Auf einen Blick
- Aufgaben: Verantwortlich für administrative Aufgaben und Unterstützung der Bereichsleitung.
- Unternehmen: Plan International, eine Organisation für Entwicklungszusammenarbeit und humanitäre Hilfe.
- Vorteile: Flexibles Arbeitszeitmodell, 30 Urlaubstage und Zuschüsse für Mobilität und Büroausstattung.
- Weitere Informationen: Vielfältige Aufgaben in einem modernen, ergonomischen Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft von Kindern weltweit und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, 2 Jahre Erfahrung im Office Management und sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Plan International ist eine unabhängige Organisation der Entwicklungszusammenarbeit und humanitären Hilfe. Mädchen und Jungen sollen weltweit die gleichen Rechte und Chancen haben und ihre Zukunft aktiv gestalten. Um das zu erreichen, setzen wir in unseren Partnerländern effizient und transparent Projekte zur nachhaltigen Gemeindeentwicklung um und reagieren schnell auf Notlagen und Katastrophen, die das Leben von Kindern bedrohen. In mehr als 75 Ländern arbeiten wir Hand in Hand mit Kindern, Jugendlichen, Unterstützenden und Partnern jeden Geschlechts, um unsere globalen Ziele zu erreichen. Die nachhaltigen Entwicklungsziele der Vereinten Nationen bestärken uns in unserem Engagement. Plan ist dem institutionellen Kinderschutz verpflichtet.
Wir suchen für unsere Abteilung Internationale Zusammenarbeit in Hamburg zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein:e Büroassistent:in - befristet für 1 Jahr / Vollzeit (39 Wochenstunden).
Deine Aufgaben:
- Verantwortlich für die Erledigung administrativer Aufgaben, darunter:
- Strukturiertes Reisemanagement (Reisebuchungen, Visumbeschaffungen, Abrechnungsprozess etc. gemäß Vorschriften) im engen Austausch mit Reisenden
- Gewissenhafte Rechnungsbearbeitung (Datenpflege, formale Prüfung)
- Kontinuierliche Pflege und Optimierung von Datenbanken (diverse Posteingänge, ebenso Consultancy-Vertragswesen) sowie Wissensmanagement-Aufgaben
- Interne Kontaktperson für den und Betreuung des bereichsinternen Datenschutzprozesses und Abstimmung mit der externen organisationsweiten Datenschutzbeauftragen
- Aktive Unterstützung der Bereichsleitung und der stellvertretenden Bereichsleitung in operativen und administrativen Aufgaben, darunter:
- Operative Vorbereitung von Bereichssitzungen
- Ggf. inkl. Terminkoordinierung und Kalenderpflege
- Besuchsmanagement Externer (z.B. aus COs, NOs, GH)
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position, idealerweise im Bereich Office Management und/oder Reisemanagement
- Bereitschaft sich in unterschiedliche Aufgabenbereiche einzuarbeiten und zu engagieren
- Organisationstalent, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Sehr guter Umgang mit MS-Office-Paket
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Serviceorientierung sowie Flexibilität
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Interkulturelle Offenheit und inklusives Mindset
- Ein flexibles Arbeitszeitmodell und bis zu 12 Tage mobiles Arbeiten im Monat
- 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche
- Einen Zuschuss zum Deutschlandticket, der hauseigenen Kantine/Cafeteria (Standort Hamburg) und zur betrieblichen Altersvorsorge
- Einen Dienstlaptop und einen Zuschuss zur Büroausstattung für das mobile Arbeiten
- Spannende Aufgaben und ein modernes, ergonomisches Arbeitsumfeld
Dein Profil:
Wir bieten Dir:
Das Handeln von Plan International Deutschland e.V. ist geprägt von unseren Werten Solidarität, Toleranz, Freiheit, Gleichheit und Gerechtigkeit. Wir leben Vielfalt und begrüßen daher ausdrücklich Bewerbungen aller Mitglieder der Gesellschaft. Wenn Du Interesse an dieser anspruchsvollen Aufgabe hast, bewirb Dich bitte auf Deutsch unter Angabe Deiner Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins online.
Büroassistent:in (d/w/m) Arbeitgeber: Plan International Deutschland e.V.
Plan International ist ein hervorragender Arbeitgeber, der sich für die Gleichstellung von Mädchen und Jungen weltweit einsetzt. Mit einem flexiblen Arbeitszeitmodell, 30 Urlaubstagen und der Möglichkeit, bis zu 12 Tage im Monat mobil zu arbeiten, fördert das Unternehmen eine ausgewogene Work-Life-Balance. Zudem bietet Plan International ein modernes Arbeitsumfeld in Hamburg, spannende Aufgaben und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten in einer wertschätzenden und inklusiven Unternehmenskultur.
Kontaktdaten:
Plan International Deutschland e.V. Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Büroassistent:in (d/w/m) erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Büroassistent:in interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team von Plan International in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Auswahlprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und Engagement!
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die vielleicht schon bei Plan International arbeiten oder Erfahrungen in ähnlichen Organisationen haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und dir helfen, dich besser auf das Vorstellungsgespräch vorzubereiten.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich gut auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Werte und Projekte von Plan International. Überlege dir, wie deine Fähigkeiten im Bereich Office Management und Reisemanagement zur Mission der Organisation passen. Zeig, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch die Vision teilst!
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das macht es einfacher für uns, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicherstellen, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind. Lass uns gemeinsam an einer besseren Zukunft arbeiten!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Büroassistent:in (d/w/m) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wir möchten dich kennenlernen, also zeig uns, wer du wirklich bist! Verwende deine eigene Stimme und Persönlichkeit in deinem Anschreiben, damit wir einen Eindruck von dir bekommen.
Pass auf die Details auf!:Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du es abschickst!
Zeige deine Motivation!:Erkläre uns, warum du bei Plan International arbeiten möchtest und was dich an der Stelle als Büroassistent:in reizt. Deine Begeisterung kann den Unterschied machen!
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung an die richtige Stelle gelangt, bewirb dich bitte direkt über unsere Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Plan International Deutschland e.V. vorbereitet
✨Informiere dich über die Organisation
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über Plan International verschaffen. Informiere dich über ihre Projekte, Werte und Ziele. Das zeigt dein Interesse und hilft dir, gezielte Fragen zu stellen.
✨Bereite Beispiele vor
Denke an konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten im Büro- und Reisemanagement unter Beweis stellen. Zeige, wie du Herausforderungen gemeistert hast und welche Erfolge du erzielt hast.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Kommunikation erfordert, sei bereit, deine Kommunikationsfähigkeiten zu demonstrieren. Übe, klar und präzise zu sprechen, und zeige, dass du sowohl im Team als auch mit externen Partnern gut zusammenarbeiten kannst.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews ist es immer gut, nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess zu fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir eine Vorstellung davon, wann du mit einer Rückmeldung rechnen kannst.
