(Senior) Mitarbeiter*in Finanzen & Controlling (m/w/d)

Unsere Vision ist eine offene, nachhaltige und friedliche Gesellschaft, in der Gutes tun mit Wirkung das gemeinsame Handeln leitet. Um dazu unseren Beitrag zu leisten, haben wir PHINEO als gemeinnützige Plattform für strategisches gesellschaftliches Engagement aufgebaut.

Der Bereich Finanzen, Controlling, Organisation verantwortet als einer der Zentralbereiche das interne und externe Rechnungswesen, das Projektcontrolling sowie die Büroorganisation und Infrastruktur. Er bildet, in enger Zusammenarbeit mit dem Vorstand, die Basis für die finanzielle Stabilität und strategischen Entscheidungen von PHINEO.

Deine Aufgaben:

• Buchhaltung: Unterstützung der externen Buchhaltungsprozesse sowie der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse
• Debitorenmanagement: Verantwortung für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und Forderungsüberwachung sowie Steuerung von Mahnprozessen in Abstimmung mit externen Partner*innen
• Fördermittelmanagement: Erstellung und Prüfung von Mittelabrufen und Mittelverwendungsnachweisen
• Koordinierung und Support externer und interner Stakeholder: Korrespondenz mit Partner*innen, Behörden und ähnlichen Stellen im Kontext täglicher Verwaltungsprozesse sowie die Unterstützung des gesamten PHINEO Teams bei Rückfragen rund um die Themen Finanzen und Controlling
• Kostenrechnung und Controlling: Erstellung von Auswertungen für Geschäftsbereiche, den Vorstand und unsere Gremien
• Vertragsmanagement: Erstellung von Verträgen, Nutzung und Pflege des digitalen Tools zur Dokumentation jeglicher Vertragsprozesse, Koordinierung von Unterschriftsprozessen
• Wirtschaftsprüfung, Revision, Betriebsprüfung: Begleitung von externen Wirtschaftsprüfungen sowie Unterstützung bei internen Revisionen oder auch einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt
• Zahlungsverkehr und Bankwesen: Koordination und Steuerung der Zahlläufe sowie Verantwortung für den operativen Zahlungsverkehr, inklusive Verwaltung digitaler Kreditkarten und Abstimmung mit Banken
• Zuwendungsbestätigungen: Verantwortung für die ordnungsgemäße Erstellung und den Versand von Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen) unter Einhaltung der steuerlichen Vorgaben

Das bringst Du mit:

• Du hast mehrere Jahre (> 5 Jahre) relevante Berufserfahrung im Finanz- und/oder Administrationsbereich von Stiftungen, Vereinen oder anderen Organisationen aus dem gemeinnützigen Sektor
• Du kennst dich mit den Besonderheiten des Fördermittelmanagements aus und hast Erfahrung in der Erstellung und Prüfung von Mittelverwendungsnachweisen
• Du bist routiniert in der operativen Bearbeitung komplexer Verträge und bringst ein gutes Verständnis für vertrags- und steuerrechtliche Zusammenhänge mit
• Du verfügst über fundierte Kenntnisse im Gemeinnützigkeitsrecht und kannst insbesondere die Sphären (ideeller Bereich, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) sicher in der Praxis anwenden
• Du hast ein gutes Verständnis für Controlling und Kostenrechnung und kannst finanzielle Kennzahlen adressatengerecht aufbereiten
• Du arbeitest strukturiert, behältst auch bei vielen Details und parallelen Prozessen gleichzeitig den Überblick, organisierst deine Aufgaben zuverlässig und setzt sinnvoll Prioritäten
• Du besitzt fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Du arbeitest gern im Team und hast Spaß an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Schnittstellen

Deine Vorteile bei uns:

• Ein sinnstiftender Job mit vielfältigen Themen und Aufgaben sowie sehr viel Gestaltungsspielraum und Entwicklungsmöglichkeiten
• Die Möglichkeit, an relevanten gesellschaftlichen Themen wie Demokratie, Klimaschutz und Verwaltungstransformation mitzuarbeiten
• Eine Organisation, die danach strebt, eine Vielfalt an Identitäten, Erfahrungshintergründen und Perspektiven zusammenzubringen

Konditionen und Entwicklungsmöglichkeiten:

• 39 Stunden pro Woche in Vollzeit, Teilzeit bis 80% möglich
• Ein umfassendes Onboarding, mit strukturierter Einarbeitung
• Ein attraktiver Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und zum Jobticket, Fahrradprämie sowie Mitarbeitendenrabatte
• Interne und externe Weiterbildungsangebote
• Ein zunächst auf zwei Jahre befristeter Arbeitsvertrag mit dem Ziel einer Entfristung

Arbeitszeitflexibilität und Familienfreundlichkeit:

• 30 Tage Urlaub im Jahr
• Ein flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeitkonto
• Die Möglichkeit, mobil zu arbeiten: sowohl regelmäßig im Inland als auch jährlich als Workation aus dem Ausland
• Eine Kultur, in der die Vereinbarkeit mit dem Privatleben einen hohen Stellenwert hat

Wie wir in Kontakt kommen:

Klingt richtig gut? Dann bewirb dich mit deinen aussagekräftigen Unterlagen über unser Online-Bewerbungsformular. Wir sichten die Bewerbungen fortlaufend und führen kurzfristige Bewerbungsgespräche.

Als Organisation, die gesellschaftliche Diversität erfolgreich mitgestalten will, freuen wir uns über alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Menschen mit anerkannter Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt. Da unsere Büroräume derzeit nicht komplett barrierefrei sind, gehen wir gern mit dir darüber ins Gespräch, was es braucht, um vorhandene Barrieren abzubauen.

Wir bitten um dein Verständnis, dass wir ausschließlich Bewerbungen über unser Online-Formular berücksichtigen können. Bewerbungen per Post oder E-Mail können nicht verarbeitet und in unseren Bewerbungsprozess aufgenommen werden. Originalunterlagen werden nicht zurückgeschickt.

Bei Fragen rund um die Anstellung bei PHINEO oder den Bewerbungsprozess wende dich bitte über jobs@phineo.org an unser Personalteam.

Über uns:

Die Vision von PHINEO ist eine offene, nachhaltige und friedliche Gesellschaft, in der Gutes tun mit Wirkung das gemeinsame Handeln leitet. Als gemeinnützige Plattform stärken wir strategisches gesellschaftliches Engagement. Für die sozial und ökologisch nachhaltige Transformation unterstützen und vernetzen wir Zivilgesellschaft, Wirtschaft und öffentlichen Sektor. Wir erweitern stetig das Wissen zu kollektiver Wirkung und teilen unsere Erfahrung. Das tun wir mit Herz, Verstand und großer Begeisterung für engagierte Menschen und kreative Ideen.