Assistenz der Geschäftsführung/ Office Management (m/w/d) in Bernau

Organisationstalent gesucht – werden Sie die rechte Hand unserer Geschäftsführung

PolyLine ist als inhabergeführtes Familienunternehmen seit fast 30 Jahren am Markt und gehört zu den führenden Unternehmen im Bereich der grabenlosen Rohrsanierung. Mit unseren innovativen Verfahren sorgen wir deutschlandweit für nachhaltige Lösungen in der Gebäudeinfrastruktur.

Mit rund 60 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind wir als moderne Unternehmensgruppe organisiert und leben kurze Entscheidungswege sowie flache Hierarchien.

Zur Unterstützung unserer Geschäftsführung im operativen Geschäft suchen wir eine zuverlässige und strukturierte Persönlichkeit, die organisatorisches Geschick, kaufmännisches Verständnis und Freude an abwechslungsreichen Aufgaben mitbringt.

Sie arbeiten eng mit dem geschäftsführenden Gesellschafter zusammen und unterstützen ihn im organisatorischen und kaufmännischen Tagesgeschäft sowie bei der Weiterentwicklung unserer Unternehmensgruppe.

Ihre Aufgaben

Als Assistenz der Geschäftsführung unterstützen Sie unsere Geschäftsleitung in organisatorischen, administrativen und kaufmännischen Themen und tragen dazu bei, dass die Abläufe im Unternehmen reibungslos funktionieren.

Organisation & Verwaltung

• Unterstützung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
• Terminplanung sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz
• Organisation von Dienstreisen und Veranstaltungen
• Verwaltung und Archivierung von Verträgen, Dokumenten und Unternehmensunterlagen
• Postbearbeitung sowie Koordination externer Dienstleister

Office Management

• Organisation und Koordination der Büroabläufe
• Verwaltung von Büromaterial und Betriebsmitteln
• Pflege und Dokumentation von Firmeneigentum
• Ansprechpartner für interne organisatorische Anliegen
• Unterstützung bei der Umsetzung von Projekten der Geschäftsleitung
• Vorbereitung von Präsentationen, Protokollen und Entscheidungsvorlagen

Kaufmännische Unterstützung

• Unterstützung bei der Rechnungsprüfung und Fakturierung
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Unterlagen für die Buchhaltung
• Pflege von Kunden- und Unternehmensdaten
• Erstellung einfacher Auswertungen und Übersichten

Personalverwaltung

• Unterstützung bei administrativen Personalthemen
• Vorbereitung von Unterlagen für Ein- und Austritte (On- und Offboarding)
• Organisation von Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen
• Unterstützung im Bewerbermanagement

Das bringen Sie mit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Quereinsteiger mit ausgeprägtem Organisationstalent und entsprechender Berufserfahrung sind ebenfalls willkommen.
• Idealerweise Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Office-Bereich
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Freundliches und professionelles Auftreten
• Organisationstalent und Verantwortungsbewusstsein
• Kommunikationsstärke sowie Teamfähigkeit
• Diskretion und Zuverlässigkeit

Das bieten wir Ihnen

• Unbefristete Festanstellung in Vollzeit
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem erfolgreichen Familienunternehmen
• Abwechslungsreiche Aufgaben mit Gestaltungsspielraum
• Kurze Entscheidungswege und ein hohes Maß an Eigenverantwortung
• Umfassende Einarbeitung
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Attraktive Vergütung
• Regelmäßige Team- und Firmenevents
• Kostenfreie Parkmöglichkeiten
• Ein kollegiales und wertschätzendes Arbeitsumfeld