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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Manage travel arrangements and applicant processes for a leading climate research institute.
- Arbeitgeber: Join the Potsdam Institute for Climate Impact Research, a top global research facility.
- Mitarbeitervorteile: Enjoy flexible working hours, a supportive team, and a beautiful campus environment.
- Warum dieser Job: Be part of impactful research while enhancing your skills in a dynamic, international setting.
- Gewünschte Qualifikationen: Ideal candidates have administrative training and experience with HR software and public service regulations.
- Andere Informationen: Diversity is valued; applications are encouraged from all backgrounds.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Klima braucht Köpfe. Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK) untersucht wissenschaftlich und gesellschaftlich relevante Fragestellungen in den Bereichen Globaler Wandel, Klimafolgen und nachhaltige Entwicklung. Es ist eine der weltweit führenden Forschungseinrichtungen auf seinem Gebiet und bietet Natur- und Sozialwissenschaftler*innen aus aller Welt beste Voraussetzungen für exzellente interdisziplinäre Forschung.
Für das Personalreferat im Bereich der Administration sucht das PIK zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n
Personalsachbearbeiter*in für Dienstreise- und Bewerbermanagement (m/w/d)
(Stellenausschreibungsnummer: 01-2025 Personal)
Die Stelle ist vorerst befristet auf 2 Jahre. Die Vergütung bemisst sich entsprechend der Vorgaben des Tarifvertrags der Länder (TV-L). Für diese Stelle ist eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 9a mit einer Arbeitszeit von bis zu 40 Stunden/Woche (Vollzeit) vorgesehen. Die Stelle ist für Teilzeit geeignet.
Das Personalreferat des PIK betreut über 400 – nationale wie internationale – wissenschaftliche und wissenschaftsunterstützende Beschäftigte sowie zahlreiche Gastwissenschaftler*innen und Praktikanten in ihren personalrechtlichen Angelegenheiten.
Ihre Aufgaben umfassen
- die Bearbeitung von Dienstreisen und Reisekostenabrechnungen nach dem BRKG über digitale Workflows in der HR-Software LOGA
- die Durchführung von Risikobeurteilungen bei Auslandsdienstreisen mit möglichen Gesundheits- oder Sicherheitsrisiken
- die Beratung der Mitarbeitenden zu allen Fragen rund um Dienstreisen, auch in Form einer regelmäßigen virtuellen Sprechstunde
- das Prüfen und Veröffentlichen der Stellenausschreibungen des PIK
- das Anlegen und Begleiten der Auswahlverfahren ebenfalls über die Software LOGA
- die Beratung der Forschungsabteilungen zu Fragen rund um das Bewerbermanagement
- die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Prozessbeschreibungen
Sie verfügen über
- eine Ausbildung als Kauffrau bzw. -mann für Büromanagement, als Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit dem Schwerpunkt Personal
- idealerweise einschlägige Berufserfahrung in einem der oben genannten Aufgabenbereiche
- gute Kenntnisse im Tarifrecht des öffentlichen Dienstes und /oder im Bundesreisekostenrecht sind von Vorteil
- Erfahrung in der Arbeit mit der HR-Software LOGA oder vergleichbarer Personalprogramme ist willkommen
- Erfahrung im Umgang mit den gängigen MS Office Anwendungen
- idealerweise gute Englischkenntnisse
Wir erwarten von Ihnen
- ausgeprägtes Engagement, Zuverlässigkeit und starke Motivation
- Serviceorientierung und Teamfähigkeit
- eine selbständige Arbeitsweise und Eigeninitiative
- methodisches und systematisches Vorgehen
- Kreativität und Offenheit für neue Lösungsansätze
- IT-Affinität im Hinblick auf Digitalisierung und den Einsatz von Softwarelösungen
- Bereitschaft zur Weiterbildung
- idealerweise Erfahrungen in einem internationalen Arbeitsumfeld
Wir bieten
- die Mitarbeit in einem hilfsbereiten und sympathischen Team,
- ein spannendes Umfeld in einem international renommierten Forschungsinstitut mit einem Arbeitsplatz inmitten eines wunderschönen Forschungscampus auf dem historischen Telegrafenberg in Potsdam mit guter Anbindung nach Berlin,
- die Möglichkeit, zeitlich flexibel und mobil (bis zu 50% der Arbeitszeit) zu arbeiten,
- ein tarifliches Entgelt, tarifliche Leistungen sowie einen Zuschuss zum Jobticket oder Deutschlandticket Job.
Das PIK legt Wert auf Chancengleichheit und Vielfalt, daher begrüßen wir Bewerbungen ohne Foto. Alle qualifizierten Bewerberinnen und Bewerber werden bei der Einstellung berücksichtigt, unabhängig von ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, nationaler Herkunft, Behinderung, Betreuungspflichten oder Alter. Das PIK unterstützt die Rückkehr aus der Elternzeit.
Bitte bewerben Sie sich idealerweise bis zum 31.01.2025 über unser Bewerbungsformular direkt unter diesem Text auf unserer Webseite. Das Ausschreibungsverfahren bleibt bis zur erfolgreichen Besetzung der Stelle offen.
Für weitere inhaltliche Informationen oder Fragen zur ausgeschriebenen Position steht Ihnen Frau Nora Thorwirth gern zur Verfügung.
#J-18808-Ljbffr
Personalsachbearbeiter*in für Dienstreise- und Bewerbermanagement (m/w/d) Arbeitgeber: Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V
Kontaktperson:
Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Personalsachbearbeiter*in für Dienstreise- und Bewerbermanagement (m/w/d)
✨Tip Nummer 1
Informiere dich über die spezifischen Anforderungen der Stelle, insbesondere über das Bundesreisekostenrecht und die HR-Software LOGA. Zeige in deinem Gespräch, dass du diese Kenntnisse hast und bereit bist, dich weiterzubilden.
✨Tip Nummer 2
Bereite dich darauf vor, Beispiele für deine Serviceorientierung und Teamfähigkeit zu geben. Überlege dir konkrete Situationen, in denen du diese Fähigkeiten unter Beweis gestellt hast, um im Gespräch zu glänzen.
✨Tip Nummer 3
Nutze die Möglichkeit, Fragen zur Stelle oder zum Arbeitsumfeld zu stellen. Das zeigt dein Interesse und Engagement für die Position und hilft dir, einen positiven Eindruck zu hinterlassen.
✨Tip Nummer 4
Wenn du internationale Erfahrungen hast, bringe diese ins Gespräch ein. Das PIK schätzt Vielfalt und internationale Perspektiven, also zeige, wie deine Erfahrungen zur Stelle passen.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Personalsachbearbeiter*in für Dienstreise- und Bewerbermanagement (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stellenanzeige genau lesen: Nehmt euch die Zeit, die Stellenanzeige gründlich zu lesen. Achtet auf die geforderten Qualifikationen und Aufgaben, um sicherzustellen, dass ihr alle relevanten Punkte in eurer Bewerbung ansprecht.
Anpassung des Lebenslaufs: Passt euren Lebenslauf an die spezifischen Anforderungen der Stelle an. Hebt relevante Erfahrungen und Fähigkeiten hervor, die für die Position als Personalsachbearbeiter*in wichtig sind, insbesondere im Bereich Dienstreise- und Bewerbermanagement.
Motivationsschreiben verfassen: Schreibt ein überzeugendes Motivationsschreiben, in dem ihr eure Motivation für die Stelle und das PIK darlegt. Geht darauf ein, warum ihr gut ins Team passt und welche Erfahrungen ihr mitbringt, die für die ausgeschriebene Position relevant sind.
Online-Bewerbung einreichen: Reicht eure Bewerbung über das Bewerbungsformular auf der Webseite des PIK ein. Stellt sicher, dass alle Dokumente vollständig und korrekt sind, bevor ihr die Bewerbung absendet.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V vorbereitest
✨Bereite dich auf spezifische Fragen vor
Erwarte Fragen zu deinen Erfahrungen im Dienstreise- und Bewerbermanagement. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten in diesen Bereichen unter Beweis stellen.
✨Kenntnisse im Tarifrecht auffrischen
Da gute Kenntnisse im Tarifrecht des öffentlichen Dienstes von Vorteil sind, solltest du dich mit den relevanten Gesetzen und Vorschriften vertraut machen. Dies zeigt dein Engagement und deine Vorbereitung auf die Position.
✨IT-Affinität demonstrieren
Bereite dich darauf vor, über deine Erfahrungen mit HR-Software wie LOGA oder ähnlichen Programmen zu sprechen. Zeige, dass du technikaffin bist und bereit, neue Softwarelösungen zu erlernen.
✨Teamfähigkeit und Serviceorientierung betonen
Das PIK legt Wert auf Teamarbeit und Serviceorientierung. Bereite Beispiele vor, die deine Fähigkeit zur Zusammenarbeit und deine Bereitschaft, anderen zu helfen, verdeutlichen.
