Administrative Coordinator (m/w/d) Pharmaindustrie
Abteilung
Business Operations / Commercial Excellence / General Administration
Standort
München
Der Administrative Coordinator unterstützt die organisatorischen, administrativen und operativen Abläufe innerhalb des Unternehmens. Die Position stellt sicher, dass interne Prozesse effizient umgesetzt werden, administrative Aufgaben professionell abgewickelt werden und Fachbereiche, insbesondere Vertrieb, Marketing, Medical Affairs und Market Access, optimal unterstützt werden. Der Stelleninhaber fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen internen und externen Stakeholdern und trägt zur Einhaltung regulatorischer sowie unternehmensinterner Vorgaben bei.
Hauptaufgaben
Administrative Unterstützung
- Organisation und Koordination von Terminen, Meetings und Veranstaltungen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich Protokollführung
- Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Präsentationen, Verträgen und sonstigen Geschäftsdokumenten
- Verwaltung von Korrespondenz und zentralen Postfächern
- Pflege elektronischer Ablagesysteme und Dokumentenmanagementsysteme
Unterstützung der Geschäftsbereiche
- Administrative Unterstützung von Vertriebs-, Marketing- und Medical-Teams
- Koordination bereichsübergreifender Projekte und Initiativen
- Erstellung und Pflege von Berichten, Dashboards und Statusübersichten
- Unterstützung bei der Budgetplanung sowie Nachverfolgung von Ausgaben
Veranstaltungs- und Reisemanagement
- Planung und Organisation von internen Meetings, Workshops und Außendiensttagungen
- Koordination von Kongressen, Fortbildungsveranstaltungen und Kundenmeetings
- Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen
- Verwaltung von Teilnehmerlisten und Veranstaltungsunterlagen
Lieferanten- und Vertragsmanagement
- Unterstützung bei der Auswahl und Betreuung externer Dienstleister
- Bearbeitung von Bestellungen und Rechnungen
- Nachverfolgung von Verträgen und Vertragslaufzeiten
- Pflege relevanter Datenbanken und Stammdaten
Compliance und Qualitätsmanagement
- Sicherstellung der Einhaltung interner Richtlinien sowie regulatorischer Anforderungen der Pharmaindustrie
- Unterstützung bei Audits und Compliance-Prüfungen
- Verwaltung und Dokumentation verpflichtender Trainings
- Unterstützung bei der Umsetzung von SOPs (Standard Operating Procedures)
Qualifikationen
Ausbildung
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation
Berufserfahrung
- Mindestens 2-5 Jahre Berufserfahrung in einer administrativen oder koordinierenden Funktion
- Erfahrung in der Pharma-, Biotechnologie-, Medizintechnik- oder Healthcare-Branche von Vorteil
Fachliche Kompetenzen
- Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint, Word)
- Erfahrung mit ERP-, CRM- oder Dokumentenmanagementsystemen
- Grundkenntnisse pharmazeutischer Compliance-Anforderungen wünschenswert
- Sicherer Umgang mit Budget- und Kostenverfolgung
Sprachkenntnisse
- Verhandlungssicheres Deutsch
- Gute bis sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir freuen uns auf ihre Bewerbung!
#J-18808-Ljbffr
Administrative Coordinator (m/w/d) Pharma/ Biotech in München Arbeitgeber: Progressive Recruitment
Als Arbeitgeber bieten wir eine inspirierende Arbeitsumgebung, in der Teamarbeit und Innovation im Mittelpunkt stehen. Unsere Mitarbeiter profitieren von flexiblen Arbeitszeiten, kontinuierlichen Weiterbildungsmöglichkeiten und einem unterstützenden Team, das gemeinsam an spannenden Projekten arbeitet. Zudem fördern wir eine offene Unternehmenskultur, die Kreativität und persönliche Entwicklung schätzt, was unseren Standort zu einem attraktiven Ort für Softwareentwickler macht.
