Office & Licensing Assistant (Film & Medien)

Über Picture Tree International Die Picture Tree International Gmb H ist ein international führendes Weltvertriebs- und Filmvertriebsunternehmen, das hochwertige Spiel- und Dokumentarfilme weltweit vertritt.

Wir arbeiten eng mit Produzenten, Verleihern, Fernsehsendern, Streaming-Plattformen und Filmfestivals zusammen, um außergewöhnliche Filme einem internationalen Publikum zugänglich zu machen.

Zur Verstärkung unseres Teams in Berlin suchen wir eine engagierte, strukturierte und proaktive Persönlichkeit als Office & Licensing Assistant .

In enger Zusammenarbeit mit dem Accounting & Controlling Manager unterstützen Sie den operativen Tagesbetrieb des Unternehmens und übernehmen Aufgaben in den Bereichen Lizenzmanagement, Office Management, Projektkoordination, CRM-Verwaltung, Fördermittelmanagement sowie digitale Prozessoptimierung.

Diese Position bietet eine spannende Gelegenheit für Menschen, die gerne Verantwortung übernehmen, Prozesse verbessern und Teil der internationalen Filmbranche sein möchten.

Aufgaben Unterstützung des operativen Tagesgeschäfts sowie Sicherstellung effizienter administrativer Abläufe.

Organisation und Koordination von Meetings, Geschäftsreisen, Dienstleistern und Firmenveranstaltungen.

Pflege digitaler Ablagesysteme, Unternehmensunterlagen und interner Dokumentationen.

Unterstützung bei der Erstellung und Verwaltung von Lizenzverträgen sowie im Rights Management.

Pflege von Lizenzdatenbanken sowie Überwachung von Vertragsfristen, Verlängerungen und Deliverables.

Verwaltung und Pflege des Monday. com CRM sowie interner Projektmanagement-Systeme.

First-Level-IT-Support sowie Koordination mit externen IT-Dienstleistern.

Recherche und Unterstützung bei nationalen und internationalen Filmförderprogrammen.

Kommunikation mit Produktionsfirmen, Verleihern, Fernsehsendern und weiteren Branchenpartnern.

Unterstützung bei der Vorbereitung internationaler Filmfestivals, Filmmärkte und Unternehmensveranstaltungen.

Mitwirkung bei der Einführung neuer digitaler Tools, Prozessoptimierungen und Workflow-Automatisierungen.

Operative und administrative Unterstützung des Accounting & Controlling Manager.

Qualifikation Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder Projektkoordination, idealerweise in der Film-, Medien- oder Entertainmentbranche.

Erfahrung im Lizenzmanagement, Rights Management oder in der Vertragsadministration.

Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Produktionsfirmen, Filmverleihern oder internationalen Sales Agents.

Kenntnisse von Filmförderprogrammen sowie internationalen Filmmärkten.

Sicherer Umgang mit KI-Tools, Workflow-Automatisierungen und digitalen Kollaborationsplattformen.

Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office sowie Erfahrung mit Work-Management- und CRM-Systemen (z.

Monday. com).

Ausgeprägte Organisations-, Kommunikations- und Problemlösungskompetenz sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise.

Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten eigenständig zu setzen.

Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits Die Möglichkeit, in einem international renommierten Filmvertriebsunternehmen tätig zu sein.

Eine abwechslungsreiche und vielseitige Position mit Einblicken in verschiedene Unternehmensbereiche.

Ein internationales, kreatives und kollegiales Arbeitsumfeld.

Möglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung.

Mitarbeit an renommierten internationalen Filmfestivals und Filmmärkten.

Moderne Büroräume im Herzen Berlins.