Executive Assistant & Personal Business Manager

Ich suche keine klassische Assistenz. Ich suche eine Person, die mir dabei hilft, meine Zeit, Aufmerksamkeit, Beziehungen und unternehmerischen Möglichkeiten besser zu nutzen. Die Rolle verbindet klassische Executive Assistance mit Research, Business Operations, Relationship Management und der Unterstützung beim Aufbau eigener unternehmerischer Aktivitäten. Du wirst Termine koordinieren und Reisen organisieren – aber das ist nur ein Teil der Aufgabe. Viel spannender ist die Frage: Wie können wir aus Informationen bessere Entscheidungen, aus Kontakten echte Beziehungen und aus interessanten Gesprächen konkrete Opportunities machen? Genau dabei sollst du mich unterstützen.

Deine Mission

Deine Aufgabe ist es, möglichst viel operative Komplexität von mir fernzuhalten und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass wichtige Themen nicht verloren gehen. Du hilfst dabei:

• meine Zeit auf die richtigen Themen zu konzentrieren
• relevante Informationen vorzusortieren
• Business Opportunities zu identifizieren
• Gespräche professionell vorzubereiten
• Follow-ups konsequent nachzuhalten
• Beziehungen langfristig zu pflegen
• Projekte strukturiert voranzutreiben
• offene Loops zu schließen

Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, einfach Aufgaben abzuarbeiten. Ich wünsche mir jemanden, der irgendwann nicht mehr fragt: "Was soll ich tun?" sondern: "Ich habe mir das angesehen, die Optionen bewertet und würde Variante B empfehlen. Soll ich sie umsetzen?"

Was du konkret machen wirst

1. Executive & Calendar Management
Du sorgst dafür, dass mein Kalender nicht einfach voll ist, sondern sinnvoll funktioniert. Dazu gehören unter anderem:

• Termine koordinieren und priorisieren
• Meetings verschieben oder absagen
• Reisezeiten und Puffer berücksichtigen
• Terminkonflikte frühzeitig erkennen
• Reisen, Hotels und Transfers organisieren
• relevante Unterlagen für Termine zusammentragen
• offene Zusagen und Follow-ups im Blick behalten
• administrative Themen eigenständig lösen

Mit der Zeit solltest du verstehen, welche Termine wirklich wichtig sind und welche nicht stattfinden müssen.

2. Meeting Intelligence
Vor wichtigen Gesprächen bereitest du kompakte Briefings vor. Zum Beispiel:

• Person: beruflicher Hintergrund, aktuelle Rolle, gemeinsame Kontakte, relevante öffentliche Aussagen
• Unternehmen: Geschäftsmodell, Umsatz / Funding / Eigentümerstruktur, Strategie, aktuelle Entwicklungen, Wettbewerber, relevante Herausforderungen
• Opportunity: Warum könnte das Gespräch interessant sein? Gibt es Potenzial für Advisory, Investment, Board, Kooperation oder Business? Welche Fragen sollten gestellt werden? Welche möglichen nächsten Schritte gibt es?

Das Ziel: Ich gehe in wichtige Gespräche vorbereitet, ohne vorher selbst eine Stunde recherchieren zu müssen.

3. Opportunity Screening
Ein wichtiger Teil der Rolle wird darin bestehen, interessante Möglichkeiten frühzeitig zu erkennen und vorzuqualifizieren. Das können beispielsweise sein:

• Advisory-Board-Mandate
• Non-Executive-Director-Positionen
• Beteiligungen und Angel Investments
• interessante Startups
• PE-backed Unternehmen
• strategische Kooperationen
• Speaker Opportunities
• neue unternehmerische Projekte

Du recherchierst und strukturierst diese Opportunities zunächst selbstständig. Statt einer Liste mit Links möchte ich am Ende beispielsweise wissen: Company X – 8/10 Fit, Geschäftsmodell, Größenordnung, Wachstum, Eigentümer / Investoren, relevante Ansprechpartner, warum das Unternehmen interessant sein könnte, mögliche Rolle für mich, potenzielle Intro-Wege, Empfehlung für den nächsten Schritt.

4. Personal Business Development
Viele interessante Möglichkeiten entstehen nicht durch Bewerbungen, sondern durch Beziehungen und Gespräche. Du hilfst dabei, daraus einen systematischen Prozess zu machen. Zum Beispiel: Target → Research → Intro → Conversation → Opportunity → Follow-up → Deal. Du hältst fest:

• Mit wem wurde gesprochen?
• Was wurde besprochen?
• Was wurde vereinbart?
• Welche Unterlagen fehlen?
• Wann sollte der nächste Kontakt erfolgen?
• Welche Opportunity könnte daraus entstehen?

So gehen gute Gespräche nicht mehr mit einem "Wir sollten irgendwann nochmal sprechen" zu Ende.

5. Network & Relationship Management
Mein berufliches Netzwerk ist ein wichtiger Teil meiner Arbeit. Du hilfst mir dabei, daraus langfristig ein strukturiertes Relationship Management aufzubauen. Dazu gehören:

• relevantes Netzwerk systematisch erfassen
• Kontakte kategorisieren
• letzte Gespräche dokumentieren
• Follow-ups vorbereiten
• potenzielle Introductions erkennen
• relevante persönliche oder berufliche Entwicklungen verfolgen
• sinnvolle Kontaktpunkte vorschlagen

Zum Beispiel könnte ich regelmäßig von dir bekommen: Five relationships worth touching this week inklusive kurzer Erklärung, warum gerade jetzt ein guter Zeitpunkt wäre.

6. Follow-up & Closing Loops
Nach Meetings oder Gesprächen gebe ich dir beispielsweise kurz per Voice Note die wichtigsten Punkte. Du machst daraus:

• strukturierte Notizen
• Aufgaben
• CRM-Updates
• Follow-up-Entwürfe
• Termine
• Reminder
• Dokumentation

Deine Aufgabe ist es sicherzustellen, dass möglichst wenig von mir mental gespeichert werden muss. Offene Loops sollten nicht in meinem Kopf leben.

7. Research & Decision Support
Du übernimmst die erste Recherche zu Themen, mit denen ich mich beschäftige. Zum Beispiel:

• Unternehmen
• Märkte
• Startups
• Personen
• Technologien
• Investment Opportunities
• potenzielle Partner
• Wettbewerber
• neue Geschäftsmodelle

Dabei geht es nicht darum, möglichst viel Information zusammenzutragen. Es geht darum, Informationen so zu strukturieren, dass daraus eine Entscheidung entstehen kann. Ideal ist: Problem → relevante Fakten → Optionen → Bewertung → Empfehlung.

8. Investment & Startup Pre-Screening
Bei potenziellen Investments oder Startup-Opportunities kannst du eine erste Analyse vorbereiten. Zum Beispiel:

• Company: Produkt, Markt, Geschäftsmodell, Umsatz, Wachstum, Funding, Investoren
• Deal: Bewertung, Investmentgröße, Beteiligungsstruktur, mögliche Renditeszenarien
• Assessment: Chancen, Risiken, offene Fragen, Punkte für ein Founder Meeting

Du triffst keine Investmententscheidung. Aber du hilfst dabei, schnell zu erkennen, wo eine tiefere Beschäftigung sinnvoll ist und wo nicht.

9. Personal Brand & Executive Assets
Über die Zeit soll eine professionelle Bibliothek meiner wichtigsten beruflichen Assets entstehen. Zum Beispiel:

• Executive Bio
• Board Bio
• Speaker Bio
• CV
• Präsentationen
• Business Cases
• relevante Kennzahlen
• Presseartikel
• Vorträge
• Fotos
• Interviews
• Awards
• Referenzen

Wenn kurzfristig ein Headhunter, Investor, Veranstalter oder Unternehmen Informationen benötigt, sollten diese nicht erst zusammengesucht werden müssen.

10. Speaking & Events
Bei Konferenzen, Panels und anderen Veranstaltungen kannst du den gesamten Prozess unterstützen:

• Opportunity bewerten
• Veranstalter recherchieren
• Termine koordinieren
• Briefings vorbereiten
• Speaker-Unterlagen verwalten
• Reise organisieren
• relevante Teilnehmer identifizieren
• Follow-ups koordinieren
• Inhalte und Kontakte dokumentieren

Ein Event sollte nicht nur ein Termin im Kalender sein. Es sollte möglichst einen langfristigen Netzwerk-, Brand- oder Business-Effekt erzeugen.

11. Business & Project Operations
Parallel entstehen verschiedene eigene Projekte und unternehmerische Aktivitäten. Hier kannst du zunehmend Verantwortung übernehmen. Beispielsweise:

• Projektpläne pflegen
• Workstreams nachhalten
• Meetings organisieren
• Entscheidungen dokumentieren
• Unterlagen vorbereiten
• Ansprechpartner koordinieren
• Informationen zusammenführen
• Deadlines verfolgen
• operative Prozesse aufsetzen

Je stärker sich die Zusammenarbeit entwickelt, desto stärker sollst du von Assistenz zu Ownership kommen.

Ein möglicher Wochenrhythmus

Die Rolle wird sehr abwechslungsreich sein. Als grobe Orientierung könnten sich die ca. 20 Stunden beispielsweise so verteilen:

• 5 Stunden Executive Support, Kalender, Reisen & Administration
• 3 Stunden Meeting Preparation & Follow-ups
• 3 Stunden Research & Opportunity Screening
• 3 Stunden Advisory-, Board- & Business-Pipeline
• 2 Stunden Relationship Management & Network CRM
• 2 Stunden Business- und Projekt-Support
• 2 Stunden Personal Brand, Speaking & Executive Assets

Die tatsächliche Verteilung wird sich natürlich je nach Woche verändern.

Was ich von dir erwarte

Du passt wahrscheinlich sehr gut zu dieser Rolle, wenn du:

• außergewöhnlich zuverlässig bist
• sehr strukturiert arbeitest
• schnell Zusammenhänge verstehst
• gerne Verantwortung übernimmst
• Informationen gut verdichten kannst
• pragmatisch Probleme löst
• selbstständig Entscheidungen vorbereitest
• einen hohen Qualitätsanspruch hast
• diskret und vertrauenswürdig bist
• sehr gut kommunizieren kannst
• Deutsch und Englisch sicher beherrschst
• digital sehr fit bist
• gerne mit modernen Tools und AI arbeitest
• Spaß an Business, Unternehmen und neuen Ideen hast
• neugierig bist
• keine Angst davor hast, Dinge selbst herauszufinden

Besonders wichtig: Ownership

Ich suche niemanden, der einfach Aufgaben von einer Liste abhakt. Wenn du ein Problem erkennst, wünsche ich mir idealerweise: "Ich habe das Problem gesehen, drei Möglichkeiten geprüft und würde folgende Lösung empfehlen." Wenn du sie anschließend selbst umsetzen kannst: umso besser.

Du musst keine klassische Assistenzkarriere haben

Erfahrung als Executive Assistant ist natürlich willkommen. Genauso interessant können aber Menschen aus Bereichen sein wie:

• Startup Operations
• Consulting
• Venture Capital
• Business Development
• Event Management
• Hospitality
• Project Management
• Founder's Associate
• Chief-of-Staff-Umfeld

Entscheidend sind für mich weniger perfekte Jobtitel als: Intelligenz, Ownership, Diskretion, Geschwindigkeit und Urteilskraft.

Was diese Position besonders macht

Die Rolle gibt dir Einblick in sehr unterschiedliche Bereiche: Leadership, Entrepreneurship, Startups, Investments, Advisory, Technology, Marketing, Networking. Und sie soll sich entwickeln. Die Perspektive ist ausdrücklich nicht: Personal Assistant forever. Sondern: Executive Assistant ↓ Personal Business Manager ↓ Personal Chief of Staff. Am Anfang organisierst du Aufgaben. Später organisierst du Prozesse. Und im besten Fall sorgst du irgendwann dafür, dass viele Aufgaben gar nicht erst bei mir entstehen.

Rahmenbedingungen

ca. 20 Stunden pro Woche, Teilzeit-Festanstellung, langfristige Zusammenarbeit, flexible Arbeitszeiten, überwiegend remote möglich, regelmäßige Präsenz im Chiemgau sinnvoll, Arbeitszeit idealerweise über mehrere Tage verteilt, moderne digitale Arbeitsweise, hoher Vertrauensgrad, viel Eigenverantwortung, erheblicher Gestaltungsspielraum, Möglichkeit, die Rolle mit den eigenen Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Vergütung: attraktiv, abhängig von Erfahrung und Profil.

Eine letzte Frage

Wenn du bei einer Aufgabe normalerweise denkst: "Sag mir einfach, was ich machen soll." ... ist diese Rolle wahrscheinlich nicht ideal. Wenn dein erster Gedanke eher ist: "Gib mir kurz das Ziel – ich finde heraus, wie wir dort hinkommen." ... dann sollten wir uns kennenlernen.