Assistente Direttore Eventi

Riporto diretto: Event Director Esperienza richiesta: 3–5 anni nell'organizzazione di eventi corporate, congressi, meeting internazionali, incentive e hospitality. Descrizione del ruolo Supporto alla Direzione Eventi nella pianificazione, organizzazione e realizzazione di eventi internazionali complessi, congressi, summit, meeting scientifici, lanci prodotto e gala dinner. Coinvolgimento in tutte le fasi del progetto, dalla pianificazione iniziale alla gestione operativa on-site. Principali responsabilità Gestione e aggiornamento di rooming list, flight list e transfer list. Coordinamento con hotel, venue, catering, fornitori e partner esterni. Gestione registrazioni partecipanti e documentazione evento. Preparazione badge, welcome letter e materiali operativi. Richiesta e comparazione preventivi. Supporto nella gestione dei budget e nel monitoraggio dei costi. Aggiornamento timeline di progetto e monitoraggio delle scadenze. Gestione database partecipanti, report e file di controllo. Supporto durante site inspection e sopralluoghi. Presenza operativa durante eventi nazionali e internazionali. Coordinamento fornitori e gestione delle richieste dei partecipanti durante gli eventi. Problem solving operativo in tempo reale. Requisiti tecnici Inglese fluente scritto e parlato (livello minimo C1). Ottima conoscenza di Excel, PowerPoint e Outlook. Buona conoscenza di Word. Capacità di gestire database e grandi quantità di dati. Familiarità con strumenti digitali e piattaforme di registrazione eventi. Competenze richieste Elevata capacità organizzativa e gestione delle priorità. Precisione e forte attenzione ai dettagli. Capacità di problem solving e gestione dello stress. Proattività e autonomia operativa. Ottime capacità relazionali e comunicative. Flessibilità e disponibilità a trasferte frequenti. Requisiti preferenziali Conoscenza del francese e/o dello spagnolo. Esperienza nel settore medicale, farmaceutico o estetico. Esperienza nella gestione di congressi internazionali. Esperienza con gruppi superiori a 150 partecipanti. Esperienza nella gestione di ospiti VIP e KOL. Caratteristiche personali Dinamismo Affidabilità Discrezione Forte senso di responsabilità Orientamento al risultato Spirito collaborativo Attitudine positiva Disponibilità a frequenti trasferte internazionali e presenza operativa durante gli eventi considerata requisito essenziale. Location and employment type Cerchiamo un Assistente di direzione eventi per una posizione ibrida con sede di lavoro a Lugano, che consente parziali opportunità di lavoro da remoto. Questo ruolo a tempo pieno prevede il supporto operativo e organizzativo per l'organizzazione e gestione di eventi, attività amministrative e supporto diretto alla direzione. Le principali attività includono la pianificazione e coordinamento di eventi corporate in Europa, la preparazione di documenti e la comunicazione efficace con diversi interlocutori partner e la disponibilità a viaggiare in europa. Qualifiche Il candidato ideale deve possedere competenze linguistiche e di direzione e supporto operativo per la gestione delle attività di pianificazione e gestione eventi. È necessaria esperienza nel settore pianificazione e gestione eventi corporate di almeno 5 anni. Competenze eccellenti in comunicazione e abilità relazionali per gestire interlocutori interni ed esterni in modo professionale ed efficace. Competenze linguistiche di alto livello in inglese e francese. Ulteriori competenze necessarie includono organizzazione, problem-solving, capacità multitasking e attenzione ai dettagli e creatività. #J-18808-Ljbffr