Executive Assistant (m/w/d)

Deine Rolle

Du bist die Person, wegen der im Kopf der Geschäftsführung nicht mehr die Frage aufploppt: "Was ist eigentlich mit …?" Dein Job bei uns: Erledigst du Aufgaben zuverlässig, gewissenhaft und ordentlich. Denkst eigenständig einen Schritt weiter. Bleibst dran, bis das Thema wirklich abgeschlossen ist.

Du arbeitest sehr eng mit der Geschäftsführung zusammen und bist eine Mischung aus:

• Assistenz der GF
• Office Management
• Orga & Admin
• Finance‑Support

Deine Aufgaben

• Unterstützung der Geschäftsführung
• Enge Zusammenarbeit mit der GF im Tagesgeschäft (Organisation, Priorisierung, Follow‑Ups).
• Termine vorbereiten, Unterlagen zusammenstellen, Protokolle & To‑Dos mitloggen.
• Offene Themen nachhalten – bei Team, Dienstleistern, Kund:innen oder externen Partnern.

Finance & Backoffice

Du arbeitest eng mit unserer Buchhaltung & Steuerberatung zusammen und hilfst uns, Finance & Operations sauber aufzusetzen und zu behalten. Typische Themen:

• Unterstützung bei Rechnungsstellung & Buchhaltung (Lexoffice, Qonto, Abstimmung mit Steuerbüro).
• Eingehende Rechnungen prüfen, Zahlungen vorbereiten, Fristen im Blick behalten.
• Pflege von Übersichten, einfachen Reports & KPIs (z. B. offene Rechnungen, Liquidität, wiederkehrende Kosten).
• Vorbereitung von Finance‑Meetings (Unterlagen ziehen, Listen aktualisieren, To‑Dos nachhalten).

Orga, Office & Administration

Du bist mind. 4 Tage pro Woche im Office in Berlin und sorgst dafür, dass alles rund läuft. Organisation von Unterlagen, Verträgen, Papierpost & Dokumenten – physisch und digital.

• Office Management: Bestellung von Material, Koordination von Dienstleistern, Überblick über Abos & Tools.
• Posteingang & -ausgang verantworten und strukturiert ablegen.
• Unterstützung bei Reiseplanung (Züge, Hotels, Mietwagen, Tickets, Abrechnungen).

Kommunikation & Schriftverkehr

Du führst professionellen Schriftverkehr auf perfektem Deutsch – mit Behörden, Dienstleistern, Vermieter:innen, Banken, Kund:innen und Partner:innen.

• Du filterst eingehende E‑Mails, priorisierst und bereitest Antworten für die Geschäftsführung vor bzw. beantwortest sie selbstständig.
• Du behältst Deadlines, Rückfragen und offene Punkte im Blick und erinnerst die richtigen Leute zur richtigen Zeit.

Tools, Struktur & Prozesse

Du arbeitest dich schnell in neue Tools ein und nutzt sie effizient (u. a. Google Workspace, Slack, awork, Lexoffice, 1Password, Commitly).

• Du hilfst mit, Strukturen in Drive, awork und anderen Systemen sauber zu halten (Ordner, Namenslogik, Ablage).
• Du erkennst Chaos früh und schlägst einfache, pragmatische Lösungen vor.

Was du mitbringen solltest

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle – z. B. Assistenz der Geschäftsführung, Teamassistenz, Buchhaltung, Operations oder Chief of Staff.
• Deutsch auf Muttersprachniveau in Wort und Schrift – inkl. sicherem, professionellem Schreiben von E‑Mails, Briefen & Dokumenten.
• Sehr hohe Zuverlässigkeit: Wenn du sagst, du kümmerst dich, dann ist das Thema durch.
• Du schiebst Dinge nicht vor dir her, sondern bringst sie proaktiv ins Ziel.
• Starke Struktur & Organisation – du magst Listen, klare Ablagen & saubere Prozesse.
• Lust, mind. 4 Tage pro Woche im Büro in Berlin zu sein und nicht nur remote zu arbeiten.
• Hohe digitale Affinität: Du kannst mit komplexeren Programmen umgehen und arbeitest dich schnell in neue Tools ein.
• Du kannst gut mit Menschen: klare Kommunikation, ehrliches Feedback, respektvoller Umgang – auch wenn es stressig wird.

Was wir dir bieten

• Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern – kurze Wege, schnelle Entscheidungen, echter Einblick in Strategie & Unternehmensaufbau.
• Ein kreatives, dynamisches Umfeld mit einem kleinen, starken Team statt anonymer Konzernstruktur.
• Flache Hierarchien & offene Feedbackkultur – Kritik an die GF ist ausdrücklich erwünscht, solange sie konstruktiv ist.
• Moderne Hardware & Arbeitsumgebung: aktuelle MacBook Airs, höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle, sehr schnelles Internet und ein komplett digitalisierter Stack (u. a. awork, Slack, Lexoffice, 1Password, Google Workspace).
• Benefits wie z. B. betriebliche Altersvorsorge & Nettolohn‑Optimierungen, Jobrad / Betriebsfahrrad, Urban Sports / Sport‑Angebote & Zuschüsse, Fahrtkosten‑ & Internetzuschuss bei entsprechender Nutzung.
• Möglichkeit, zeitweise remote aus dem Ausland zu arbeiten (im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben & unserer HR‑Guidelines).
• Ein Unternehmen im Wachstum, in dem du Strukturen mit aufbauen kannst – statt "Das haben wir schon immer so gemacht".
• Wenn du deinen Job gut machst, gibt es echtes Potenzial, dich weiterzuentwickeln – z. B. in Richtung Head of Operations/Finance, Founders Associate oder Chief of Staff.

Warum Pro & Me?

• Weil du hier nicht einfach nur "die Assistenz" bist, sondern eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft der Geschäftsführung spielst.
• Weil du ein Umfeld bekommst, in dem deine eigenen Ideen & Vorschläge willkommen sind – und nicht im Ordner "nice to have" verschwinden.
• Weil unser Team Wert auf ehrliche Zusammenarbeit, Humor und eine gute Atmosphäre legt – und das auch regelmäßig zurückspiegelt.

Über uns

Pro & Me ist eine TikTok & Social Media Agentur mit Sitz in Berlin. Wir bieten von Beratung und Workshops über Strategie, Erstellung von Inhalten, Produktion, Influencermaßnahmen und Performance Marketing alle Leistungen rund um TikTok und Social Media an. Über 2,4 Millionen Follower auf unseren Kanälen und Millionen weitere für unsere Kunden sprechen für sich.