Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte administrative Vorgänge und optimiere interne Abläufe für mehr Effizienz.
- Unternehmen: Innovatives soziales Start-up mit einem engagierten Team.
- Vorteile: Attraktive Bezahlung, flexible Arbeitsmodelle und flache Hierarchien.
- Weitere Informationen: Werde Teil eines preisgekrönten Teams mit gesellschaftlicher Wirkung.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Prozesse und mache einen Unterschied im Bildungssystem.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und fließende Sprachkenntnisse in Deutsch und Arabisch/Ukrainisch.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Wir suchen eine strukturierte, kommunikationsstarke Persönlichkeit, die unsere Verwaltung auf ein neues Qualitätslevel hebt und den Ablauf mit Teilnehmenden und Behörden reibungslos sicherstellt.
Eintritt: ab sofort · Bewerbungsfrist offen
Werde Teil von Pontem Pro! Pontem Pro ist ein vielfach ausgezeichnetes soziales Start-up an der htw saar und Gewinner unter anderem des EXIST-Gründerstipendiums sowie der Auszeichnung Kultur- und Kreativpilot*innen Deutschland 2024/2025. Unser Gründerteam besteht aus ehemaligen Geflüchteten, die aus eigener Erfahrung wissen, wie herausfordernd der Einstieg in den deutschen Arbeitsmarkt ist. Deshalb entwickeln wir genau die digitalen Lernlösungen, die wir selbst gebraucht hätten.
Unsere Mission Wir machen Potenziale sichtbar und Wege möglich. Wir unterstützen Migrant:innen mit hybriden Bildungsangeboten in den Bereichen Coaching, Sprachtraining und Weiterbildung (z. B. für Pflege und Rettungsdienst). Dabei setzen wir auf Empathie, mehrsprachige Didaktik und Community-basiertes Lernen. Wir glauben an „Bildung von Migranten für Migranten“ – und machen daraus ein realistisches und innovatives Bildungssystem.
Wen wir suchen Für unser Büro in Saarbrücken suchen wir eine strukturierte und kommunikationsstarke Persönlichkeit, die unsere Verwaltung auf ein neues Qualitätslevel hebt und einen reibungslosen Ablauf mit unseren Teilnehmenden und behördlichen Partnern sicherstellt.
Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliche, fehlerfreie und qualitätsgesicherte Bearbeitung aller administrativen Vorgänge (Teilnehmerverwaltung, Verträge, Zertifikate)
- Sicherstellung einer reibungslosen, professionellen Kommunikation und Dokumentenabwicklung mit Kostenträgern (Jobcenter, Agentur für Arbeit) und Behörden
- Beratung und Betreuung unserer Teilnehmenden (persönlich, telefonisch und per E-Mail)
- Optimierung interner Verwaltungsabläufe zur Steigerung der Arbeitsqualität und Effizienz
- Unterstützung der Geschäftsführung und des Teams im operativen Tagesgeschäft
Ihr Profil
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement) oder eine vergleichbare Qualifikation mit fundierter Berufserfahrung in der Verwaltung / Sachbearbeitung
- Du arbeitest sehr sorgfältig, genau und strukturiert und hast einen hohen Qualitätsanspruch an deine eigene Arbeit
- Du hast idealerweise Erfahrung in der Zusammenarbeit mit der Agentur für Arbeit oder Jobcentern (z. B. im Bereich AZAV / Bildungsmaßnahmen)
- Du hast sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift für eine sichere Behördenkommunikation
- Wichtig: Du sprichst fließend Arabisch und/oder Ukrainisch zur Beratung unserer Teilnehmenden
- Du bist kommunikationsstark, teamfähig und bringst ein hohes Maß an Empathie mit
Wir bieten
- Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition, in der du Prozesse aktiv mitgestalten und verbessern kannst
- Attraktive Bezahlung je nach Qualifikation und Umfang
- Flexible Arbeitsmöglichkeiten: Ein Hybrid-Modell bietet sich an, wobei für die Papierarbeit oft Präsenz in Saarbrücken nötig ist
- Teil eines vielfach ausgezeichneten Teams mit gesellschaftlicher Wirkung
- Flache Hierarchien, schnelle Entscheidungswege und eine offene Teamkultur
- Ein Umfeld mit Vision: Gemeinsam gestalten wir das Bildungssystem von morgen
Eckdaten zur Stelle
- Bereich: Verwaltung & Office Management
- Anstellung: Vollzeit
- Standort: Saarbrücken · Hybrid
- Eintritt: ab sofort
Mitarbeiter:in in der Verwaltung / Office Management (m/w/d) Arbeitgeber: Pontem Pro
Pontem Pro ist ein innovatives und sozial engagiertes Start-up in Saarbrücken, das nicht nur eine verantwortungsvolle Schlüsselposition im Bereich Verwaltung bietet, sondern auch ein inspirierendes Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungswegen schafft. Hier hast du die Möglichkeit, aktiv an der Gestaltung eines neuen Bildungssystems mitzuwirken und dabei flexible Arbeitsmodelle zu nutzen, die eine ausgewogene Work-Life-Balance fördern. Werde Teil eines vielfach ausgezeichneten Teams, das sich für die Integration von Migrant:innen einsetzt und gemeinsam an einer besseren Zukunft arbeitet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Mitarbeiter:in in der Verwaltung / Office Management (m/w/d) erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Pontem Pro
Wenn du auf der Website von Pontem Pro stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Mitarbeiter:in in der Verwaltung / Office Management (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Pontem Pro erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Pontem Pro vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
