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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere Meetings, manage Kalender und unterstütze die Fachgebietsleitung im Alltag.
- Arbeitgeber: Hasso-Plattner-Institut, führendes Informatikinstitut mit internationalem Flair.
- Mitarbeitervorteile: 30 Urlaubstage, mobiles Arbeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und Sportangebote.
- Warum dieser Job: Gestalte die digitale Zukunft und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Studium, Erfahrung in Assistenzpositionen und MS-Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Attraktive Mitarbeitervorteile und ein Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Das Hasso-Plattner-Institut ist eines der führenden universitären Informatikinstitute. Unser Ziel ist es, die digitale Souveränität Europas mit exzellenter Forschung und praxisnaher Lehre in der Informatik zu stärken. Am HPI sind wir davon überzeugt, dass Exzellenz dann entsteht, wenn wir das Wissen verschiedener Disziplinen in Zusammenarbeit verbinden, um gemeinsam verantwortungsvolle und richtungsweisende Lösungen für die Zukunft zu gestalten. In unseren Research Clustern "Systems", "Data and AI", "Foundations", "Digital Health", "Security" und "Business and Society" arbeiten Forschende aus mehreren Fachgebieten gemeinsam an Fragen, die zur Lösung gesellschaftlicher Herausforderungen beitragen.
Die Stelle ist in Teil- oder Vollzeit zu besetzen und vorerst befristet auf 2 Jahre mit der Option der Entfristung.
Deine zukünftigen Aufgaben:
- Verantwortung für alle anfallenden organisatorischen Angelegenheiten am Fachgebiet, insbesondere:
- Unterstützung im Kalendermanagement und bei der Terminkoordination für die Fachgebietsleitung/Professor:in
- Unterstützung bei der Organisation von Meetings, Projekttreffen und Veranstaltungen an den Lehrstühlen
- Vor- und Nachbereitung von Reisen der Fachgebietsleitung, Beantragung und Abrechnung der Dienstreisen der Fachgebietsleitung in SAP Concur
- Rechnungsbearbeitung mit dem Dokumentenmanagementprogramm DocuWare
- Unterstützung bei der Anstellung neuer Mitarbeitender
- Zuarbeit bei besonderen Aufgaben der Fachgebietsleitung in der akademischen Verwaltung, z. B. Prüfungsausschuss
- Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Stipendiat:innen in organisatorischen Fragen zur Gewährleistung eines routinierten und professionellen Ablaufs
- Zuarbeit bei der Finanz- und Budgetplanung der Fachgebietsleitung und Zusammenarbeit mit verschiedenen zentralen Verwaltungsabteilungen wie Finanzen, Drittmittel und Personal
- Unterstützung bei Sonderaufgaben wie z. B. Organisation des jährlichen Fachgebiet-Retreats
- Pflege eines Netzwerkes mit den Assistenzen der anderen Fachgebiete
Was Du mitbringen solltest:
- Kaufmännische Berufsausbildung oder ein Studium erfolgreich abgeschlossen oder eine vergleichbare Qualifikation und mehrjährige Erfahrungen in vergleichbaren Positionen
- Freude an Assistenztätigkeiten und versiert im Umgang mit MS-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word et al.)
- Erfahrung in digitalen Anwendungsprogrammen wie SAP Success Factors, SAP Concur und digitalen Rechnungsbearbeitungssystemen wünschenswert
- Eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise sowie Planungs- und Organisationsgeschick
- Souveränes und freundliches Auftreten
- Interkulturelle Kompetenz und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift
Darauf kannst Du dich bei uns freuen:
- Facettenreicher Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
- Spannende, verantwortungsvolle Position, in der Du viel bewegen kannst
- Regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten, Einblick in die wissenschaftliche Forschung
- Regelmäßige Team-Events und Workshops
- Kostenfreie externe Mitarbeitendenberatung für Problemlagen jeglicher Art
- Attraktive Angebote für Mitarbeitende (Corporate Benefits)
- Bezuschusstes Firmenticket/Deutschlandticket
- Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (an bis zu 2 Tagen in der Woche)
- 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
- Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Callisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen
- Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S‑Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin
Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. Gehaltsvorstellung. Bitte bewirb Dich ausschließlich über unsere Karriereseite.
Hasso-Plattner-Institut für Digital Engineering gGmbH Prof.-Dr.-Helmert-Str. 2-3 14482 Potsdam
Assistenz der Fachgebietsleitung Data Systems (m/w/d) Arbeitgeber: Plattnerfoundation
Kontaktperson:
Plattnerfoundation HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Assistenz der Fachgebietsleitung Data Systems (m/w/d)
✨Netzwerken, was das Zeug hält!
Nutze jede Gelegenheit, um mit Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen. Ob auf Konferenzen, Meetups oder einfach in sozialen Netzwerken – je mehr Kontakte du knüpfst, desto besser stehen deine Chancen, von offenen Stellen zu erfahren.
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Jobs zu dir kommen. Recherchiere Unternehmen, die dich interessieren, und kontaktiere sie direkt. Zeig ihnen, dass du wirklich an einer Mitarbeit interessiert bist und bringe deine Ideen ein!
✨Bereite dich auf Interviews vor!
Mach dir Gedanken über mögliche Fragen und übe deine Antworten. Informiere dich über das Unternehmen und die Fachgebietsleitung, damit du im Gespräch glänzen kannst. Zeig, dass du die richtige Person für die Assistenz der Fachgebietsleitung Data Systems bist!
✨Bewirb dich über unsere Karriereseite!
Wenn du Interesse an der Stelle hast, dann bewirb dich unbedingt über unsere Website. So stellst du sicher, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet und du die besten Chancen hast, in den Auswahlprozess aufgenommen zu werden.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Assistenz der Fachgebietsleitung Data Systems (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei authentisch!: Zeig uns, wer du wirklich bist! Deine Persönlichkeit sollte in deiner Bewerbung durchscheinen. Wir suchen nach Menschen, die zu unserem Team passen und mit Leidenschaft bei der Sache sind.
Struktur ist alles!: Achte darauf, dass deine Bewerbung gut strukturiert ist. Verwende klare Absätze und Überschriften, damit wir schnell die wichtigsten Informationen finden können. Ein übersichtliches Layout macht einen guten Eindruck!
Pass auf die Details auf!: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik sind ein Muss. Nimm dir die Zeit, deine Unterlagen gründlich zu überprüfen. Fehler können schnell einen negativen Eindruck hinterlassen, und das wollen wir vermeiden!
Bewirb dich über unsere Website!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte ausschließlich über unsere Karriereseite. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Plattnerfoundation vorbereitest
✨Informiere dich über das Hasso-Plattner-Institut
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dich intensiv mit dem Hasso-Plattner-Institut und seinen Forschungsclustern auseinandersetzen. Verstehe die Ziele und Werte des Instituts, um im Gespräch zu zeigen, dass du gut zur Unternehmenskultur passt.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an spezifische Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in der Organisation, Kommunikation und Problemlösung demonstrieren. Diese Beispiele helfen dir, deine Eignung für die Assistenzposition klar zu machen.
✨Zeige deine MS- und SAP-Kenntnisse
Da die Stelle Kenntnisse in MS-Produkten und SAP erfordert, solltest du bereit sein, deine Erfahrungen mit diesen Programmen zu erläutern. Vielleicht kannst du sogar ein Beispiel geben, wie du diese Tools in der Vergangenheit effektiv genutzt hast.
✨Stelle Fragen zur Teamdynamik
Nutze die Gelegenheit, um Fragen zur Teamstruktur und den interkulturellen Aspekten der Arbeit zu stellen. Das zeigt dein Interesse an der Zusammenarbeit und hilft dir, einen Eindruck von der Arbeitsatmosphäre zu bekommen.