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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze bei Reisebuchungen, Rechnungsbearbeitung und administrativen Aufgaben.
- Arbeitgeber: Plan International setzt sich für die Rechte von Kindern weltweit ein.
- Mitarbeitervorteile: Flexibles Arbeiten, 30 Urlaubstage und Zuschüsse für Mobilität und Büroausstattung.
- Warum dieser Job: Gestalte eine positive Zukunft für Kinder und arbeite in einem vielfältigen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und mindestens 3 Jahre Erfahrung im Office Management.
- Andere Informationen: Wir fördern Vielfalt und freuen uns über Bewerbungen aus allen Gesellschaftsgruppen.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Plan International ist eine unabhängige Organisation der Entwicklungszusammenarbeit und humanitären Hilfe. Mädchen und Jungen sollen weltweit die gleichen Rechte und Chancen haben und ihre Zukunft aktiv gestalten. Um das zu erreichen, setzen wir in unseren Partnerländern effizient und transparent Projekte zur nachhaltigen Gemeindeentwicklung um und reagieren schnell auf Notlagen und Katastrophen, die das Leben von Kindern bedrohen. In mehr als 75 Ländern arbeiten wir Hand in Hand mit Kindern, Jugendlichen, Unterstützenden und Partnern jeden Geschlechts, um unsere globalen Ziele zu erreichen. Die nachhaltigen Entwicklungsziele der Vereinten Nationen bestärken uns in unserem Engagement. Plan ist dem Kinderschutz verpflichtet.
Wir suchen für unseren Bereich Internationale Zusammenarbeit
in Hamburg zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n
Büroassistent:in (d/w/m)
– unbefristet / 39 Wochenstunden –
Deine Aufgaben:
- Schwerpunkt 1: Reisemanagement (Reisebuchungen, Visumbeschaffungen, Abrechnungsprozess etc.)
- Schwerpunkt 2: allgemeine Rechnungsbearbeitung
- kontinuierliche Pflege und Optimierung von Datenbanken, inkl. Bereichsbudget
- Unterstützung der Bereichsleitung und der stellvertretenden Bereichsleitung in allen administrativen und operativen Aufgaben, z.B. Vor- und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen inkl. Protokollführung
- Erstellung und Betreuung von Standard-Consultant-Verträgen inkl. Budgetierung
- Ansprechpartner:in für administrative und organisatorische Fragen für den Bereich und darüber hinaus, z.B. Kooperation mit Datenschutz
Dein Profil:
- abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position, idealerweise im Bereich Office Management und/ oder Reisemanagement
- Bereitschaft sich in unterschiedliche Aufgabenbereiche einzuarbeiten und zu engagieren
- Organisationstalent, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- sehr guter Umgang mit MS-Office-Paket
- ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Serviceorientierung sowie Flexibilität
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- interkulturelle Offenheit und inklusives Mindset
Wir bieten Dir:
- Ein flexibles Arbeitszeitmodellund bis zu 12 Tage mobiles Arbeiten im Monat
- 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche
- Einen Zuschuss zum Deutschlandticket, der hauseigenen Kantine/Cafeteria und zur betrieblichen Altersvorsorge
- Einen Dienstlaptop und einen Zuschuss zur Büroausstattung für das mobile Arbeiten
- Spannende Aufgaben und ein modernes, ergonomisches Arbeitsumfeld
Das Handeln von Plan International Deutschland e.V. ist geprägt von unseren Werten Solidarität, Toleranz, Freiheit, Gleichheit und Gerechtigkeit. Wir leben Vielfalt und begrüßen daher ausdrücklich Bewerbungen aller Mitglieder der Gesellschaft.
Wenn Du Interesse an dieser anspruchsvollen Aufgabe hast, bewirb Dich bitte auf Deutschunter Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins online.
Plan International Deutschland e.V.
Bramfelder Straße 70
22305 Hamburg
#J-18808-Ljbffr
Büroassistent:in (d/w/m) Arbeitgeber: Plan International Deutschland e.V.
Kontaktperson:
Plan International Deutschland e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Büroassistent:in (d/w/m)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden, Bekannten oder ehemaligen Kollegen, die möglicherweise Kontakte zu Plan International haben. Oft können persönliche Empfehlungen den Unterschied machen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die aktuellen Projekte und Werte von Plan International. Zeige in Gesprächen oder Interviews, dass du die Mission der Organisation verstehst und dich mit ihr identifizieren kannst.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zu deiner Erfahrung im Reisemanagement und Office Management vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine interkulturelle Offenheit! Bereite dich darauf vor, wie du in einem internationalen Team arbeiten würdest und welche Erfahrungen du bereits in diesem Bereich gesammelt hast.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Büroassistent:in (d/w/m)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über Plan International und deren Mission. Verstehe die Werte und Ziele der Organisation, um deine Motivation in der Bewerbung klar darzustellen.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er die relevanten Erfahrungen im Büro- und Reisemanagement hervorhebt. Betone deine Fähigkeiten in der Organisation und Kommunikation, die für die Position wichtig sind.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für die Stelle geeignet bist. Gehe auf deine interkulturelle Offenheit und dein inklusives Mindset ein, da dies für die Organisation von Bedeutung ist.
Überprüfung der Sprachkenntnisse: Stelle sicher, dass du deine sehr guten Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift klar kommunizierst. Füge gegebenenfalls Nachweise oder Zertifikate hinzu, um deine Sprachfähigkeiten zu untermauern.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Plan International Deutschland e.V. vorbereitest
✨Informiere dich über die Organisation
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich gründlich über Plan International informieren. Verstehe ihre Mission, Werte und Projekte, um im Gespräch zu zeigen, dass du dich mit der Organisation identifizieren kannst.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Büro- und Reisemanagement unter Beweis stellen. Zeige, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsstrategien zu erläutern. Übe, klar und präzise zu sprechen, und zeige, dass du sowohl im Team als auch im Umgang mit externen Partnern effektiv kommunizieren kannst.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews ist es immer gut, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir gleichzeitig Klarheit über den weiteren Verlauf.
