeit, professionelle Korrespondenz und Besprechungszusammenfassungen zu erstellen.
• Erfolgreiche Verwaltung komplexer Kalender und hoher Kommunikationsvolumina.
• Fundierte Kenntnisse der administrativen und rechtlichen Rahmenbedingungen öffentlicher Behörden und Universitäten.
• Starke Kenntnisse von Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint.
• Ausgezeichnetes Urteilsvermögen, Diskretion und diplomatisches Geschick.
• Proaktive, strukturierte und serviceorientierte Herangehensweise.

Bevorzugte Erfahrungen:

• Erfahrung in der Batterietechnologie, Energiespeicherung oder einer anderen technischen Branche.
• Erfahrung in der Unterstützung öffentlicher Förderungen oder Forschungskooperationen.
• Erfahrung in einem Startup oder international verteilten Organisationen.

Wir bieten Ihnen:

• Ein hochkarätiges Umfeld, das es Ihnen ermöglicht, Ihr volles Potenzial zu entwickeln und Verantwortung zu übernehmen.
• Teilnahme an der Entwicklung von PHENOGY und Inspiration der Welt für den Übergang zu nachhaltiger Energie.
• Teil eines umweltbewussten Expertenteams zu werden.
• Flexible Arbeitszeiten sowie Remote- und Vor-Ort-Arbeit in einem modernen, nachhaltigen Büro.
• Verschiedene Veranstaltungen.

Bei PHENOGY legen wir großen Wert auf Vielfalt, Gleichheit und Inklusion. Es macht unser Unternehmen stärker.