Deine Aufgaben
- Vorbereitende Buchhaltung & Abrechnung:
Du übernimmst die Erfassung und Kontierung von Eingangsrechnungen, ordnest sie Projekten zu, erstellst Rechnungen (insb. für wiederkehrende Leistungen) und bereitest die Abrechnungen inklusive Plausibilitätsprüfung sorgfältig vor. - Vertragsmanagement & Organisation:
Du pflegst unser Vertragsregister (Dienstleister, Kunden, Rahmenverträge), behältst Fristen und Termine im Blick und stellst eine lückenlose, digitale Ablage sicher. - ERP- & Projektsupport:
Du pflegst unsere ERP-Stammdaten, legst neue Projekte in unseren Systemen an und sicherst eine hohe Datenqualität. - Agenturservice:
Du bist die erste Anlaufstelle am Telefon und empfängst unsere Kunden vor Ort. Zudem koordinierst du den Postlauf (physisch & digital), das Raummanagement, die Bestellung von Bürobedarf und unterstützt bei der Organisation von Meetings und Teamevents. - Unterstützung in der Auftragsanbahnung:
Du erfasst eingehende Leads im ERP-System, legst erste Angebote an und unterstützt die Angebotsverfolgung nach Absprache.
Dein Profil
- Qualifikation:
Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation - Erfahrung:
Nachweisbare Berufserfahrung im Office Management, der vorbereitenden Buchhaltung sowie im Vertragsmanagement (Fristen- und Dokumentenorganisation) - Systemkompetenz:
Sicherer Umgang mit ERP-Systemen (insb. im Bereich Stammdaten- und Projektanlage) sowie Routine im Umgang mit Kunden - Arbeitsweise:
Ein ausgeprägtes Organisationstalent, absolute Zuverlässigkeit, Präzision, ein gutes Zeitmanagement sowie ein sicheres Verständnis für interne Messgrößen und buchhalterische Zusammenhänge - Persönlichkeit:
Ein freundliches, lösungsorientiertes Auftreten, stark ausgeprägte Serviceorientierung und Kommunikationsstärke - Sprachkenntnisse:
Fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift; Englischkenntnisse sind von Vorteil
Warum wir?
– ideal vereinbar mit deinem Alltag.
- Spannendes Agenturumfeld: Eine abwechslungsreiche Tätigkeit an der Schnittstelle aller Agenturbereiche
- Flache Hierarchien: Kurze Entscheidungswege und eine offene, teamorientierte Arbeitsatmosphäre
- Weiterentwicklung: Proaktive Mitgestaltung des eigenen Arbeitsbereichs
- Moderner Arbeitsplatz: Ein attraktives Arbeitsumfeld in zentraler, grüner Lage in Wuppertal
- Gemeinschaft: Ein tolles Team, das sich auf dich freut, sowie regelmäßige interne Events
Über uns
Wir sind eine dynamisch wachsende und anspruchsvolle Agentur für konzeptionelle Kommunikationsmedien mit knapp 40 festen Mitarbeitern* und Sitz in Wuppertal. Wir betreuen einen abwechslungsreichen Kundenstamm – von B2B-Kunden über Onlineshops bis hin zum Direktkundengeschäft ist alles dabei. Für die stetig wachsenden Aufgaben in unserem Team suchen wir motivierte Kollegen, die gerne langfristig mit uns erfolgreich wachsen möchten.
Office Manager:in (m/w/d) in Wuppertal Arbeitgeber: Pixelproduction
PixelProduction ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Wuppertal eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Mit flachen Hierarchien, flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten, fördern wir die individuelle Entwicklung und das kollegiale Miteinander. Unsere Agentur legt großen Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance und bietet zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten, um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter sein volles Potenzial entfalten kann.
