Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Termine, unterstütze Patienten und sorge für einen reibungslosen Praxisablauf.
- Unternehmen: Physiobox swiss GmbH – ein wertschätzendes und familiäres Team.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, moderne digitale Tools und viel Eigenverantwortung.
- Weitere Informationen: Langfristige Perspektive in einem wachsenden Gesundheitsunternehmen.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse mit und hilf Menschen, ihre Lebensqualität zurückzugewinnen.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation, gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2000 - 2500 € pro Monat.
Arbeitsort: Reinach BL
Pensum: 50 % (Montag bis Freitag, jeweils vormittags)
Vertragsart: Festanstellung
Organisation mit Struktur und Verantwortung
Für die Physiobox swiss GmbH suchen wir eine zuverlässige, organisierte und selbstständige Persönlichkeit für unser Backoffice. Du sorgst dafür, dass die administrativen Abläufe unserer Physiotherapiepraxen reibungslos funktionieren, koordinierst Termine, unterstützt Patienten und Therapeuten und hältst unserer Geschäftsleitung den Rücken frei. Du telefonierst gerne, gehst offen auf Menschen zu und hast Freude daran, Interessenten und Patienten kompetent zu begleiten. Ein Nein oder eine Terminabsage bringen dich nicht aus der Ruhe – du bleibst freundlich, professionell und suchst nach einer passenden Lösung.
Deine Aufgaben
- Patientenadministration & Terminmanagement
- Telefonische Betreuung von Patienten und Interessenten
- Aktive Terminvereinbarung und optimale Auslastung der Therapeuten
- Erfassung von Neuaufnahmen im Praxissystem
- Organisation und Koordination von Erst- und Folgeterminen
- Bearbeitung von Terminverschiebungen und Terminabsagen
- Verwaltung von Wartelisten und freien Terminkapazitäten
- Dokumentation von Patientenkontakten und Terminänderungen
- Überwachung der Einhaltung der 24-Stunden-Abmelderegel
- Erfassung von Krankheitsmeldungen und kurzfristigen Terminänderungen
- Verordnungs- und Versicherungswesen
- Erfassung und Kontrolle von Physiotherapieverordnungen
- Vorbereitung und Einreichung von Kostengutsprachen
- Kommunikation mit Krankenkassen und Versicherungen
- Überwachung von Langzeit- und Folgeverordnungen
- Kontrolle der Vollständigkeit von Verordnungen und Versicherungsangaben
- Administrative Begleitung von KVG-, UVG- und MTT-Fällen
- Backoffice & Administration
- Bearbeitung von E-Mails und allgemeiner Korrespondenz
- Pflege und Verwaltung digitaler Dokumente
- Stammdatenpflege in den eingesetzten Systemen
- Erstellung und Aktualisierung von Vorlagen, Listen und Dokumentationen
- Administrative Unterstützung der Geschäftsleitung
- Mitarbeit bei Projekten und Prozessoptimierungen
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Sitzungen
- Praxisorganisation
- Sicherstellen eines reibungslosen Praxisbetriebs
- Kontrolle und Vorbereitung der Praxisräume
- Verwaltung von Verbrauchsmaterialien und Bestellungen
- Koordination wiederkehrender organisatorischer Aufgaben
- Unterstützung unserer Standorte bei administrativen Anliegen
- Rechnungs- und Debitorenmanagement
- Kontrolle offener Rechnungen vor Terminvergaben
- Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung
- Administrative Bearbeitung von Zahlungserinnerungen
- Dokumentation von Sonderfällen gemäss internen Richtlinien
Arbeitszeiten
50 % Pensum Montag bis Freitag jeweils vormittags ca. 07:00 bis 11:00/12:00 Uhr
Was du mitbringst
- Kaufmännische Ausbildung (KV EFZ) oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in Administration, Praxisorganisation oder Gesundheitswesen von Vorteil
- Du sprichst fliessend Deutsch sowie Englisch in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS Office 365 und digitalen Systemen
- Rasche Auffassungsgabe und selbstständige Arbeitsweise
- Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
- Freude am Telefonieren und an der Kommunikation mit Menschen
Was dich auszeichnet
- Du arbeitest strukturiert, exakt und zuverlässig.
- Du behältst auch in hektischen Situationen den Überblick.
- Du telefonierst gerne und trittst freundlich sowie souverän auf.
- Du gehst offen auf Menschen zu und kommunizierst serviceorientiert.
- Du bleibst auch bei Einwänden oder Absagen motiviert und professionell.
- Du denkst mit und erkennst Verbesserungspotenzial.
- Du arbeitest gerne eigenverantwortlich.
- Du fühlst dich in einem digitalen Arbeitsumfeld wohl und arbeitest dich in neue Programme ein.
Was dich erwartet
- Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
- Moderne digitale Arbeitsmittel
- Kurze Entscheidungswege
- Selbstständiges Arbeiten mit viel Eigenverantwortung
- Ein wertschätzendes und familiäres Team
- Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten
- Langfristige Perspektive in einem wachsenden Gesundheitsunternehmen
- Arbeitsplatz mit Sinn – wir helfen Menschen, ihre Lebensqualität zurückzugewinnen.
- Hochwertiger Kaffee – keine Kompromisse.
Interessiert?
Wir suchen keine perfekte Bewerbung – sondern die passende Persönlichkeit. Sende uns deinen Lebenslauf & relevante Zeugnisse und erzähle uns in wenigen Sätzen: Wer bist du? Warum möchtest du Teil unseres Teams werden? Was bringst du mit, das man nicht aus deinem Lebenslauf herausliest? Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!
Backoffice Mitarbeiterin / Praxisadministration & Patientenservice Arbeitgeber: Physiobox swiss GmbH
Die Physiobox swiss GmbH ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern eine verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem wertschätzenden und familiären Team bietet. Mit modernen digitalen Arbeitsmitteln und kurzen Entscheidungswegen fördern wir selbstständiges Arbeiten und bieten die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten. Bei uns erwartet dich eine langfristige Perspektive in einem wachsenden Gesundheitsunternehmen, das sich für die Lebensqualität seiner Patienten einsetzt.
