Office & Hospitality Manager

Warum gibt es diese Stelle? Das Berliner HQ von PIABO ist mehr als ein Büro. Es ist der Ort, an dem unsere Berater:innen täglich für anspruchsvolle Kunden arbeiten, an dem Bewerber:innen zum ersten Mal PIABO erleben und an dem Kund:innen entscheiden, ob sie sich gut aufgehoben fühlen. Wie dieser Ort sich anfühlt, ist Teil unserer Marke.

Was wir dafür brauchen: eine Person, die das Büro nicht verwaltet, sondern gestaltet. Die nicht auf Anfragen wartet, sondern vorausdenkt. Die sich als Gastgeber:in versteht und die Freude daran hat, dass andere gut arbeiten können.

Drei Must-haves für die Stelle – ohne die bitte nicht weiterlesen:

• Du verstehst dich als Gastgeber:in, ohne Wenn und Aber. Jede Person, die unser Büro betritt, soll sich gut empfangen fühlen. Ob Mitarbeiter:in, Bewerber:in oder Kunde: Du bist da, um ihnen das Leben leichter zu machen. Wer aus der Hotellerie kommt und weiß, was echte Serviceorientierung bedeutet, wird sich hier sofort wiederfinden.
• Du behandelst das Büro wie deinen eigenen Verantwortungsbereich. Ordnung, Sauberkeit und eine angenehme Atmosphäre sind für dich keine Aufgaben, sondern dein Anspruch. Das Büro ist der Rahmen, in dem Exzellenz entsteht und du sorgst dafür, dass dieser Rahmen stimmt. Das schaffst du sowohl durch effiziente und nutzerorientierte Abläufe, als auch durch ein Auge fürs Detail in den Räumlichkeiten.
• Du bist offen dafür, mit AI besser zu werden. Du musst heute noch kein AI‑Profi sein. Aber du solltest neugierig sein, wie du wiederkehrende Aufgaben automatisieren kannst. Damit du mehr Zeit für das hast, was wirklich zählt: die Menschen, die täglich bei uns sind.

Die Stelle ist in Vollzeit und du arbeitest vor Ort in Berlin.

Was du bei uns tust und wie:

• Empfang und Gastgeberrolle: Du bist das erste Gesicht von PIABO für Mitarbeitende, Bewerber:innen, Kund:innen und Gäste. Meetings und Workshops kuratierst du mit entsprechendem Catering und Atmosphäre.
• Office Maintenance: Ordnung, Sauberkeit und Atmosphäre im HQ, du sorgst dafür, dass der Rahmen stimmt, täglich und ohne Aufforderung.
• Bestellwesen, Dienstleistersteuerung und Gebäudemanagement.
• Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie Organisation von Reisen für unsere Berater:innen.

Das machst du gemeinsam mit dem Team:

• Event Support: Planung und Umsetzung interner und externer Events – Organisation und Atmosphäre gleichermaßen.
• Flexible Unterstützung in HR, PA und Operations – du springst ein, wo pragmatische und verlässliche Hilfe gefragt ist.
• Weiterentwicklung von Abläufen und Tools rund um Office und Employee Experience.

Hier bekommst du gezieltes Onboarding von uns:

• AI & Workflows: Du nimmst an unserem AI‑Bootcamp teil und lernst, wie du wiederkehrende Aufgaben automatisieren kannst, damit mehr Zeit für Menschen bleibt.
• Fachliche und persönliche Weiterentwicklung über die PIABO Academies.

What’s in for you?

• Eine unbefristete Vollzeitstelle mit echter Sichtbarkeit: du prägst, wie PIABO sich täglich anfühlt.
• AI‑Upskilling als Standard: AI‑Bootcamp, Tools‑Stack und der Freiraum, deinen Arbeitsbereich mit AI wirklich besser zu machen.
• Mac‑Ausstattung, Urban Sports Club, Jobrad und betriebliche Altersvorsorge.
• Ein Team, das Türen offen hält – im wörtlichen wie im übertragenen Sinne.
• Und ein paar gute Gründe mehr, die erzählen wir dir gern persönlich.

Bereit? Dann melde dich bei Nele Matthiess.