Office Manager - Working Student

Bei PPRO ist es unsere Mission, den Zugang zu lokalen Zahlungsmethoden zu vereinfachen, und unsere Vision ist es, den Verkauf von Waren und Dienstleistungen an jeden auf der Welt zu ermöglichen, indem wir deren bevorzugte Zahlungsmethode nutzen. Wir stärken Partner wie Ant Group, PayPal und Stripe, um neue Märkte zu erschließen, mehr Kunden zu erreichen und ihr Wachstum zu beschleunigen. Unsere Stärke liegt in unserem vielfältigen globalen Team mit über 50 Nationalitäten und mehr als 10 internationalen Standorten, die alle ein gemeinsames Ziel verfolgen – die besten Produkte und Dienstleistungen für unsere Partner und Kunden zu liefern.

Wir suchen einen energiegeladenen, organisierten und proaktiven Werkstudenten als Office Coordinator, der das Herzstück unseres Berliner Arbeitsplatzes wird. In dieser Rolle sind Sie die treibende Kraft hinter einer reibungslosen, einladenden und hoch effizienten Büroumgebung. Sie werden 20 Stunden pro Woche neben Ihrem Studium arbeiten, die täglichen Büroabläufe verwalten, unser Team unterstützen und dazu beitragen, eine lebendige Arbeitsplatzkultur zu fördern. Dies ist eine fantastische Gelegenheit, praktische operative und administrative Erfahrungen in einem schnelllebigen, internationalen Geschäftsumfeld zu sammeln.

Was Sie tun werden:

• Bürooperationen & Gastfreundschaft
• Workspace Management: Hauptansprechpartner für das Berliner Büro sein und sicherstellen, dass der Arbeitsplatz jederzeit professionell, organisiert, einladend und ordentlich bleibt.
• Inventar & Vorräte: Proaktive Verwaltung und Auffüllung des Büroinventars, einschließlich Küchenbedarf, Snacks, Getränke und Schreibwaren.
• Anbieterbeziehungen: Positive Beziehungen zu externen Dienstleistern aufbauen, einschließlich Reinigungspersonal, Kurierdiensten, Gebäudeverwaltung und Lieferanten.
• Einrichtungen & Arbeitsplatz-Erfahrung
• Wartung der Einrichtungen: Überwachung der Funktionalität von Büromaschinen (Drucker, Kaffeemaschinen, Technik in Besprechungsräumen) und rechtzeitige Koordination von Wartung oder Reparaturen bei Bedarf.
• Gesundheit & Sicherheit: Unterstützung bei der Aufrechterhaltung grundlegender Gesundheits-, Sicherheits- und Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz, um eine sichere Umgebung für alle Mitarbeiter zu gewährleisten.
• Besuchermanagement: Gäste, Kandidaten und internationale Kollegen herzlich willkommen heißen und sicherstellen, dass sie ein außergewöhnliches Erlebnis vor Ort haben.
• Menschen, Kultur & Veranstaltungen
• Veranstaltungskoordination: Eine führende Rolle bei der Zusammenführung unseres Teams übernehmen, indem wöchentliche Team-Mittagessen, Bürofeiern, saisonale Partys und kulturelle Veranstaltungen geplant und organisiert werden.
• Gemeinschaftsbildung: Als Kulturchampion agieren und neue Ideen entwickeln, um das Berliner Büro zu einem inspirierenden und unterhaltsamen Arbeitsplatz zu machen.
• Administration & Onboarding-Logistik
• Zugangskontrolle: Koordination der Logistik für den Bürozugang, Verwaltung von Schlüsselkarten, Fobs und Schreibtischzuweisungen für neue Mitarbeiter, Gäste und ausscheidende Mitarbeiter.
• Finanzverwaltung: Unterstützung bei grundlegenden Bürofinanzen durch Organisation und Verarbeitung bürobezogener Rechnungen, Quittungen und Pflege einfacher Tracker für monatliche Bürokosten.

Was Sie mitbringen sollten:

• Aktueller Studentenstatus: Sie sind derzeit in einem Bachelor- oder Masterprogramm an einer Universität in Berlin/Brandenburg eingeschrieben und haben mindestens 1 Jahr Studienzeit vor sich.
• Die richtige Einstellung: Sie sind von Natur aus organisiert, detailorientiert und haben eine „keine Aufgabe ist zu klein“-Mentalität. Sie lieben es, Probleme zu lösen und anderen zu helfen.
• Kommunikationsfähigkeiten: Fließend in Englisch (unserer Unternehmenssprache) und gute Deutschkenntnisse (essentiell für die Kommunikation mit lokalen Lieferanten, Vermietern und deutschen Verwaltungsbehörden).
• Technikaffinität: Sicherer Umgang mit gängigen Arbeitsplatztools (z.B. MS Office/Google Workspace, Slack).
• Verfügbarkeit: Fähigkeit, an 3 Tagen pro Woche vor Ort in unserem Berliner Büro zu arbeiten, mit Flexibilität während der Prüfungszeiten.

Zusätzliche Vorteile:

• Wir bieten eine 30-tägige Urlaubsregelung sowie eine Regelung für das Arbeiten im Ausland, die es Mitarbeitern ermöglicht, bis zu weiteren 30 Tage pro Jahr remote zu arbeiten (anteilig).
• Wir bieten ein jährliches Budget von 500 € zur Unterstützung Ihrer beruflichen Entwicklung.
• Wir möchten, dass unsere Mitarbeiter von verschiedenen Versicherungen profitieren, einschließlich Unfallversicherung, Invaliditätsversicherung, Direktversicherung (bAV) und Reiseversicherung.
• PPRO unterstützt die Kosten Ihrer Mitgliedschaft im Fitnessstudio.
• Wir bieten eine verbesserte Familienzeit, um Sie in wichtigen Lebensmomenten zu unterstützen.
• Wir haben uns mit einer erstklassigen Plattform für psychische Gesundheit zusammengetan, um Einzeltherapien, Chat-Therapien, von Therapeuten geleitete Kurse, geführte Meditationen und mehr anzubieten.
• Unser Büro ist haustierfreundlich.

Unsere Prinzipien:

• Wir bringen Dinge zu Ende: Wir sind mutig, übernehmen Verantwortung, treffen Entscheidungen und setzen Dinge um.
• Wir handeln mit Vertrauen und Integrität: Wir hören zuerst zu und hinterfragen respektvoll. Wir suchen und nutzen unterschiedliche Perspektiven.
• Wir stellen den Kunden in den Mittelpunkt: Wir konzentrieren uns darauf, herausragende Ergebnisse für unsere Kunden zu liefern.
• Wir verbessern Dinge: Wir erkunden mutig neue Ideen und haben ein unerschütterliches Engagement für kontinuierliche Verbesserung.
• Wir arbeiten im Team: Wir arbeiten eng zusammen und schätzen den Teamerfolg über individuelle Leistungen.