Business Operations Coordinator / Assistenz (d/f/m)

Die Laboratoires Pierre Fabre beschäftigen mehr als 10.000 Mitarbeiter in 41 Ländern. Die Produkte des Unternehmens sind in allen Bereichen des Gesundheitssektors zu finden, von verschreibungspflichtigen Medikamenten und frei verkäuflichen Arzneimitteln bis hin zur Dermo-Kosmetik. Uns liegt das Wohlergehen des Menschen als Ganzes am Herzen. Deshalb entwerfen und entwickeln wir innovative Lösungen, die – von der Gesundheit bis zur Schönheit – zum Wohlergehen der Menschen beitragen.

Als Business Operations Coordinator DACH spielen Sie eine entscheidende Rolle in der Abteilung Business Operations, indem Sie ein administratives Center of Excellence mitaufbauen und Teil eines effektiven und modernen Assistenzpools sind, welches die verschiedenen Stakeholder proaktiv betreut. Sie haben die einmalige Chance, den zukünftigen Assistenzpool der DACH Organisation zukunftsfähig mitzugestalten sowie Ihre dynamische Arbeitsweise in einer Schlüsselfunktion einzubringen!

Ihre Verantwortung umfasst, ist aber nicht beschränkt auf:

• Administrative Unterstützung bei Systemen und User Access Management sowie Durchführung von Systemschulungen
• Pflege von Kundenstammdaten und Unterstützung beim Datenmanagement
• Unterstützung des Onboarding/Offboarding Programms von Mitarbeitenden in enger Zusammenarbeit mit den HR Teams
• Verantwortlich für den Einkaufsprozess einschließlich Purchase Requests, Purchase Orders und Rechnungsstellung
• Kongressmanagement von regionalen und nationalen Kongressen einschließlich aller End-to-End-Aktivitäten und zentrale Anlaufstelle für die Kongresspartner sein, in enger Zusammenarbeit mit den Marketing-Teams
• Verantwortung für kleinere Kongresse und internen Veranstaltungen
• Verwaltung eigener Projekte, Prozesse und administrativer Tätigkeiten
• Lösen von sehr anspruchsvollen prozesstechnischen Fragestellungen

Was bringen Sie für die Rolle mit?

• Motivation und Neugier, einen neu geschaffenen Assistenzpool proaktiv mitzugestalten und unternehmerisch zu denken sowie einen großen Beitrag zur zukünftigen DACH Organisation zu leisten
• Stilsichere Deutschkenntnisse, Englisch und Französisch wünschenswert
• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent
• Ausgeprägtes Kommunikationstalent und mehrjährige Erfahrung in einer Business Partner Funktion
• Flexibilität, um zweimal im Monat zu unserem Büro in der Schweiz (Basel) zu reisen
• Arbeitet gerne cross-funktional mit anderen Teams zusammen
• Proaktiv, offen und selbstständig mit einer effizienten und lösungsorientierten Arbeitsweise
• Hohes Dienstleistungs- und Qualitätsbewusstsein sowie Flexibilität im Umgang mit wechselnden Prioritäten und der Vielschichtigkeit der Aufgaben

Unser Angebot:

• Attraktiver und sicherer Arbeitsplatz in einem zukunftsweisenden Pharmaunternehmen auf Basis der Pierre Fabre Stiftung
• Ein dynamisches Team, in welchem Vertrauen, Freude an der Arbeit und Kollegialität eine große Rolle spielen
• Kontinuierliche Förderung durch gezielte Coaching- und Trainingsmaßnahmen
• Ein attraktives Angebot an Zusatzleistungen (wie z.B. Teamevents, Jobrad, Altersvorsorge, Jobticket etc.)
• Hochwertige Arbeitsausstattung mit höhenverstellbaren Tischen im Open Space Büro
• 2 Tage mobiles Arbeiten/Woche
• Eine offene, kollegiale Unternehmenskultur, in der Engagement und Eigeninitiative gelebt werden
• Eine positive Fehlerkultur – wir profitieren gemeinsam von unseren Lerneffekten

Wir sind davon überzeugt, dass Vielfalt eine Quelle der Erfüllung, des sozialen Gleichgewichts und der Komplementarität für unsere Mitarbeiter ist, weshalb unsere Angebote ohne Einschränkung für alle offen sind.