Assistenz der Geschäftsführung & Koordination der Geschäftsentwicklung (m/w/d) 70%-100% in Bremen

Standort: Bremen, Deutschland; Tätigkeit vor Ort

Arbeitszeit: In der Regel 8:00–17:00 Uhr; freitags halbtags

Internationale Kommunikation: Internationale Nachrichten können auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten eingehen; sofern nicht anders vereinbart, werden reguläre Anfragen innerhalb der Arbeitszeit bearbeitet.

Vergütung: 52.000–60.000 € brutto pro Jahr, abhängig von Qualifikation und Berufserfahrung.

Reisetätigkeit: Keine regelmäßigen Dienstreisen; lediglich gelegentliche Teamveranstaltungen.

Berichtet an: Geschäftsführer, PHENOGY Europe GmbH / Leitung Internationale Geschäftsentwicklung.

Die Position im Überblick: PHENOGY sucht eine(n) erfahrene(n), äußerst organisierte(n) Persönlichkeit-Mitarbeiter/in, die den Geschäftsführer unterstützt und die bereichsübergreifende Koordination im Unternehmen stärkt. In dieser Position werden die Aktivitäten der Geschäftsführung in klare Kommunikation, zuverlässige Nachverfolgung und konkreten Mehrwert für das gesamte Team übersetzt. Die gesuchte Person steuert einen komplexen internationalen Terminkalender, koordiniert Korrespondenz und Stakeholder-Kommunikation, erstellt Besprechungsnotizen und Memos für die Geschäftsführung und trägt dazu bei, dass Prioritäten, Zusagen und formale Prozesse konsequent vorangetrieben werden. Die Tätigkeit wird vor Ort im Büro ausgeübt und umfasst eine enge Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen, Führungskräften, Ansprechpersonen in Behörden und Hochschulen, Kunden, Partnern sowie weiteren externen Stakeholdern. Gefragt sind fundiertes Urteilsvermögen, Diskretion, sicheres Auftreten und die Fähigkeit, Zusammenhänge zu erfassen – nicht lediglich zugewiesene Aufgaben abzuarbeiten.

Kernaufgaben:

• Steuerung des Terminkalenders des Geschäftsführers über mehrere Zeitzonen hinweg, einschließlich Telefonaten, Besprechungen, Konferenzen und Keynote-Auftritten; Vermeidung von Terminkollisionen und Sicherstellung einer umfassenden Vorbereitung des Geschäftsführers.
• Nachverfolgung von Anrufen, E-Mails, Zusagen, Fristen und Folgemaßnahmen; Abstimmung der Prioritäten mit dem Geschäftsführer, rechtzeitige Erinnerungen und Begleitung der Aufgaben bis zum Abschluss.
• Entwurf und Koordination professioneller E-Mail-Korrespondenz sowie eigenständige Beantwortung von Anfragen interner und externer Stakeholder im vereinbarten Rahmen.
• Dokumentation wichtiger Besprechungen und Überführung der Inhalte in klare Memos, Entscheidungen, Maßnahmen und Statusmeldungen, damit die Arbeit des Geschäftsführers einen Mehrwert für die gesamte Organisation schafft.
• Gewährleistung eines wirksamen Informationsflusses zwischen dem Geschäftsführer und den PHENOGY-Teams; dazu gehört auch, ihn über relevante interne und externe Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten.
• Vertrauensvolle Ansprechperson während Reisen oder Abwesenheiten des Geschäftsführers; Klärung von Routineangelegenheiten, Weiterleitung von Anfragen und angemessene Eskalation-Evaluierung wichtiger Themen.
• Koordination der Kommunikation mit Mitgliedern der Geschäftsleitung, Geschäftsführern, Behördenvertretungen, Hochschulen, Kolleginnen und Kollegen bei PHENOGY sowie wichtigen internen Ansprechpersonen.
• Unterstützung formaler Verwaltungsverfahren bei Behörden und Hochschulen, einschließlich Anträgen für Forschungsprojekte, Zertifizierungen, Ausschreibungen sowie der zugehörigen Unterlagen und Fristen.
• Erstellung und Formatierung von Präsentationen, Briefings für die Geschäftsführung, Besprechungsunterlagen sowie Kunden- und Projektdokumenten; zuverlässige Pflege der Unterlagen in den relevanten Office- und CRM-Systemen.

Erfolgskriterien für die ersten 6–12 Monate:

• Terminkalender, Zusagen und Kommunikation des Geschäftsführers sind organisiert, korrekt und werden zuverlässig nachverfolgt.
• Wichtige Besprechungen und externe Termine werden in aussagekräftige Memos, Entscheidungen und Maßnahmen überführt, sodass das gesamte Team informiert und abgestimmt handeln kann.
• Die gesuchte Person baut vertrauensvolle Arbeitsbeziehungen auf, handelt zunehmend mit sicherem, eigenständigem Urteilsvermögen und erhält positives Feedback vom Geschäftsführer und vom Team.

Erforderliche Qualifikationen:

• Mindestens drei Jahre Berufserfahrung als Assistenz der Geschäftsführung, in der Koordination auf Geschäftsleitungsebene, in der Unterstützung der Geschäftsentwicklung oder in einer vergleichbaren Funktion für das obere Management.
• Deutsch auf muttersprachlichem Niveau oder verhandlungssicher sowie gutes berufsbezogenes Englisch; Fähigkeit, professionelle Korrespondenz, Besprechungszusammenfassungen und Memos für die Geschäftsführung zu erstellen.
• Nachweisliche Erfahrung in der souveränen Steuerung komplexer Terminkalender, konkurrierender Prioritäten, internationaler Zeitzonen sowie eines hohen Kommunikations- und Nachverfolgungsvolumens.
• Praxiskenntnisse der administrativen und rechtlichen Rahmenbedingungen bei Behörden und Hochschulen, einschließlich Forschungsprojektanträgen, Zertifizierungen und Ausschreibungen – oder unmittelbar vergleichbare Erfahrung.
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word und PowerPoint; Fähigkeit, sich sicher in CRM- und weitere interne Systeme einzuarbeiten und diese zuverlässig zu pflegen.
• Hervorragendes Urteilsvermögen, Diskretion, Diplomatie und Situationsbewusstsein in der Kommunikation mit hochrangigen Ansprechpersonen aus Wirtschaft, Verwaltung, Wissenschaft und externen Organisationen.
• Proaktive, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise; Fähigkeit, Informationen zu verknüpfen, Bedarfe vorauszusehen und in einem dynamischen internationalen Umfeld wirksam zu arbeiten.

Wünschenswerte Erfahrungen:

• Erfahrung in Batterietechnologie, Energiespeicherung, BESS, erneuerbaren Energien oder einer anderen technischen Branche.
• Erfahrung in der Begleitung öffentlicher Förderprogramme, Forschungspartnerschaften, Zertifizierungsverfahren oder institutioneller Stakeholder.
• Erfahrung in einem Start-up, Scale-up oder international aufgestellten Unternehmen.