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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Meetings, manage Kalender und unterstütze das HR-Team bei der Rekrutierung.
- Arbeitgeber: Dynamisches Unternehmen mit einem kreativen und unterstützenden Team.
- Mitarbeitervorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines innovativen Teams und gestalte spannende Events und Projekte.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung in Organisation, Kommunikation und MS-Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Tolle Entwicklungschancen in einem abwechslungsreichen Arbeitsumfeld.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
In Kürze
Kongress- & Eventmanagement / Team-Assistentin / HR-Kompetenzen – Direktionsassistentin / Team-Assistentin / Human Resources
Als Direktions- und Team-Assistentin versteht sich diese Bewerberin als zentrale Drehscheibe und war verantwortlich für das Kalendermanagement, die Buchung anspruchsvoller Reisen, die Organisation von Einreisevisa, das Aufsetzen von Meetings und die Protokollführung sowie die Erstellung von Spesenabrechnungen.
In ihrer Funktion als HR-Koordinatorin setzte sie Vorstellungsgespräche auf, betreute die Bewerbenden, arbeitete mit Agenturen und HR zusammen und verwaltete die Planstellen.
Sie war Mentorin für neue MitarbeiterInnen und sorgte dafür, dass der Einstieg bei der neuen Firma strukturiert, klar und angenehm gestaltet wurde.
- Kongress- und Eventmanagement
Als Organisatorin von lokalen und internationalen Ärztetagungen, Seminaren und Schulungen koordinierte sie alle Abläufe. Sie ist es gewohnt, interdisziplinär und über alle Hierarchiestufen hinweg zu kommunizieren.
Sie arbeitete fächerübergreifend bei Vertragsverhandlungen, der Budgetplanung, rechtlichen Fragen, der Reiseorganisation und der Betreuung vor Ort mit. Zusätzlich organisierte sie Rahmenprogramme und Zusammenkünfte.
Sie bleibt auf dem Laufenden bezüglich der IT-Tools und wendet die jeweils effizienteste Methode an.
- Projektmanagement und Marketing
Als Mitarbeiterin bei Projektarbeiten ist sie in der Lage, Projekte zu planen, zu terminieren, vollständig durchzuführen und zu evaluieren, insbesondere im Bereich Logistik und Administration. IT-Kenntnisse: Sehr versierte und erfahrene MS-Office-Anwenderin. Sprachen: Deutsch (Muttersprache), Englisch (Cambridge Certificate of Proficiency, Grade B), Französisch (Grundkenntnisse mündlich).
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Executive Assistant Arbeitgeber: PKS Personal AG
Kontaktperson:
PKS Personal AG HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Assistant
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du eine interessante Stelle gefunden hast, zögere nicht, direkt Kontakt mit dem Unternehmen aufzunehmen. Frag nach, ob sie noch Fragen zu deiner Bewerbung haben oder wie der Prozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation!
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in der Branche arbeiten. Oftmals erfährt man durch persönliche Kontakte von offenen Stellen oder kann sogar eine Empfehlung bekommen. Wir bei StudySmarter unterstützen dich gerne dabei, dein Netzwerk auszubauen!
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über das Unternehmen und die Branche. Überlege dir, welche Fragen du stellen möchtest und wie du deine Erfahrungen am besten präsentieren kannst. Übung macht den Meister – vielleicht mit einem Freund oder vor dem Spiegel!
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Dort findest du alle aktuellen Stellenangebote und kannst sicher sein, dass deine Bewerbung direkt an die richtige Stelle gelangt. Lass uns gemeinsam den nächsten Schritt in deiner Karriere gehen!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Assistant
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Lass deine Persönlichkeit in deiner Bewerbung durchscheinen und sei authentisch. Das macht einen großen Unterschied!
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout hilft uns, den Überblick zu behalten.
Betone deine Erfahrungen!: Erzähle uns von deinen bisherigen Erfahrungen im Kongress- und Eventmanagement sowie im HR-Bereich. Zeige auf, wie du in der Vergangenheit Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast. Das macht dich für uns interessant!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung bei uns ankommt, bewirb dich direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei PKS Personal AG vorbereitest
✨Bereite dich auf typische Fragen vor
Überlege dir im Voraus, welche Fragen dir in einem Interview für die Position als Direktionsassistentin gestellt werden könnten. Dazu gehören Fragen zu deinem Kalendermanagement, deiner Erfahrung im Eventmanagement und wie du mit verschiedenen Hierarchieebenen kommunizierst. Übe deine Antworten laut, um sicherer zu werden.
✨Zeige deine Organisationstalente
Bring Beispiele aus deiner bisherigen Arbeit mit, die deine Fähigkeiten im Projektmanagement und in der Organisation von Veranstaltungen verdeutlichen. Erkläre, wie du komplexe Aufgaben strukturiert angegangen bist und welche Tools du verwendet hast, um effizient zu arbeiten.
✨Sei bereit, deine IT-Kenntnisse zu demonstrieren
Da die Stelle gute MS-Office-Kenntnisse erfordert, solltest du dich darauf vorbereiten, deine Fähigkeiten in diesen Programmen zu zeigen. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel aus der Praxis nennen, wo du diese Tools erfolgreich eingesetzt hast, um ein Projekt zu unterstützen.
✨Kommuniziere klar und selbstbewusst
Achte darauf, während des Interviews klar und präzise zu kommunizieren. Zeige, dass du in der Lage bist, über alle Hierarchiestufen hinweg zu kommunizieren, und bringe Beispiele, wie du dies in der Vergangenheit erfolgreich gemacht hast. Ein selbstbewusstes Auftreten hinterlässt einen positiven Eindruck.
