Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den CEO mit administrativen Aufgaben und organisiere Reisen und Meetings.
- Unternehmen: Innovatives Unternehmen in Paris mit dynamischer Kultur.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, Aktienoptionen, Gesundheitsversorgung und Weiterbildung.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein unterstützendes Team.
- Warum dieser Job: Sei der Schlüssel zur Effizienz des CEO und gestalte seinen Arbeitsalltag.
- Qualifikationen: Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften und hervorragende Organisationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 80000 € pro Jahr.
Compensation: Wettbewerbsfähig + Eigenkapital. Standort: Paris (vor Ort).
Über die Rolle
- Bereitstellung von hochrangiger administrativer Unterstützung: Bedürfnisse antizipieren, Reibung beseitigen und die täglichen Logistikaufgaben übernehmen, damit Matt sich auf wichtige Arbeiten konzentrieren kann.
- Eigenverantwortung für den Kalender: Terminplanung verwalten, Fokuszeiten schützen, kontinuierlich neu planen, wenn sich Prioritäten und Reisen ändern, und Meetings reibungslos ablaufen lassen.
- Reise- und Veranstaltungsplanung ohne Fehler: Flüge, Züge, Hotels, Transport, Engagements, Visa, Backup-Optionen, Bestätigungen und Ausführung am Tag selbst, damit Überraschungen vor Matt behandelt werden.
- Koordination von Team- und Führungslogistik: Organisation von Mittagessen und Zusammenkünften, wenn Matt mit Teams (z.B. London, NYC-Besuche) zusammen ist, und Unterstützung bei Führungs-Offsites und Seminaren nach Bedarf.
- Unterstützung des Betriebsablaufs: Themen sammeln, Agenden erstellen und wöchentliche/wiederkehrende Exekutivmeetings auf Kurs halten. Notizen erfassen, wenn es angebracht ist.
- Bearbeitung von 'immer verschobenen' Aufgaben: persönliche Einschränkungen beim Buchen professioneller Termine schützen, medizinische und familiäre Kalenderbeschränkungen verwalten (Nanny/Schule) und kleine Projekte, die sonst stagnieren, freigeben.
- Der Ansprechpartner für administrative Arbeitsabläufe: Dokumentensignaturen, Reisepassverlängerungen, Ausgaben und Anfragen von rechtlichen/finanziellen Stellen, die CEO-Eingaben oder persönliche Informationen erfordern.
Wie Sie mit Matt arbeiten werden
- Klare Verantwortung und Autonomie, mit gebündelten Fragen bei Blockaden und schnellen Ja/Nein-Entscheidungen von Matt.
- Kommunikation leichtgewichtig und pragmatisch (Slack/WhatsApp/E-Mail), Anrufe nur für wirklich dringende Themen.
- Unterstützung des Posteingangs kann sich im Laufe der Zeit entwickeln: Beginnen mit Weiterleitungs-/Triage-Mustern und den Zugang erweitern, wenn Vertrauen aufgebaut wird.
Über Sie
- 5+ Jahre Erfahrung in der Unterstützung eines leitenden Angestellten in einem schnelllebigen Umfeld, mit starker Verantwortung für Kalender und Reisen.
- Sehr proaktiv: Probleme frühzeitig antizipieren (Bestätigungen, Dokumente, Zeitzonen, Puffer) und Backups einbauen.
- Exzellente Urteilsfähigkeit, Diskretion, Vertraulichkeit und sorgfältiger Umgang mit sensiblen Informationen.
- Starke Fähigkeiten im Stakeholder-Management, Prioritäten über viele interne und externe Kontakte hinweg navigieren.
- Klare, effektive Kommunikation (mündlich und schriftlich), sicher in der Entscheidungsfindung in Unklarheit.
- Organisiert und detailorientiert, ruhig, wenn sich Pläne ändern.
- Vertraut mit kollaborativen KI- und Bürowerkzeugen (Notion, Google Workspace, Slack) und hält Systeme ordentlich.
- Starke Problemlösungsfähigkeiten und geschäftsorientierte Denkweise.
- Fließend in Französisch und Englisch.
Was 'Großartig' aussieht (erste 3–6 Monate)
- Matts Reisen laufen reibungslos: keine verpassten Buchungen, fehlenden Bestätigungen oder Last-Minute-Visa/Dokumentüberraschungen.
- Matts Kalender wird ein Werkzeug für Fokus: weniger Kontextwechsel, bessere Puffer, weniger Terminabsprachen.
- Team- und Meetinglogistik werden ohne Eskalationen gehandhabt.
- Wiederkehrende Rhythmen sind zuverlässig: Agenden, Teilnehmer, Logistik im Voraus bereit.
- Kleine, aber wichtige Aufgaben verweilen nicht mehr wochenlang.
Vorteile
- Wettbewerbsfähiges Eigenkapitalpaket mit Aktienoptionen/BSPCE.
- €1.000 jährliches Budget für Lernen und Entwicklung.
- Private Krankenversicherung.
- Zugang zu personalisierter psychischer Gesundheitsunterstützung (1:1-Sitzungen mit Therapeuten/Coaches, Selbstpflege-Tools und Ressourcen für das Wohlbefinden über MokaCare).
- Erstattung von Sport- und Kulturaktivitäten.
Visum Sponsoring
Das Visumsponsoring und die Umzugshilfe sind nur für Positionen verfügbar, die in Frankreich ansässig sind. Wir können keine Visa für remote Positionen außerhalb von Frankreich sponsern.
Chancengleichheit Arbeitgeber
Alle qualifizierten Bewerber erhalten eine Berücksichtigung für die Beschäftigung, ohne Rücksicht auf Alter, Hautfarbe, Familie, Geschlechtsidentität, Familienstand, nationale Herkunft, körperliche oder geistige Behinderung, Geschlecht (einschließlich Schwangerschaft), sexuelle Orientierung oder andere durch geltende Gesetze geschützte Merkmale.
Senior Executive Assistant Arbeitgeber: Photoroom
Als Arbeitgeber in Paris bieten wir eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung, die auf Eigenverantwortung und proaktive Problemlösung setzt. Unsere Mitarbeiter profitieren von einem wettbewerbsfähigen Vergütungspaket, einem jährlichen Budget für Weiterbildung sowie Zugang zu persönlicher Gesundheits- und Mentalunterstützung. Wir fördern eine Kultur der Zusammenarbeit und des Wachstums, in der jeder die Möglichkeit hat, sich weiterzuentwickeln und einen bedeutenden Beitrag zu leisten.
