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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere das Geschäftszimmer und manage Büroabläufe effizient.
- Arbeitgeber: Philipps-Universität, eine angesehene Bildungseinrichtung mit exzellenter Forschung.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub und attraktive Sozialleistungen.
- Andere Informationen: Familienfreundliche Hochschule mit Möglichkeiten zur Weiterbildung.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Lehre und arbeite in einem wertschätzenden Umfeld.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich und Erfahrung im Büro.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 40000 - 50000 € pro Jahr.
Eintrittstermin: nächstmöglich
Bewerbungsfrist:
Entgeltgruppe: E 9a TV-H
Befristung: unbefristet
Umfang: Teilzeit (50 %)
Die 1527 gegründete Philipps-Universität bietet vielfach ausgezeichnete Lehre für rund 22 000 Studierende und stellt sich mit exzellenter Forschung in der Breite der Wissenschaft den wichtigen Themen unserer Zeit.
In der Universitätsverwaltung, Dezernat III Studium und Lehre, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Teilzeitstelle (50% der regelmäßigen Arbeitszeit) als Verwaltungsangestellte*r im Geschäftszimmer zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt je nach Qualifikation und Erfüllung der tariflichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9a des Tarifvertrages des Landes Hessen.
Ihre Aufgaben:
- selbstständige Organisation des Geschäftszimmers im Dezernat III - Studium und Lehre sowie Sicherstellung effizienter Büroabläufe
- professionelle Korrespondenz in deutscher (und ggf. englischer) Sprache; Telefon- und E-Mail-Management, Ansprechperson für interne und externe Anfragen
- eigenständige Sitzungsorganisation inkl. Vor- und Nachbereitung, Protokollführung
- Personal- und Ausschreibungsmanagement für das Dezernat III
- Reisemanagement und Reisekostenabwicklung sowie Budgetüberwachung
Ihr Profil:
- abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare Qualifikation
- mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Büro- bzw. Verwaltungsbereich, idealerweise im öffentlichen Dienst oder Hochschulumfeld
- sehr gute Anwendungskenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint), sicherer Umgang mit SAP (FI/CO) und CMS
- souveräne schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse (mind. C1)
- Englischkenntnisse mind. B1 sind wünschenswert
- ausgeprägte Serviceorientierung, Organisationsgeschick, Zuverlässigkeit und Diskretion, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
Wir bieten:
- Jahressonderzahlung, Betriebliche Altersversorgung (VBL) und attraktive Sozialleistungen des Landes Hessen
- flexible Arbeitszeiten, Möglichkeit zu mobilem Arbeiten nach Dienstvereinbarung, 30 Tage Urlaub
- Landesticket Hessen zur kostenlosen Nutzung des ÖPNV
- einen modernen, gut ausgestatteten Arbeitsplatz und ein kollegiales, wertschätzendes Umfeld
- abwechslungsreiche Aufgaben mit Gestaltungsspielraum sowie Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Wir fördern Frauen und fordern sie deshalb ausdrücklich zur Bewerbung auf. In Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, werden Frauen bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Als familienfreundliche Hochschule unterstützen wir unsere Beschäftigten bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Eine Reduzierung der Arbeitszeit ist grundsätzlich möglich. Menschen mit Behinderung im Sinne des § 2 Abs. 2 und 3 SGB IX werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
Bewerbungs- und Vorstellungskosten werden nicht erstattet.
Verwaltungsangestellte*r im Geschäftszimmer Arbeitgeber: Philipps-Universität Marburg
Kontaktperson:
Philipps-Universität Marburg HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Verwaltungsangestellte*r im Geschäftszimmer
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Netzwerke und Plattformen, um direkt mit Leuten aus der Verwaltung in Kontakt zu treten. Frag nach Informationen über die Stelle oder das Team – das zeigt dein Interesse und Engagement.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor, indem du typische Fragen über Büroorganisation und Kommunikation übst. Denk daran, konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung zu nennen, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tipp Nummer 3
Zeig deine Serviceorientierung! Überlege dir, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst hast und bring diese Beispiele ins Gespräch ein. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tipp Nummer 4
Nutze unsere Website für die Bewerbung! Wir haben viele Ressourcen, die dir helfen können, den perfekten Eindruck zu hinterlassen. Und vergiss nicht, deine Fragen während des Interviews zu stellen – das zeigt, dass du wirklich interessiert bist!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Verwaltungsangestellte*r im Geschäftszimmer
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach es persönlich!: Zeig uns, wer du bist! Verwende in deinem Anschreiben eine persönliche Ansprache und erzähle uns, warum du genau die richtige Person für die Stelle als Verwaltungsangestellte*r im Geschäftszimmer bist.
Sei präzise und strukturiert: Halte deine Bewerbung klar und übersichtlich. Gliedere dein Anschreiben und deinen Lebenslauf so, dass wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Das zeigt uns, dass du organisiert bist!
Betone deine Erfahrungen: Hebe deine relevanten Erfahrungen hervor, besonders im Büro- und Verwaltungsbereich. Wenn du schon im öffentlichen Dienst oder Hochschulumfeld gearbeitet hast, lass uns das wissen – das ist ein Plus!
Bewirb dich über unsere Website: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass alles an die richtige Stelle gelangt und wir deine Unterlagen schnell bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Philipps-Universität Marburg vorbereitest
✨Informiere dich über die Universität
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Philipps-Universität und ihre Werte verschaffen. Schau dir die aktuellen Projekte und Initiativen an, die im Dezernat III laufen. So kannst du gezielte Fragen stellen und zeigst dein Interesse an der Institution.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und im Umgang mit Bürosoftware zeigen. Bereite dich darauf vor, diese Beispiele im Gespräch zu erläutern, um deine Eignung für die Stelle zu untermauern.
✨Präsentiere deine Sprachkenntnisse
Da die Stelle sehr gute Deutschkenntnisse erfordert und Englischkenntnisse wünschenswert sind, solltest du bereit sein, deine Sprachfähigkeiten unter Beweis zu stellen. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen in beiden Sprachen während des Interviews einbringen kannst.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews ist es immer gut, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir auch eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.