Teamassistenz (m/w/d) - [\'Vollzeit\']

Klima braucht Köpfe. Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK) untersucht wissenschaftlich und gesellschaftlich relevante Fragestellungen. Es ist eine der weltweit führenden Forschungseinrichtungen auf seinem Gebiet und bietet Natur- und SozialwissenschaftlerInnen aus aller Welt beste Voraussetzungen für exzellente interdisziplinäre Forschung.

In der Forschungsabteilung Transformationspfade ist zum schnellstmöglichen Zeitpunkt die Position Teamassistenz (m/w/d) zur Unterstützung der Wissenschaftskoordination zu besetzen. Die Stelle ist befristet bis zum 31.08.2026, eine Weiterbeschäftigung wird angestrebt. Die Vergütung bemisst sich entsprechend der Vorgaben des Tarifvertrags der Länder (TV-L Brandenburg). Für diese Stelle ist eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 mit einer Arbeitszeit von 40 Stunden/Woche (Vollzeit) vorgesehen.

Ihre Aufgaben umfassen:

• Übernahme administrativer Aufgaben, wie interne und externe Kommunikation, Beantwortung von Anfragen, Umsetzung interner Bestellprozesse, Raumreservierungen, Unterstützung bei der Durchführung von Seminaren und Meetings, Unterstützung der Abteilungsleitung bei Organisation und Abrechnung von Dienstreisen, Pflege der Webseiten.
• Umsetzung von Personalprozessen, wie z. B. Vorbereitung von Neueinstellungen und Vertragsverlängerungen, Zusammenstellung von Unterlagen, Unterstützung bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen u. a. Dokumenten, Anmeldung von Nutzeraccounts, Beantwortung von Anfragen seitens des Personalreferats.
• Begleitung von Gastprozessen, wie Erstellen und Versenden von Einladungen, Begleitung des Onboardings für neue Mitarbeitende und Gäste, Unterstützung internationaler Mitarbeitender in Kooperation mit dem Welcome Center.
• Sicherstellung der Zeiterfassung für Projektmitarbeitende.
• Pflege der Publikationsdatenbank, Eingabe von Informationen zu neuen Publikationen, Erstellung von Statistiken in Zusammenarbeit mit der Koordination.

Sie verfügen über:

• eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement/Bürokommunikation oder eine vergleichbare Ausbildung.
• Einschlägige Berufserfahrung, diese ist nicht zwingend erforderlich, jedoch wünschenswert.
• hervorragende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• einen sicheren Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• nachweisbare, gefestigte Erfahrungen im Umgang mit Excel.

Wir erwarten von Ihnen:

• ein sympathisches, freundliches und offenes Auftreten.
• Zuverlässigkeit, Engagement und starke Motivation.
• Teamfähigkeit.
• organisatorisches Geschick.
• eine selbstständige Arbeitsweise und Eigeninitiative.
• die Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten.
• Kreativität und Offenheit für neue Lösungsansätze.
• methodisches und systematisches Vorgehen.
• strukturiertes und zielorientiertes Denken.

Wir bieten:

• die Mitarbeit in einem kreativen und interdisziplinären Team.
• ein spannendes Umfeld in einem international renommierten Forschungsinstitut mit einem Arbeitsplatz inmitten eines wunderschönen Forschungscampus auf dem historischen Telegrafenberg in Potsdam mit guter Anbindung nach Berlin.
• die Möglichkeit, zeitlich flexibel und mobil (bis zu 50 % der Arbeitszeit) zu arbeiten.
• ein tarifliches Entgelt, tarifliche Leistungen sowie einen Zuschuss zum Jobticket oder Deutschland-Ticket.

Das PIK legt Wert auf Chancengleichheit und Vielfalt, daher begrüßen wir Bewerbungen ohne Foto. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden bei der Einstellung berücksichtigt, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderung, Betreuungspflichten oder Alter. Das PIK strebt eine Erhöhung des Frauenanteils in der Wissenschaft an und fordert daher Frauen nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleicher Eignung werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Das PIK unterstützt die Rückkehr aus der Elternzeit.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 13.04.2025 direkt über unser Bewerbungsformular unter diesem Ausschreibungstext auf unserer Webseite. Zu den vollständigen Bewerbungsunterlagen gehören ein Motivationsschreiben, der Lebenslauf sowie relevante Zeugnisse. Das Ausschreibungsverfahren bleibt bis zur erfolgreichen Besetzung der Stelle offen. Haben Sie einen internationalen Studienabschluss, so fügen Sie Ihrer Bewerbung bitte auch eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) bei. Sollten Sie noch keine Zeugnisbewertung haben, so müssten Sie diese bei erfolgreicher Bewerbung beantragen. Weitere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte der Internetseite.

Für weitere inhaltliche Informationen oder Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen David Hansmann gern zur Verfügung.