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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte den Kita-Alltag und unterstütze bei administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Phorms Education ist ein innovatives Unternehmen im Bildungsbereich mit bilingualen Kitas.
- Mitarbeitervorteile: Attraktive Vergütung, 30 Urlaubstage und zahlreiche Arbeitgeberleistungen wie Deutschlandticket und betriebliche Altersvorsorge.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft von Kindern in einem familiären Umfeld mit viel Gestaltungsspielraum.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und mindestens zwei Jahre Erfahrung in ähnlichen Positionen erforderlich.
- Andere Informationen: Moderne Büroausstattung und interne Weiterbildungsmöglichkeiten warten auf dich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
In Kooperation mit der Schwarz Gruppe betreibt Phorms Education in Heilbronn und Umgebung aktuell fünf bilinguale, deutsch-englische Betriebskitas. Wir betreuen Kinder im Alter von 0-6 Jahren in einem offenen und teil-immersiven Konzept mit muttersprachlichen Fachkräften. Unsere Einrichtungen überzeugen durch die gute Ausstattung der Funktionsräume und der Außenspielgelände. Unsere pädagogischen Schwerpunkte sind Bilingualität, Musik und MINT – dabei bleiben die Kinder stets im Mittelpunkt unserer bedürfnisorientierten Arbeit und sind impulsgebend am Kita-Alltag beteiligt. Unsere betriebsnahe Kinderbetreuung befindet sich im Wachstum – weitere Einrichtungen sind in Planung.
Unsere Betriebskitas sind Teil des Netzwerkes der Phorms Education SE, einem überregionalen und zukunftsorientierten Unternehmen im Bereich Bildung und Erziehung, das seit 2006 die Bildungslandschaft in Deutschland bereichert.
Für unsere Kita in Erlenbach suchen wir zum 01.11.2025 einen engagierten und qualifizierten
Office Manager (all genders)
(Teil- oder Vollzeit)
- Administrative Begleitung des Kita-Aufenthalts von der Platzanfrage bis zum Austritt der Kinder
- Vertragsverwaltung mit Hilfe der Verwaltungssoftware Atlantis
- Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der Buchhaltung (internes und externes Rechnungswesen)
- Unterstützung bei der Abrechnung der Kita-Beiträge
- Organisation des Büro-Tagesgeschäfts wie die Postbearbeitung, die Ablageführung, Aktenverwaltung und Datenpflege
- Assistenzaufgaben für die Gesamt- und Teamleitungen
- Professionelle Kommunikation mit Eltern, teilweise auch in englischer Sprache
- Erstellen verschiedener Auswertungen
- Administrative Unterstützung bei Projekten (z.B. Eröffnung neuer Kitas)
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Terminen sowie Schreiben von Protokollen
- Gelegentliche Einsätze an weiteren Standorten in Heilbronn und Umgebung neben dem Hauptstandort Erlenbach
- Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Vergleichbares
- Mindestens zwei Jahre Berufserfahrung in ähnlichen verantwortungsvollen Positionen, idealerweise in einer Bildungseinrichtung
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit allen Office-Anwendungen
- Hohe Sensibilität für die Interessen und Bedürfnisse von Eltern sowie eine ausgeprägte Dienstleistungsbereitschaft
- Eine attraktive Vergütung
- Zusätzliche Arbeitgeberleistungen (z.B. Deutschlandticket, betriebliche Altersvorsorge (20 %), täglich wechselndes freies Mittagessen, Corporate Benefits Vorteilsportal)
- Umzugspauschale bei berufsbedingtem Wohnortwechsel und kurzfristige Bereitstellung von Personalwohnungen zu Marktpreisen
- 30 Urlaubstage
- Fünf vom Arbeitgeber voll bezahlte Kind-krank-Tage sowie Personalrabatt bei Inanspruchnahme eines Schulplatzes
- Geregelte Arbeitszeiten und ideale Work-Life-Balance
- Hauptarbeitsplatz in unserem modernen Büro in Erlenbach, Home-Office nur in begrenztem Umfang
- Sehr gute technische Ausstattung (eigener Laptop)
- Interne und externe Fort- und Weiterbildungsangebote
- Kleines Team und ein familiäres Umfeld
- Abwechslungsreiche und vielseitige Aufgaben mit großem Gestaltungs- und Entscheidungsspielraum
- Kurze Entscheidungswege sowie Raum für eigene Ideen
Office Manager (all genders) in der Kita Arbeitgeber: Phorms Education SE
Kontaktperson:
Phorms Education SE HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Office Manager (all genders) in der Kita
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen und Aufgaben eines Office Managers in einer Kita. Besuche die Website von Phorms Education, um mehr über ihre Philosophie und die Arbeitsweise zu erfahren. Dies hilft dir, gezielte Fragen zu stellen und dein Interesse während des Vorstellungsgesprächs zu zeigen.
✨Tip Nummer 2
Netzwerke mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von Phorms Education. Nutze Plattformen wie LinkedIn, um Kontakte zu knüpfen und wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur und die Erwartungen an die Position zu erhalten.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich darauf vor, deine Erfahrungen im Umgang mit Eltern und in der Verwaltung von Bildungseinrichtungen zu erläutern. Überlege dir konkrete Beispiele, die deine Kommunikationsfähigkeiten und deine Sensibilität für die Bedürfnisse von Familien unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Begeisterung für die bilingualen Programme und die pädagogischen Schwerpunkte der Kita. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du zur Förderung von Bilingualität, Musik und MINT beitragen kannst, um dich von anderen Bewerbern abzuheben.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Office Manager (all genders) in der Kita
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über Phorms Education und deren pädagogisches Konzept. Besuche die offizielle Website, um mehr über die Werte und Ziele des Unternehmens zu erfahren.
Lebenslauf anpassen: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen und Qualifikationen für die Position als Office Manager in einer Kita hervorhebt. Betone deine kaufmännische Ausbildung und deine Berufserfahrung in ähnlichen Positionen.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibe ein individuelles Motivationsschreiben, in dem du deine Begeisterung für die Arbeit mit Kindern und deine Fähigkeiten in der Büroorganisation darlegst. Gehe darauf ein, wie du zur bilingualen Erziehung beitragen kannst.
Dokumente überprüfen: Stelle sicher, dass alle erforderlichen Dokumente vollständig und korrekt sind, bevor du deine Bewerbung einreichst. Achte besonders auf Grammatik und Rechtschreibung in deinen Unterlagen.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Phorms Education SE vorbereitest
✨Bereite dich auf die spezifischen Anforderungen vor
Informiere dich über die Aufgaben eines Office Managers in einer Kita und überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen dazu passen. Sei bereit, konkrete Beispiele aus deiner Berufserfahrung zu nennen, die deine Eignung für die Position unterstreichen.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Kommunikation mit Eltern und Teamleitungen eine wichtige Rolle spielt, solltest du während des Interviews klar und professionell kommunizieren. Übe, auch in Englisch zu sprechen, um deine Sprachkenntnisse zu demonstrieren.
✨Hebe deine Dienstleistungsorientierung hervor
Betone deine Sensibilität für die Bedürfnisse von Eltern und dein Engagement für einen exzellenten Service. Überlege dir Beispiele, in denen du erfolgreich auf die Anliegen anderer eingegangen bist.
✨Frage nach den Werten der Einrichtung
Zeige Interesse an der pädagogischen Ausrichtung und den Werten der Kita. Stelle Fragen zu den Schwerpunkten Bilingualität, Musik und MINT, um zu zeigen, dass du dich mit der Philosophie der Einrichtung identifizieren kannst.
