HR Administration Intern - Onboarding & Records, Switzerland

PIPECARE Group sucht einen HR Administration Intern, der unser Team in Zug, Schweiz, verstärkt. Der HR Administration Intern ist verantwortlich für die Bereitstellung administrativer Unterstützung für das Human Resources-Team, indem er bei Mitarbeiterakten, HR-Dokumentation, Onboarding-Aktivitäten, Schulungsadministration und HR-Systemen hilft. Dieses Praktikum bietet praktische Erfahrungen in den HR-Operationen und gewährleistet Vertraulichkeit, Genauigkeit und exzellenten internen Kundenservice. Wir berücksichtigen nur Kandidaten, die in der Schweiz ansässig sind.

Hauptverantwortlichkeiten

• HR Administration
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Arbeitsverträgen und HR-Dokumentationen.
• Pflege und Aktualisierung der Personalakten (elektronisch und physisch).
• Unterstützung des Onboarding-Prozesses durch die Vorbereitung von Unterlagen für neue Mitarbeiter und Orientierungsunterlagen.
• Unterstützung bei der Dokumentation des Offboardings und Archivierung von Aufzeichnungen.
• Sicherstellen, dass HR-Aufzeichnungen vollständig, genau und ordnungsgemäß abgelegt sind.
• HR Operations Support
• Beantwortung routinemäßiger Anfragen zur HR-Administration von Mitarbeitern.
• Unterstützung bei Abwesenheiten, Anwesenheit und anderen administrativen Prozessen.
• Vorbereitung von HR-Berichten, Tabellenkalkulationen und administrativen Trackern.
• Unterstützung der Lohnvorbereitung durch Zusammenstellung erforderlicher HR-Dokumentationen, wie zugewiesen.
• Allgemeine administrative Unterstützung
• Organisation von HR-Akten und Wahrung der Dokumentenvertraulichkeit.
• Planung von Meetings und Vorbereitung von Protokollen, wenn erforderlich.
• Unterstützung bei HR-Projekten und Initiativen zur Prozessverbesserung.
• Durchführung anderer administrativer Aufgaben, die vom HR-Team zugewiesen werden.

Qualifikationen

• Derzeit im Studium oder kürzlich abgeschlossenes Bachelor-Studium in Human Resources, Betriebswirtschaft, Management oder einem verwandten Bereich.
• Starke organisatorische und administrative Fähigkeiten.
• Hohe Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit.
• Fähigkeit, vertrauliche Informationen professionell zu behandeln.
• Gute Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Bereitschaft, HR-Prozesse und -Systeme zu lernen.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu verwalten und Fristen einzuhalten.

Körperliche und geistige Anforderungen

• Heben und Tragen: Fähigkeit, bis zu 50 Pfund zu heben und zu tragen.
• Mobilität: Muss in der Lage sein, zu gehen und zu klettern, um Aufgaben auszuführen, einschließlich der Bewegung innerhalb einer Raffinerie oder Anlage und dem Zugang zu erhöhten Plattformen über Leitern und Treppen.
• Kommunikation: Ausreichende Klarheit der Sprache und des Hörens oder andere Kommunikationsfähigkeiten, um effektiv zu kommunizieren.
• Fokus und Multitasking: Fähigkeit, den Fokus zu behalten und effektiv multitasking zu betreiben.
• Sicherheitseinrichtungen: Muss in der Lage sein, Sicherheitsausrüstung zu tragen, wie vom Sicherheitsdienst für den persönlichen Schutz gefordert, falls erforderlich in Fertigungsumgebungen.
• Persönliche Mobilität und Reflexe: Ausreichende persönliche Mobilität und körperliche Reflexe, mit oder ohne angemessene Vorkehrungen, um Bürotätigkeiten auszuführen und bei Bedarf zu externen Standorten zu reisen.

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, und alle qualifizierten Bewerber werden unabhängig von Rasse, Farbe, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität oder -ausdruck, Schwangerschaft, Alter, nationaler Herkunft, Behinderungsstatus, genetischen Informationen, geschützten Veteranenstatus oder einer anderen durch das Gesetz geschützten Eigenschaft bei der Beschäftigung berücksichtigt.