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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere administrative Prozesse und unterstütze Forschungsprojekte an der Universität.
- Arbeitgeber: Die Philipps-Universität ist eine renommierte Bildungseinrichtung mit über 22.000 Studierenden.
- Mitarbeitervorteile: Genieße flexible Arbeitszeiten, kostenlose ÖPNV-Nutzung und ein umfangreiches Sportprogramm.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und entwickle deine Fähigkeiten in einem inspirierenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und sehr gute Englischkenntnisse erforderlich.
- Andere Informationen: Bewerbungsfrist ist der 13.04.2025, Teilzeitstelle mit familienfreundlichen Bedingungen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 30000 - 42000 € pro Jahr.
Die 1527 gegründete Philipps-Universität bietet vielfach ausgezeichnete Lehre für rund 22.000 Studierende und stellt sich mit exzellenter Forschung in der Breite der Wissenschaft den wichtigen Themen unserer Zeit. Am Fachbereich Rechtswissenschaften ist zum 01.08.2025 eine unbefristete Teilzeitstelle (50 % der regelmäßigen Arbeitszeit) als Verwaltungsangestellte*r / Fremdsprachensekretär*in zu besetzen.
Ihre Aufgaben:
- selbstständige und zentrale administrative Organisation der Professur
- selbstständige Koordination und Steuerung administrativer Prozesse der Professur, einschließlich Zeitplanung, Besprechungsorganisation, Dienstreiseplanung und Lehr- und Prüfungsplanung
- eigenverantwortliche Betreuung und Verwaltung von Forschungsprojekten, einschließlich der Organisation wissenschaftlicher Tagungen, der Drittmittelverwaltung sowie der Forschungspräsentation (z. B. Pflege von Webseiten und Erstellung von Berichten zwecks Forschungstranfers)
- selbstständige administrative Organisation des Examensvorbereitungsprogramms des Fachbereichs, einschließlich der Veranstaltungsplanung, der Pflege der ILIAS-Plattform sowie strategischer Maßnahmen zur Studierendenansprache (hochschuldidaktisches Marketing)
- Bearbeitung besonderer Verwaltungsaufgaben, z. B. eigenständige Korrespondenz mit internen und externen Kooperationspartner*innen, Prüfungsverwaltung, Finanz- und Beschaffungsmanagement sowie organisatorische Unterstützung bei universitären Veranstaltungen
Ihr Profil:
- abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Fremdsprachensekretär*in, Bürokauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation
- sehr gute organisatorische Fähigkeiten, selbstständige Arbeitsweise und hohe Eigeninitiative
- Erfahrung im Umgang mit Computer und Internet, Vertrautheit mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie den gängigen Software-Anwendungen der Universität, wie z. B. SAP, CMS, BITE, MARVIN, ILIAS, bzw. die Bereitschaft, sich in diese aktuellen bzw. in neue Verwaltungssysteme einzuarbeiten
- Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit sowie ein sicheres, professionelles Auftreten im Kontakt mit internen und externen Partner*innen
- Englischkenntnisse auf nachgewiesenem B2 Niveau
Wir bieten:
- ein wertschätzendes und gut eingespieltes Team in einem dynamischen wissenschaftlichen Umfeld
- Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
- kostenlose Nutzung des ÖPNV in Hessen (Landesticket)
- familienfreundliche Arbeitsbedingungen und Angebote des Familienservice
- umfangreiches Sportprogramm beim Zentrum für Hochschulsport
Wir fördern Frauen und fordern sie deshalb ausdrücklich zur Bewerbung auf. In Bereichen, in denen Frauenunterrepräsentiert sind, werden Frauen bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Als familienfreundliche Hochschule unterstützen wir unsere Beschäftigten bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Eine Reduzierung der Arbeitszeit ist grundsätzlich möglich. Menschen mit Behinderung im Sinne des SGB IX (§ 2, Abs. 2, 3) werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
Bewerbungs- und Vorstellungskosten werden nicht erstattet. Bitte bewerben Sie sich bis zum 13.04.2025 ausschließlich über unten stehenden Bewerbungs-Button.
Verwaltungsangestellte*r / Fremdsprachensekretär*in Arbeitgeber: Philipps-Universität Marburg
Kontaktperson:
Philipps-Universität Marburg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsangestellte*r / Fremdsprachensekretär*in
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle, insbesondere über die Softwareanwendungen wie SAP und ILIAS. Wenn du bereits Erfahrung mit ähnlichen Programmen hast, hebe das in deinem Gespräch hervor.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, deine organisatorischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, wo du erfolgreich administrative Prozesse koordiniert hast.
✨Tip Nummer 3
Zeige während des Vorstellungsgesprächs deine Kommunikationsstärke. Übe, wie du dich klar und professionell ausdrücken kannst, um einen positiven Eindruck bei internen und externen Partner*innen zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 4
Nutze die Gelegenheit, Fragen zur Teamdynamik und den Weiterbildungsmöglichkeiten zu stellen. Das zeigt dein Interesse an der Position und an der Entwicklung innerhalb des Teams.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsangestellte*r / Fremdsprachensekretär*in
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige gründlich lesen: Nimm dir Zeit, die Stellenanzeige sorgfältig zu lesen. Achte auf die spezifischen Anforderungen und Aufgaben, die für die Position als Verwaltungsangestellte*r / Fremdsprachensekretär*in genannt werden.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Qualifikationen hervorhebt, die in der Stellenanzeige gefordert werden. Betone deine organisatorischen Fähigkeiten und Erfahrungen im Umgang mit den genannten Software-Anwendungen.
Motivationsschreiben verfassen: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du dich für diese Position interessierst und wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen zur ausgeschriebenen Stelle passen. Gehe auch auf deine Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit ein.
Fristen beachten: Achte darauf, dass du deine Bewerbung bis zum 13.04.2025 über den angegebenen Bewerbungs-Button einreichst. Plane genügend Zeit ein, um alle Dokumente rechtzeitig vorzubereiten und einzureichen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Philipps-Universität Marburg vorbereitest
✨Vorbereitung auf die Aufgaben
Informiere dich im Vorfeld über die spezifischen Aufgaben der Stelle, wie die Organisation von Besprechungen und die Verwaltung von Forschungsprojekten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, dass du diese Aufgaben erfolgreich bewältigen kannst.
✨Kenntnisse in Software betonen
Da Kenntnisse in MS Office und anderen Verwaltungssystemen wichtig sind, solltest du deine Erfahrungen mit diesen Programmen hervorheben. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele zu nennen, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Kommunikationsfähigkeiten demonstrieren
Da die Stelle Kommunikationsstärke erfordert, sei bereit, deine Fähigkeiten in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation zu demonstrieren. Übe, klare und präzise Antworten zu geben und zeige, dass du sicher im Umgang mit internen und externen Partner*innen bist.
✨Englischkenntnisse nachweisen
Da Englischkenntnisse auf B2-Niveau gefordert sind, bereite dich darauf vor, Fragen auf Englisch zu beantworten oder ein kurzes Gespräch in Englisch zu führen. Dies zeigt deine Sprachkompetenz und dein Engagement für die Anforderungen der Stelle.