Assistenz Geschäftsführung

Diese Stelle wartet auf Dich, wenn Du gerne die Fäden zusammenhältst. Start mit 30%, verteilt auf 5 Vormittage — täglich 09:30 bis 12:00 Uhr, feste Zeiten. Bei Personalmanagement Erfahrung in Zukunft bis zu 50% möglich.

Arbeitsort: unsere Praxis am Bahnhof Oerlikon. Per sofort oder nach Vereinbarung. Wir sind eine Ergotherapiepraxis für Kinder und Jugendliche in Zürich. Rund zehn Therapeutinnen begleiten Kinder und ihre Familien — damit sie im Alltag, in der Schule und in ihrer Freizeit weiterkommen.

Diese Stelle ist keine klassische Sekretariatsstelle. Wir suchen eine Person mit Kopf und Herz: jemanden, der komplexe Zusammenhänge auf einen Blick erfasst, in stressigen Momenten den Überblick behält und auch unbequeme Gespräche klar und wertschätzend führt — und der Geschäftsführung so den Rücken freihält und in den täglichen Aufgaben unterstützt. Bei Dir laufen die Fäden zusammen: zwischen Kindern, Familien, Therapeutinnen und der Geschäftsleitung.

Diese Aufgaben findest Du bei uns:

• Verordnungsmanagement: Du führst die laufenden ärztlichen Verordnungen mit hoher Genauigkeit, behältst Laufzeiten und Verlängerungen im Blick und holst rechtzeitig nach, was fehlt.
• Stundenplanung: Du planst Ersttermine, bearbeitest kurzfristige Absagen und Verschiebungen und stimmst die Belegung mit den Therapeutinnen ab, Du hast die Übersicht über alle Stundenpläne, auch wenn der Tag anders kommt als geplant.
• Termine koordinieren: Du planst ebenfalls die Termine und Gespräche für die Geschäftsleitung und bereitest diese administrativ vor- und nach.
• Erste Ansprechperson am Telefon und per Mail — für Eltern, Kinderärztinnen, Schulen und Krankenversicherer. Freundlich und verbindlich, aber ebenso fähig klar zu kommunizieren und richtige Prioritäten zu setzen.
• Warteliste und Aufnahme organisieren, priorisieren und aktuell halten — inklusive der Gespräche mit Familien, wenn (noch) kein Platz ist.
• Daten sauber halten: Du pflegst Klienten- und Falldaten mit Sorgfalt und pflegst die Daten mit hoher Genauigkeit.
• Praxisadministration — Post, Bestellungen, Ablage, Einkäufe und weitere allgemeine Sekretariatsarbeiten.
• Bei ausgewiesener Erfahrung im Personalmanagement bieten wir zusätzlich 20% als HR-Assistenz der Geschäftsführung. Du unterstützt uns zusätzlich bei administrativen HR-Themen (z. B. Onboarding-Koordination, Personalunterlagen, Mitarbeitergespräche) und bereitest Auswertungen und Übersichten vor.

Das bringst Du mit:

• Erfahrung als persönliche Assistenz oder in einer vergleichbaren Funktion nahe an der Geschäftsführung.
• Erfahrung im HR-Bereich und Personalmanagement, idealerweise mit administrativem Schwerpunkt.
• Sehr gute Excel-Kenntnisse.
• Akribische Genauigkeit — Details entgehen Dir nicht.
• Vernetztes und eigenständiges Denken: Du erfasst komplexe Zusammenhänge, positionierst smarte Lösungen wirksam und fügst Ideen zu einem klaren Ganzen zusammen.
• Schnelle Auffassungsgabe und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten — mündlich wie schriftlich.
• Die Fähigkeit, auch schwierige Gespräche zu führen und Dich klar zu positionieren — freundlich, aber bestimmt.
• Eine positive, wertschätzende Art im Umgang mit Kindern, Eltern und im Team.
• Echte Freude am Umgang mit Kindern.
• Flexibilität für unvorhersehbare Aufgaben — kein Tag gleicht dem anderen.

Das bieten wir für Dich:

• Werde Teil einer innovativen Ergotherapie Praxis, bei der das Wohlbefinden und die Selbstwirksamkeit des Kindes, der Jugendlichen, der Familie und der Mitarbeitenden im Zentrum steht.
• Spannendes, vielseitiges Aufgabengebiet in einem dynamischen Umfeld.
• Motiviertes Team mit kollegialem Arbeitsklima.
• Interne und externe Weiterbildungsmöglichkeiten.
• Erholungszeit: Bis zu 27 Ferientage.
• Flexibilität und Selbstständigkeit im Arbeiten.
• Möglichkeit zur Innovation und Weiterentwicklung.
• Flache Hierarchien und Mitspracherecht.
• Ein familiäres Team und aussergewöhnliche Events.
• Moderne Praxis mit zentraler Lage.

Interessiert? Wir freuen uns auf Deine Bewerbung.