Deine Aufgaben
Damit sich unsere Kreativen und Berater voll auf ihre Projekte konzentrieren können, halten wir im Team Office-Management im Hintergrund die Fäden zusammen. Zur Verstärkung suchen wir eine strukturierte, zahlenaffine und serviceorientierte Persönlichkeit, die administrative Kernprozesse mit Leichtigkeit steuert und unserer Agentur ein freundliches Gesicht gibt.
- Vorbereitende Buchhaltung & Abrechnung:
Du übernimmst die Erfassung und Kontierung von Eingangsrechnungen, ordnest sie Projekten zu, erstellst Rechnungen (insb. für wiederkehrende Leistungen) und bereitest die Abrechnungen inklusive Plausibilitätsprüfung sorgfältig vor. - Vertragsmanagement & Organisation:
Du pflegst unser Vertragsregister (Dienstleister, Kunden, Rahmenverträge), behältst Fristen und Termine im Blick und stellst eine lückenlose, digitale Ablage sicher. - ERP- & Projektsupport:
Du pflegst unsere ERP-Stammdaten, legst neue Projekte in unseren Systemen an und sicherst eine hohe Datenqualität. - Agenturservice:
Du bist die erste Anlaufstelle am Telefon und empfängst unsere Kunden vor Ort. Zudem koordinierst du den Postlauf (physisch & digital), das Raummanagement, die Bestellung von Bürobedarf und unterstützt bei der Organisation von Meetings und Teamevents. - Unterstützung in der Auftragsanbahnung:
Du erfasst eingehende Leads im ERP-System, legst erste Angebote an und unterstützt die Angebotsverfolgung nach Absprache.
Dein Profil
- Qualifikation:
Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation - Erfahrung:
Nachweisbare Berufserfahrung im Office Management, der vorbereitenden Buchhaltung sowie im Vertragsmanagement (Fristen- und Dokumentenorganisation) - Systemkompetenz:
Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (insb. im Bereich Stammdaten- und Projektanlage) sowie Routine im Umgang mit Kunden - Arbeitsweise:
Ein ausgeprägtes Organisationstalent, absolute Zuverlässigkeit, Präzision, ein gutes Zeitmanagement sowie ein sicheres Verständnis für interne Messgrößen und buchhalterische Zusammenhänge - Persönlichkeit:
Ein freundliches, lösungsorientiertes Auftreten, stark ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke - Sprachkenntnisse:
Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil
Warum wir?
Eine verlässliche Teilzeitstelle mit einem wöchentlichen Stundenumfang von 16–20 Stunden
– ideal vereinbar mit deinem Alltag.
- Spannendes Agenturumfeld: Eine abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle aller Agenturbereiche
- Flache Hierarchien: Kurze Entscheidungswege und eine offene, teamorientierte Arbeitsatmosphäre
- Weiterentwicklung: Proaktive Mitgestaltung des eigenen Arbeitsbereichs
- Moderner Arbeitsplatz: Ein attraktives Arbeitsumfeld in zentraler, grüner Lage in Wuppertal
- Gemeinschaft: Ein tolles Team, das sich auf dich freut, sowie regelmäßige interne Events
Über uns
Wir sind eine dynamisch wachsende und anspruchsvolle Agentur für konzeptionelle Kommunikationsmedien mit knapp 40 festen Mitarbeitern* und Sitz in Wuppertal. Wir betreuen einen abwechslungsreichen Kundenstamm – von B2B-Kunden über Onlineshops bis hin zum Direktkundengeschäft ist alles dabei. Für die stetig wachsenden Aufgaben in unserem Team suchen wir motivierte Kollegen, die gerne langfristig mit uns erfolgreich wachsen möchten.
