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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage travel bookings, handle invoices, and support administrative tasks.
- Arbeitgeber: Plan International is a global organization focused on children's rights and sustainable development.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, remote work options, and 30 vacation days.
- Warum dieser Job: Join a mission-driven team making a real impact in children's lives worldwide.
- Gewünschte Qualifikationen: Requires commercial training, 3 years of experience, and strong MS Office skills.
- Andere Informationen: We value diversity and encourage applications from all backgrounds.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Plan International ist eine unabhängige Organisation der Entwicklungszusammenarbeit und humanitären Hilfe. Mädchen und Jungen sollen weltweit die gleichen Rechte und Chancen haben und ihre Zukunft aktiv gestalten. Um das zu erreichen, setzen wir in unseren Partnerländern effizient und transparent Projekte zur nachhaltigen Gemeindeentwicklung um und reagieren schnell auf Notlagen und Katastrophen, die das Leben von Kindern bedrohen. In mehr als 75 Ländern arbeiten wir Hand in Hand mit Kindern, Jugendlichen, Unterstützenden und Partnern jeden Geschlechts, um unsere globalen Ziele zu erreichen. Die nachhaltigen Entwicklungsziele der Vereinten Nationen bestärken uns in unserem Engagement. Plan ist dem Kinderschutz verpflichtet.
Wir suchen für unseren Bereich der Internationalen Zusammenarbeitin Hamburg zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine:n
Büroassistent:in in der Internationalen Zusammenarbeit (m/w/d)
– unbefristet / 39 Wochenstunden –
Ihre Aufgaben:
- Schwerpunkt 1: Reisemanagement (Reisebuchungen, Visumbeschaffungen, Abrechnungsprozess etc.)
- Schwerpunkt 2: allgemeine Rechnungsbearbeitung
- Kontinuierliche Pflege und Optimierung von Datenbanken, inkl. Bereichsbudget
- Unterstützung der Bereichsleitung und der stellvertretenden Bereichsleitung in allen administrativen und operativen Aufgaben, z.B. Vor- und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen inkl. Protokollführung
- Erstellung und Betreuung von Standard-Consultant-Verträgen inkl. Budgetierung
- Ansprechpartner:in für administrative und organisatorische Fragen für den Bereich und darüber hinaus, z.B. Kooperation mit Datenschutz
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position, idealerweise im Bereich Office Management und/oder Reisemanagement
- Bereitschaft sich in unterschiedliche Aufgabenbereiche einzuarbeiten und zu engagieren
- Organisationstalent, selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Sehr guter Umgang mit MS-Office-Paket
- Ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit, Serviceorientierung sowie Flexibilität
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Interkulturelle Offenheit und inklusives Mindset
Wir bieten Ihnen:
- Ein flexibles Arbeitszeitmodell und bis zu 12 Tage mobiles Arbeiten im Monat
- 30 Urlaubstage bei einer 5-Tage-Woche
- Einen Zuschuss zum Deutschlandticket, der hauseigenen Kantine/Cafeteria und zur betrieblichen Altersvorsorge
- Einen Dienstlaptop und einen Zuschuss zur Büroausstattung für das mobile Arbeiten
- Spannende Aufgaben und ein modernes, ergonomisches Arbeitsumfeld
Das Handeln von Plan International Deutschland e.V. ist geprägt von unseren Werten Solidarität, Toleranz, Freiheit, Gleichheit und Gerechtigkeit. Wir leben Vielfalt und begrüßen daher ausdrücklich Bewerbungen aller Mitglieder der Gesellschaft.
Wenn Sie Interesse an dieser anspruchsvollen Aufgabe haben, bewerben Sie sich bitte auf Deutsch unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und des frühestmöglichen Eintrittstermins online.
Plan International Deutschland e.V.
Bramfelder Straße 70
22305 Hamburg
#J-18808-Ljbffr
Büroassistent:in in der Internationalen Zusammenarbeit (m/w/d) Arbeitgeber: Plan International Deutschland e.V.
Kontaktperson:
Plan International Deutschland e.V. HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Büroassistent:in in der Internationalen Zusammenarbeit (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Freunden oder Bekannten, die bereits in der Entwicklungszusammenarbeit tätig sind. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über aktuelle Projekte von Plan International. Zeige in deinem Gespräch, dass du die Mission und die Werte der Organisation verstehst und schätzt. Das wird dir helfen, dich von anderen Bewerbern abzuheben.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf Fragen zu interkultureller Kommunikation vor. Da die Stelle internationale Zusammenarbeit umfasst, ist es wichtig, dass du deine Erfahrungen und Fähigkeiten in diesem Bereich klar darlegen kannst.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Flexibilität und Bereitschaft, dich in verschiedene Aufgabenbereiche einzuarbeiten. Betone in Gesprächen, dass du anpassungsfähig bist und gerne neue Herausforderungen annimmst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Büroassistent:in in der Internationalen Zusammenarbeit (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Unternehmensrecherche: Informiere dich über Plan International und deren Projekte. Verstehe die Werte und Ziele der Organisation, um in deiner Bewerbung zu zeigen, dass du mit ihrer Mission übereinstimmst.
Anpassung des Lebenslaufs: Gestalte deinen Lebenslauf so, dass er deine relevanten Erfahrungen im Büro- und Reisemanagement hervorhebt. Achte darauf, spezifische Fähigkeiten wie MS-Office-Kenntnisse und Organisationstalent klar darzustellen.
Motivationsschreiben: Verfasse ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem du erklärst, warum du für die Position geeignet bist. Betone deine interkulturelle Offenheit und Teamfähigkeit sowie deine Bereitschaft, dich in verschiedene Aufgabenbereiche einzuarbeiten.
Überprüfung der Unterlagen: Bevor du deine Bewerbung einreichst, überprüfe alle Dokumente auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Achte darauf, dass deine Gehaltsvorstellung und der frühestmögliche Eintrittstermin klar angegeben sind.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Plan International Deutschland e.V. vorbereitest
✨Bereite dich auf die Reisemanagement-Themen vor
Da der Schwerpunkt der Position auf dem Reisemanagement liegt, solltest du dich mit den gängigen Prozessen für Reisebuchungen und Visumbeschaffungen vertraut machen. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesem Bereich unter Beweis stellen.
✨Zeige deine Organisationstalente
Die Stelle erfordert eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise. Bereite konkrete Beispiele vor, die zeigen, wie du in der Vergangenheit komplexe Aufgaben organisiert und erfolgreich umgesetzt hast. Dies könnte auch die Pflege von Datenbanken oder die Unterstützung bei Besprechungen umfassen.
✨Kommunikationsfähigkeiten betonen
Da die Position eine ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit erfordert, solltest du während des Interviews aktiv kommunizieren und deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit mit anderen betonen. Teile Erfahrungen, in denen du erfolgreich im Team gearbeitet hast oder als Ansprechpartner:in fungiert hast.
✨Interkulturelle Offenheit demonstrieren
Plan International legt großen Wert auf interkulturelle Offenheit und ein inklusives Mindset. Bereite dich darauf vor, über deine Erfahrungen in internationalen oder multikulturellen Umgebungen zu sprechen und wie du dazu beigetragen hast, ein respektvolles und unterstützendes Arbeitsumfeld zu schaffen.
