Office Administrator Intern

PIPECARE Group ist ein globaler Marktführer im Bereich Pipeline-Inspektion und Integritätsdienstleistungen, der in über 80 Ländern der Öl- und Gasindustrie tätig ist. Unser Büro in Zug dient als europäisches Zentrum für unsere Finanz- und Verwaltungsoperationen und beherbergt ein kleines, internationales und dynamisches Team.

Wir suchen einen detailorientierten und proaktiven Office Administrator Intern mit einem Hintergrund in Buchhaltung, um unser Team in Zug bei täglichen administrativen und finanziellen Aufgaben zu unterstützen. Dieses 12-monatige Praktikum bietet praktische Einblicke in internationale Finanzen und Geschäftsabläufe in einem schnelllebigen globalen Unternehmen.

• Unterstützung der täglichen Büroabläufe und allgemeine Verwaltung.
• Organisation, Pflege und Aktualisierung von Unternehmensunterlagen und Dokumenten.
• Unterstützung bei der Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnungen und grundlegender Buchhaltung.
• Durchführung genauer Dateneingaben für finanzielle und administrative Aufzeichnungen.
• Unterstützung der Prozesse für Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.
• Hilfe bei der Abstimmung finanzieller Aufzeichnungen und der Erstellung von Berichten.
• Koordination von Meetings, Zeitplänen und Bürokommunikation.
• Bearbeitung von Ablage, Scannen und Dokumentenarchivierung.
• Unterstützung beim Einkauf und der Verwaltung von Büromaterialien.
• Sicherstellung der Vertraulichkeit und Genauigkeit aller finanziellen und Unternehmensinformationen.

• Abschluss oder derzeitige Studienrichtung in Buchhaltung, Finanzen, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
• Deutsch und Englisch – beide sind erforderlich.
• Gute Kenntnisse in Microsoft Office, insbesondere Excel und Word.
• Starke Aufmerksamkeit für Details und organisatorische Fähigkeiten.
• Komfortables Arbeiten unabhängig in einem kleinen internationalen Team.
• Berechtigung zur Arbeit in der Schweiz.

• Erfahrung mit Buchhaltungssoftware oder ERP-Systemen ist von Vorteil.
• Starke analytische und problemlösende Fähigkeiten.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu verwalten und Fristen einzuhalten.

• Praktische Einblicke in internationale Finanz- und Verwaltungsoperationen.
• Ein dynamisches, multikulturelles Arbeitsumfeld in einem globalen Unternehmen.
• Praktische Erfahrung in finanzieller Berichterstattung, Dokumentenmanagement und Geschäftsabläufen.
• Berufliche Entwicklung in einem strukturierten und unterstützenden Teamumfeld.

• Heben und Tragen: Fähigkeit, bis zu 50 Pfund zu heben und zu tragen.
• Mobilität: Muss in der Lage sein, zu gehen und zu klettern, um Aufgaben zu erfüllen, einschließlich Manövrieren innerhalb einer Raffinerie oder Anlage und Zugang zu erhöhten Plattformen über Leitern und Treppen.
• Kommunikation: Ausreichende Klarheit der Sprache und des Hörens oder andere Kommunikationsfähigkeiten, um effektiv zu kommunizieren.
• Fokus und Multitasking: Fähigkeit, den Fokus zu behalten und effektiv multitasking zu betreiben.
• Sicherheitseinrichtungen: Muss in der Lage sein, Sicherheitsausrüstung zu tragen, wie vom Sicherheitsdienst für den persönlichen Schutz gefordert, falls erforderlich in Fertigungsumgebungen.
• Persönliche Mobilität und Reflexe: Ausreichende persönliche Mobilität und körperliche Reflexe, mit oder ohne angemessene Vorkehrungen, um Bürotätigkeiten auszuführen und bei Bedarf zu externen Standorten zu reisen.

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und alle qualifizierten Bewerber werden ohne Rücksicht auf Rasse, Hautfarbe, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Schwangerschaft, Alter, nationale Herkunft, Behinderungsstatus, genetische Informationen, geschützten Veteranenstatus oder eine andere durch das Gesetz geschützte Eigenschaft berücksichtigt.