Assistenz (m/w/d) der Leitung Business Unit Collection

Stellenbeschreibung

Als Assistenz (m/w/d) unserer Business Unit (BU) - Leitung Collection bist du mehr als „nur“ die Organisation im Hintergrund – du bist strategischer Partner (m/w/d), digitaler Vorreiter und vertrauensvoller Fels in der Brandung.

Das wird dein Job:

• Support auf Augenhöhe: Du unterstützt die BU - Leitung im operativen Tagesgeschäft, koordinierst Termine und bereitest Meetings vor.
• Digital Rockstar: Du nutzt aktiv KI-Tools, um Prozesse zu beschleunigen (z. B. Zusammenfassungen, Datenanalyse, Erstellung von Entwürfen).
• Google Workspace Profi: Du hast Spaß daran, die Möglichkeiten von Google Docs, Sheets und Slides voll auszuschöpfen und die Zusammenarbeit im Team dadurch effizienter zu gestalten.
• Kommunikationsdrehscheibe: Du bist die erste Anlaufstelle für interne und externe Stakeholder und agierst dabei stets professionell und loyal.
• Projektbegleitung: Du unterstützt bei Sonderprojekten innerhalb der BU Collection und bringst eigene, dynamische Impulse ein.

Das bringst du mit:

• Du agierst als absolut vertrauenswürdiger Partner (m/w/d) der BU - Leitung. Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten des Bereichs Collection ist für dich oberstes Gebot.
• Du verstehst dich als „Enabler“, der auch in Hochlastphasen einen kühlen Kopf bewahrt und Prioritäten agil an die Erfordernisse des operativen Geschäfts anpasst.
• Du beherrschst den sicheren Umgang mit generativer KI (z. B. ChatGPT, Gemini oder MS Copilot), um Arbeitsabläufe zu automatisieren, Texte zu optimieren und die Effizienz im Office-Management signifikant zu steigern.
• Idealerweise hast du bereits mit Google Docs, Sheets und Drive gearbeitet. Alternativ bringst du fundierte Erfahrung mit anderen Cloud-Lösungen (z. B. MS 365) und die echte Leidenschaft mit, dich innerhalb kürzester Zeit zum Google-Profi zu entwickeln.
• Du besitzt die Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu durchdringen und administrative Prozesse eigenverantwortlich zu steuern.
• Eine kaufmännische Ausbildung oder ein Studium sowie einschlägige Erfahrung im Assistenzbereich runden dein Profil ab.

Das bieten wir dir:

• Als Teil der Schwarz Gruppe zeichnet sich unsere Unternehmenskultur durch flache Hierarchien und eine Kommunikation auf Augenhöhe aus, sodass neue Ideen immer willkommen sind.
• In unserer Duz-Kultur bist du mit allen Kolleginnen und Kollegen per Du.
• Moderne Arbeitsplätze, ausreichend kostenlose Parkplätze, gute ÖPNV-Anbindung und die Möglichkeit, eigenverantwortlich und selbstständig zu arbeiten gehören selbstverständlich dazu.
• Klar, dass neben flexiblen Arbeitszeiten nach der Einarbeitung auch die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten gegeben ist.
• Neben einer systematischen Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen vor Ort bieten wir dir außerdem ein Online-Einarbeitungsprogramm sowie die Teilnahme an einer der regelmäßig stattfindenden Onboarding-Veranstaltungen.
• Uns liegt viel daran, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer up-to-date sind. Deshalb ermöglichen wir zahlreiche Weiterbildungsmöglichkeiten und Schulungen, um sich persönlich und beruflich weiterzuentwickeln.
• Die Gesundheit unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liegt uns am Herzen, sodass es neben internen Gesundheitstagen auch die Möglichkeit gibt, attraktive Konditionen bei namenhaften Fitnessanbietern (auch im Online-Bereich) zu nutzen.

Lust darauf, dich gemeinsam für ein sauberes Morgen einzusetzen? Optimal – dann bewirb dich jetzt online unter Angabe deiner Gehaltsvorstellung und deines frühestmöglichen Eintrittstermins. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!