Teamassistenz (m/w/d)

Klima braucht Köpfe. Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK) untersucht wissenschaftlich und gesellschaftlich relevante Fragestellungen in den Bereichen Globaler Wandel, Klimafolgen und nachhaltige Entwicklung. Es ist eine der weltweit führenden Forschungseinrichtungen auf seinem Gebiet und bietet Natur- und Sozialwissenschaftler*innen aus aller Welt beste Voraussetzungen für exzellente interdisziplinäre Forschung.

Für die Forschungsabteilung 3 „Transformationspfade“ sucht das PIK, am Standort Potsdam, im Bereich Wissenschaftskoordination zum schnellstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (m/w/d). Die Stelle ist befristet auf 2 Jahre zu besetzen, eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt. Die Vergütung bemisst sich entsprechend den Vorgaben des Tarifvertrags der Länder (TV-L Brandenburg). Für diese Stelle ist eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 mit einer Arbeitszeit von 30 Stunden/Woche (Teilzeit) vorgesehen.

Ihre Aufgaben umfassen:

• Übernahme administrativer Aufgaben, wie interne und externe Kommunikation in Deutsch und Englisch, Beantwortung von Anfragen, Umsetzung interner Bestellprozesse, Raumreservierungen, Unterstützung bei der Durchführung von Seminaren und Meetings, Unterstützung der Abteilungsleitung bei der Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Pflege der Webseiten.
• Umsetzung von Personalprozessen, wie z. B. Vorbereitung von Neueinstellungen und Vertragsverlängerungen, Zusammenstellung von Unterlagen, Unterstützung bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen u. a. Dokumenten, Anmeldung von Nutzeraccounts, enge Zusammenarbeit mit dem Personalreferat.
• Begleitung von Gastprozessen, wie Erstellen und Versenden von Einladungen.
• Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender und Gäste, Unterstützung internationaler Mitarbeitender in Kooperation mit dem Welcome Center.
• Sicherstellung der Zeiterfassung für Projektmitarbeitende.
• Pflege der Publikationsdatenbank, Eingabe von Informationen zu neuen Publikationen, Erstellung von Statistiken.

Sie verfügen über:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement / Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung.
• einschlägige Berufserfahrung ist wünschenswert.
• hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• einen sicheren Umgang mit MS Office (Word, PowerPoint) sowie nachweisbare gefestigte Erfahrungen im Umgang mit Excel.

Wir erwarten von Ihnen:

• ein sympathisches, freundliches und offenes Auftreten.
• Zuverlässigkeit, Engagement und starke Motivation.
• Teamfähigkeit.
• organisatorisches Geschick.
• eine selbstständige Arbeitsweise und Eigeninitiative.
• die Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten.
• Kreativität und Offenheit für neue Lösungsansätze.
• methodisches und systematisches Vorgehen.
• strukturiertes und zielorientiertes Denken.

Wir bieten:

• die Mitarbeit in einem kreativen und interdisziplinären Team.
• ein spannendes Umfeld in einem international renommierten Forschungsinstitut mit einem Arbeitsplatz inmitten eines wunderschönen Forschungscampus auf dem historischen Telegrafenberg in Potsdam mit guter Anbindung nach Berlin.
• Betriebs-KITA „Geolino“ direkt im Wissenschaftspark auf dem Telegrafenberg fußläufig zum PIK.
• die Möglichkeit, zeitlich flexibel und mobil zu arbeiten.
• ein tarifliches Entgelt, tarifliche Leistungen sowie einen Zuschuss zum Jobticket oder Deutschland-Ticket.
• kostenfreie Lademöglichkeiten für E-Bikes auf dem Telegrafenberg.

Das PIK legt Wert auf Chancengleichheit und Vielfalt, daher begrüßen wir Bewerbungen ohne Foto. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden bei der Einstellung berücksichtigt, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderung, Betreuungspflichten oder Alter. Das PIK unterstützt die Rückkehr aus der Elternzeit.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 01.07.2026 direkt über unser Bewerbungsformular unter diesem Ausschreibungstext. Haben Sie einen internationalen Studienabschluss, so fügen Sie Ihrer Bewerbung bitte auch eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) bei. Sollten Sie noch keine Zeugnisbewertung haben, so müssten Sie diese bei erfolgreicher Bewerbung beantragen. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite.

Für weitere inhaltliche Informationen oder Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Herr David Hansmann gern zur Verfügung.