Manager Finance & Administration (m / w / d)

PHOENIX ist ein Produktinnovationsstudio, das Marken zu Gewinnern der Wohlfühl-Mega-Ökonomie von morgen macht. Als unabhängiges, preisgekröntes Studio macht PHOENIX die neblige Zukunft für seine Partner sichtbar und begleitet sie von der Idee bis zum Markterfolg. Das Team von rund 70 internationalen Designexperten reinvents die Zukunft des Wohlbefindens in Stuttgart und Shanghai und steht somit für exzellentes Design - bestätigt durch über 1.000 Designpreise.

Als Manager für Finanzen und Verwaltung übernehmen Sie ein breites Spektrum an finanziellen und administrativen Aufgaben und arbeiten eng mit den Gesellschaftern zusammen, um eine effiziente Verwaltung der Finanzprozesse und der Unternehmensadministration sicherzustellen. Ihre Rolle wird entscheidend sein für die Handhabung von Budgetierung, Controlling, Buchhaltung und rechtlichen Themen, während Sie auch das Team für Büro- und Facility-Management leiten.

Mit einer strukturierten, lösungsorientierten Denkweise und starken analytischen Fähigkeiten werden Sie den finanziellen Erfolg und die operative Exzellenz vorantreiben und gleichzeitig ein vertrauensvolles, resilient arbeitendes Umfeld fördern.

• Erster Ansprechpartner für alle Themen im Bereich Finanzen und Verwaltung für Gesellschafter und Mitarbeiter.
• Überwachung der Projektfinanzierung und rechtlichen Aspekte in Zusammenarbeit mit dem Leiter des Projektmanagements und den Projektleitern.
• Leitung des gesamten Budgetierungsprozesses, einschließlich laufender Prognosen.
• Durchführung von Finanzcontrolling, einschließlich Analyse spezieller finanzieller Themen.
• Bearbeitung von Buchhaltung, Jahresabschlüssen und Steuerangelegenheiten in Zusammenarbeit mit unseren Steuerberatern.
• Verwaltung der Bankgeschäfte, einschließlich Kontomanagement und Optimierung des Cashflows.
• Überwachung von Lizenzvereinbarungen mit Kunden und Gesellschaftern.
• Kontrolle und Verwaltung aller Unternehmensausgaben.
• Behandlung von gesellschafterbezogenen finanziellen Angelegenheiten wie Abhebungen und steuerlichen Auswirkungen.
• Unterstützung des Büromanagements bei der Bearbeitung komplexer administrativer Aufgaben.
• Führung und Mentoring des Office Managers und Facility Managers.
• Enge Zusammenarbeit mit dem HR-Manager zu finanzbezogenen HR-Themen.
• Überwachung der Finanz- und Rechtsoperationen in unserem Büro in Shanghai.
• Handeln als Informationssicherheitsbeauftragter.
• Verwaltung von Unternehmensversicherungen, Mobilfunkverträgen und verwandten administrativen Dienstleistungen.

• 5+ Jahre Berufserfahrung in Finanzen, Controlling und idealerweise Projektmanagement in einem kommerziellen Umfeld.
• Bachelor- oder Masterabschluss in Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
• Starkes Wissen in finanzieller Buchhaltung, Controlling und kommerziellen Prozessen.
• Kenntnisse in MS Office.
• Gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch.
• Starke analytische Denk- und Problemlösungsfähigkeiten.
• Schnelle Auffassungsgabe und hohe Selbstmotivation.
• Zuverlässig, strukturiert und lösungsorientiert.
• Versierter Umgang mit IT-Tools und technikaffine Herangehensweise.
• Klare und prägnante Kommunikationsfähigkeiten.
• Teamplayer mit hohem Maß an Integrität und Vertrauenswürdigkeit.
• Fähigkeit, kritische Themen transparent anzusprechen und hartnäckig nachzuhaken.
• Ausgewogene Herangehensweise an Geschäftsinteressen und Mitarbeiterbedürfnisse.
• Empathischer Umgang mit unterschiedlichen Persönlichkeiten in einem kreativen Arbeitsumfeld.
• Hohe Resilienz und Stressresistenz.
• Selbstreflektierend und offen für kontinuierliches Lernen und Feedback.

• Ein motiviertes und leidenschaftliches Team, das nicht nur auf berufliche Fähigkeiten, sondern auch auf großartige Persönlichkeiten Wert legt.
• Onboarding-Programm, das Sie gut auf Ihre neue Rolle und Ihr neues Team vorbereitet.
• Flexible Büro-, Homeoffice-Richtlinien und Arbeitszeiten.
• Leistungen zur Unterstützung eines gesunden Lebensstils, z.B. Fitnesszuschuss, Unterstützung für das Homeoffice.
• Gelegenheit, an On-the-Job- und Off-the-Job-Trainings teilzunehmen sowie Reisen zu Veranstaltungen, Messen, Konferenzen und Ausstellungen.
• Chance, an einer Vielzahl von Projekten mit Designern, Forschern, Strategen, Technologen und Modellbauern zu arbeiten.
• Regelmäßige Teamevents, sowohl geplant als auch spontan: von Team-Lunches, jährlichen Exkursionen und Weihnachtsfeiern bis hin zu ad-hoc Karaoke oder dem Cannstatter Volksfest.

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Denise Knoll
HR-Managerin
Telefon +49 173 729 46